”Det här uträttar vi på ett år”

Vad uträttas på en upphandlingsavdelning i en medelstor kommun? Följ med Sofia Elmeholt in bakom kulisserna på upphandlingsavdelningen på Härnösands kommun för att se vad de uträttar under tolv månader.

Leda upphandlingar effektivt
Kommunicera bättre med leverantörer och verksamhet
Upphandla funktion i praktiken
GDPR & offentlig upphandling
Kvalificerad IT-upphandlare
Tillämpningen av upphandlingskontrakt

Under ett år i upphandlingsbranschen hinner en upphandlande myndighet med en hel del. I vår lilla kommun Härnösand har vi fyra upphandlingscontrollers och en avtalscontroller under 2017 avslutat 49 annonserade upphandlingar (eller större direktupphandlingar), tecknat 160 avtal och genomfört 72 marknadsdialoger.

Förutom det löpande arbete med att genomföra upphandlingar har vi

  • blivit riktigt duktiga på marknadsanalyser.
  • blivit bättre på att stötta verksamheterna i arbetet med behovsanalyser.
  • kontinuerligt utbildat våra kommunkollegor i LOU:s goda syfte, lagstiftningens grunder och vår målbild av att vara skapare av goda affärer.
  • tecknat samverkansavtal med en samling av företagarföreningar i kommunen med mål att bland annat hålla branschdialoger tillsammans.
  • fortsatt arbeta med att förenkla upphandlingsdokumenten och anbudsinlämningen för våra anbudsgivare.
  • i större utsträckning arbetat med att få feedback från och ge feedback till våra anbudsgivare efter avslutad upphandling.
  • fördjupat oss i ämnen som ESPD, arbetsrättsliga villkor, GDPR med flera.
  • deltagit i upphandlingsdagar av olika slag.
  • träffat en hel del företag, stora som små.
  • påbörjat arbetet med att genomlysa upphandlingsprocessen för att ytterligare skruva på detaljer som kan bli bättre.
  • fortsatt arbeta efter ett överenskommet upphandlingsstrategidokument för att kvalitetssäkra våra upphandlingar och alltid ställa oss frågan hur vi på bästa sätt ska paketera respektive upphandling.
  • hittat ett välfungerat sätt att hantera våra interna beställningar av upphandlingar med ekonomiskt ansvarig för respektive upphandling.
  • jobbat strukturerat och medvetet med vår avtalsuppföljning.
  • hittat bättre interna samarbeten gällande framförhållning kring investeringar som kräver upphandlingar.
  • utformat ett bra sätt att arbeta med flerårsplanering av våra upphandlingar.

Vi har under detta år haft ett uttalat och fokuserat arbete kring att marknadsföra oss och våra upphandlingar bland företagen i kommunen och länet. Vi konstaterar gång på gång att vi måste fortsätta kämpa för att underlätta för småföretagen. Vi arbetar därför utifrån en medveten strategi i varje enskilt uppdrag i syfte att förenkla våra upphandlingar och upphandlingsdokument.

Vår medverkan i olika företagsforum har vid varje tillfälle blivit positivt emottaget. Vi upplever en bra dialog och en förståelse från våra företag. Vår ledning och våra politiker är stolta över det arbete vi bedriver. Att få med oss både kommunledning, politiker, näringslivsrepresentanter och företagare är ett kvitto om något på att vi tänker rätt! Att behandla våra leverantörer med respekt och förståelse är något vi värdesätter högt. Att vara affärsmässig innebär en respekt och förståelse för varandra, vi behöver varandra för att kunna leverera affärsnytta.

Med våra upphandlingar har vi under året bland annat…
…sett till så att våra skolbarn och förskolebarn äter på tallrikar som inte innehåller farliga ämnen.
…börjat implementera ett e-arkivsystem som ökar tillgängligheten till allmänna handlingar för medborgarna.
…ökat sortimentet miljömärkta kontors- och skolmaterialsartiklar.
…utökat gästhamnsservicen för hamngäster.
…förenklat möjligheten att välja fossilfria alternativ vid leasing av fordon.
…sett till att med lokala leverantörer leverera frukt till skolbarn effektivt och med lägre miljöpåverkan.
…sett till att de mobiltelefoner som köps till medarbetarna är fria från farliga ämnen och att de återvinns efter skrotning.
…minskat miljöpåverkan vid spårdragning av längdskidspår.
…möjliggjort säker skolskjuts och transport i daglig verksamhet för funktionshindrade.
…säkerställt snabb leverans av skoldatorer och datorer till våra medarbetare.
…sett till att de datorer vi köper är miljöcertifierade.
…bidragit till utformning av arkitekttävling gällande en av stadens centrala gator.
…bidragit till att anställda inom Landstinget Västernorrland, länets kommuner samt Länsstyrelsen Västernorrland ringer kostnadsfria samtal till varandra.
…kravställt att våra leverantörer ska jobba för antidiskriminering i sina verksamheter.
…sett till så att den nyckelfria hemtjänsten ger våra brukare ökad komfort.
…säkerställt att kommunens data säkerhetskopieras på ett effektivt och informationssäkert sätt.
…bidragit till att personer med funktionsnedsättningar får arbete genom att skanna våra fakturor.
…bidragit till att det finns tillgång till talböcker samt läromedel på olika språk till våra skolelever och medborgare.
… möjliggjort utveckling av en unik tjänst som ska öka inflyttning till regionen.
…sett till så att kommunen har en kreativ samarbetspartner av kommunikativa tjänster i syfte att stärka kommunens varumärke.

Nu är vi i full färd att avverka ett nytt upphandlingsår! Jag hoppas vi ses!

Sofia Elmeholt
Sofia Elmeholt

Upphandlings­controller, Härnösands kommun, prisades med ”Handslaget” som landets bästa offentliga upphandlare år 2014. Är civilekonom i grunden och har tidigare jobbat med redovisningsfrågor. Med devisen ”kreativ inom lagens ramar” vill hon se mer dialog och affärsmässighet inom offentlig upphandling utan att rättssäkerheten sätts åt sidan. Fritiden ägnas helst åt de båda barnen samt vänner och familj.

Praxisdagen
Sofia Elmeholt

Om Sofia Elmeholt

Upphandlings­controller, Härnösands kommun, prisades med "Handslaget" som landets bästa offentliga upphandlare år 2014. Är civilekonom i grunden och har tidigare jobbat med redovisningsfrågor. Med devisen ”kreativ inom lagens ramar” vill hon se mer dialog och affärsmässighet inom offentlig upphandling utan att rättssäkerheten sätts åt sidan. Fritiden ägnas helst åt de båda barnen samt vänner och familj.

Kommentatorerna ansvarar för sina egna inlägg

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *