Expert

Frågor och svar kan vara en jobbig fas i upphandlingen, speciellt om frågorna kommer sent och förarbetet inte har varit optimalt. Men det är också en bra källa till kunskap för bättre upphandlingar, skriver Sofia Elmeholt.

I många upphandlingar finns det en avtalsgrupp eller projektgrupp som är med och utformar upphandlingen. Ofta löses gruppen upp när upphandlingen är klar. Det är synd. Gruppen gör nytta även under avtalsuppföljningen, skriver Linda Bjarle, livsmedelscontroller i Helsingborgs stad.

Det tog sin rundliga tid efter det att den nya konkurrensprincip som infördes i nya LOU i januari 2017 gav upphov till spännande rättsfall. Nu plötsligt finns det två mycket intressanta HFD-fall rörande konkurrensprincipen som Robert Moldén här analyserar.

Vad uträttas på en upphandlingsavdelning i en medelstor kommun? Följ med Sofia Elmeholt in bakom kulisserna på upphandlingsavdelningen på Härnösands kommun för att se vad de uträttar under tolv månader.

ESPD (Europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet) är en av de större nyheterna i nya LOU. Ida-Maria Andersson och Malin Grundström tipsar dig som leverantör om vad du bör tänka på kring ESPD i ditt anbud.

Offentlig upphandling är generellt just offentlig. Alla handlingar är tillgängliga för alla när upphandlingen är avslutad. Samtidigt finns sekretesslagstiftningen som gör att delar av anbud kan hemligstämplas. Ida-Maria Andersson och Sara Dahlén reder ut balansgången mellan offentlighet och sekretess.

Nu pratas det mycket om förenklingar och en utredning har föreslagit enklare och flexiblare upphandlingsregler. Men förenklingar för vem? Den enkla vägen kan lätt bli den dåliga vägen, varnar Charlotta Holmer.

Kvalitet och långsiktighet offras för att nå lägsta pris. John Hane skriver om konsekvenserna av att köpa arkitekt- och ingenjörstjänster till lägsta pris.

Inköp ska vara strategiskt och offentlig sektor ska ligga i framkant. När det gäller den viktiga inköpsanalysen stämmer det inte, skriver Sofia Elmeholt som ser många lågt hängande frukter som väntar på att bli plockade.

Vad är skillnaden mellan anbud med alternativt utförande, sidoanbud och alternativt anbud? Caroline Haag och Ida-Maria Andersson reder ut begreppen och förklarar varför upphandlare inte bör begränsa antalet anbud som en leverantör får lämna.

Alla tycks ha åsikter om upphandling och vill gärna berätta för mig hur det egentligen fungerar, istället för att fråga mig som jobbar med upphandling varje dag. Deras bild av upphandling är minst sagt skev.

Vad gäller om förutsättningarna ändras väsentligt under anbudstiden? I nya LOU står det bara att anbudstiden ska förlängas. I gamla LOU skulle upphandlingen annonseras på nytt. Är det fullt så enkelt? Ida-Maria Andersson och kollegan Caroline Haag reder ut begreppen.

Högsta förvaltningsdomstolen har avgjort flera mål som rör ”onormalt låga anbud”. Jon Kihlman konstaterar att få anbudsgivare är idioter och att underprissättningen beror på illa genomtänkta förfrågningsunderlag och utvärderingsmodeller.

Med de nya möjligheterna att förhandla i LOU kan oklarheter och brister i underlagen för byggentreprenader redas ut i förväg, innan kontraktet skrivs. Det ger betydligt bättre konkurrens och lägre kostnader än dagens ÄTA-arbeten, skriver John Hane.

Två nya domar visar hur viktigt det är för anbudsgivare att anpassa sitt anbud efter upphandlingen och inte lämna mer information än vad som krävs. Ida-Maria Andersson och Sara Dahlén förklarar vad domarna får för konsekvenser för anbudsgivare.

Varför lägger vi så mycket tid på att hitta undantag från upphandlingsreglerna, frågar sig Charlotta Holmer. På ekonomi- eller personalavdelningen letar man inte efter undantag för bokförings- eller arbetsmiljöreglerna.

Det är stort skillnad mellan hur upphandlare jobbar. Vissa är mer administratörer och klistrar in krav från beställarna i färdiga mallar. För att få till bra affärer måste vi upphandlare ta ansvar för hela processen, skriver Sofia Elmeholt.

Att ställa ett krav i en upphandling är inte det samma som att begära bevis för att kravet är uppfyllt. Skillnaden bör beaktas redan i förfrågningsunderlaget. Fredrik Linder, Hamilton Advokatbyrå, illustrerar problemet och ger några råd på vägen.

Ett av syftena med nya LOU är att effektivisera och förenkla offentlig upphandling. I åtminstone ett avseende har lagstiftarna misslyckats. De nya reglerna om kontroll av leverantörer, särskilt kravet på utdrag från belastningsregistret, vållar huvudbry för både upphandlare och leverantörer. Vi har ett förslag på en bättre lösning.

Upphandling är enkelt. Det svåra är kunskapen om det som ska upphandlas, som dimensioner på vattenledningsrör och klassningar på luftfilter. Kanske vore det bättre att lära ut upphandling till teknikerna, än att göra upphandlarna till tekniker, skriver Charlotta Holmer.

Charlotta Holmer har gått igenom en känslofylld resa med den nya lagstiftningen. Det började med förhoppningar om en lite bättre tillvaro, gick över till ilska för att nu mest känna apati inför de nya reglerna.

I och med de förkortade minimifristerna läggs vikten tyngre på ett effektivt och strukturerat anbudsarbete. Ida-Maria Andersson och Daniel Lidman ger tips i fyra steg.

Charlotta Holmer vill rikta ett stort tack till upphandlare som generöst delar med sig av sina kunskaper. Det är en ovärderlig hjälp och gör upphandlingarna bättre.

Nätverk upphandlare emellan kan öppna upp ett forum för att dela idéer och samla inspiration. Ulrika Ajax inspirerar till eget nätverksbygge för att effektivisera arbetet.

Bred kunskap i flera ämnesområden är en av de viktigaste egenskaperna en upphandlare kan ha. Organisationerna måste bli bättre på att lyfta inköp och upphandling i verksamheten, skriver Sofia Elmeholt.

Med de nya upphandlingslagarna har tidsfrister för vissa anbudsansökningar och anbud i upphandlingar förkortats. Ida-Maria Andersson och Linn Gulaker Olsen jämför minimifrister från tidigare och nya upphandlingslagar.

Allvarliga rättighetskränkningar förekommer i tillverkningen av upphandlade produkter. Genom att kombinera kontraktsvillkor och utvärderingskriterier kan upphandlare motverka dåliga arbetsvillkor och exploatering av arbetare, skriver Linda Scott Jakobsson.

Varför finns LUF? Varför behövs det speciella upphandlingslagar för dem som är verksamma inom vatten- och energiförsörjning? Joakim Lavér svarar på läsarfrågor.

Om målet var att förenkla är de nya upphandlingslagarna ett misslyckande. Men den verkliga makten att förenkla ligger hos varje upphandlare. Ta den chansen, uppmanar Jon Kihlman.

Varför finns LUF? Varför behövs det speciella upphandlingslagar för dem som är verksamma inom vatten- och energiförsörjning? Joakim Lavér svarar på läsarfrågor.

Glöm bönder och sjuksköterskor. Den mest spännande TV-serien skulle utspela sig i upphandlarens vardag. Charlotta Holmer skriver synopsis till ett drama med mutor, jäv och knepiga relationer mellan upphandlare, leverantörer och beställare.

Innovationspartnerskap är en av nyheterna i de nya upphandlingslagarna som gör det möjligt att upphandla något som ännu inte finns på marknaden. Olof Larsberger reder ut i vilka situationer innovationspartnerskap kan och bör användas.

Ordet LOU gör många upprörda. Sofia Elmeholt skriver hur hon bemöter gnället som hon ibland får höra.

Genom att följa upp och återkoppla till grossister får de möjlighet att utvecklas och förbättras. En god relation med grossisten är viktig för ett välfungerande samarbete, skriver Linda Bjarle.

Om upphandlingen vinns av företaget konsulten själv är anställd vid, strider det mot likabehandlingsprincipen och vad gör man åt det? Joakim Lavér reder ut problemet.

Att sälja till offentlig sektor handlar lika mycket om att skapa preferens för sina produkter och undersöka beställarens behov som att svara bra på ett förfrågningsunderlag. Ida-Maria Andersson och Caroline Haag visar i fem steg hur en framgångsrik leverantör bör jobba.

Vem ska man som upphandlare vara lojal mot: kunden, affären eller lagen? Det är inte alltid lätt, men bäst för alla är om lojaliteten i första hand ligger mot lagen. Det drar både kunden och affären störst nytta av på sikt, menar Maria Krantz och Erik Björklund.

Joakim Lavér svarar på en läsarfråga om hur man agerar om inga anbud inkommit efter förnyad konkurrensutsättning.

Rangordningen i ramavtal för tekniska konsulter förstör branschen och beställarna är förlorarna. När LOU nu reformeras finns möjligheterna att avropa konsulter på ett bättre sätt. John Hane hoppas att upphandlarna tar den chansen.

Sofia Elmeholt ger sina bäst tips i hur du får maximal nytta av leverantörsdialogen.

Upphandlaren vill använda konsumentprisindex men leverantören anser inte att det speglar den faktiska prisutvecklingen. Vad kan leverantören göra för att få ett mer rättvisande resultat? Joakim Lavér reder ut begreppen.

Det är tryggt att som upphandlare överlåta ansvaret på verksamheten, men det är fel väg att gå. Utan att ta ansvaret får vi aldrig den status och de förutsättningar som krävs för att upphandling ska bli ett verktyg för att nå organisationens mål, skriver Roger Himmelsköld.

En upphandlare behöver både verksamheten och beställare i sitt arbete. Att förflytta inköpsfunktionen längre ifrån verksamheten är fel väg att gå, menar Charlotta Holmer.

En konkurrent till oss är åtalad för ett brott. Ibland blir företaget uteslutet ur upphandlingar, ibland inte. Vi har förlorat affärer när konkurrenten inte har blivit utesluten. Hur ska vi agera? Joakim Lavér svarar på en läsarfråga.

Vi som jobbar mitt i det kanske inte märker förändringen, men den är stor. Bilden av offentlig upphandling har förändrats rejält under bara de senaste åren, menar Johan Almesjö.

Hållbarhet är inte bara att ställa miljökrav eller sociala krav. Ulrika Ajax pekar på fler aspekter för att skapa hållbarhet.

Måste jag ange en tidsuppgift motsvarande avtalsspärr när jag beslutar att avbryta en upphandling? Joakim Lavér svarar på den läsarfrågan.

Med rätt avtal går det att navigera förbi de hinder som försvårar för speciellt mindre, lokala företag att vara med i upphandlingar. Det visar Jon Kihlman, med utgångspunkt från ett aktuellt rättsfall.