Bristande dokumentation vid intervjubaserad utvärdering

Bakgrund

Den upphandlande myndigheten genomförde en upphandling avseende ramavtal för bygg och installationer. Upphandlingen genomfördes som ett selektivt förfarande enligt lagen om offentlig upphandling, LOU.

Leverantören, som hade lämnat anbud i upphandlingen, ansökte om överprövning och anförde bland annat att utvärderingsmodellen stred mot de grundläggande principerna om öppenhet och transparens, att intervjuförfarandet inte hade genomförts i enlighet med förfrågningsunderlaget samt att den upphandlande myndigheten brustit i sin dokumentationsplikt. 

Rättslig bedömning

Förvaltningsrätten 

Förvaltningsrätten bedömde att utvärderingsmodellen som sådan var godtagbar och att det inte hade framkommit annat än att intervjuerna hade genomförts i enlighet med förfrågningsunderlaget. Såvitt avser utvärderingen av anbuden noterade förvaltningsrätten att en upphandlande myndighet enligt 12 kap. 13 § LOU ska, till den anbudssökande eller anbudsgivare som begär det, lämna upplysningar om skälen för att leverantörens ansökan har avslagits eller anbud förkastats. En upphandlande myndighet ska på begäran av en anbudsgivare som har lämnat ett godtagbart anbud lämna upplysningar om bland annat utformningen av och de relativa fördelarna med det valda anbudet samt namnet på den anbudsgivare som tilldelats kontraktet eller parterna i ramavtalet. Enligt 12 kap. 14 § LOU ska en upphandlande myndighet löpande dokumentera genomförandet av en upphandling. Dokumentationen ska vara tillräcklig för att myndigheten ska kunna motivera sina beslut under upphandlingens samtliga skeden.

Förvaltningsrätten konstaterade härvid att bestämmelserna i 12 kap. 13 och 14 §§ LOU är utflöden av transparensprincipen och att en upphandlande myndighet inte kan anses ha uppfyllt dokumentationsskyldigheten genom att enbart föra sådana minnesanteckningar som myndigheten i enlighet med 2 kap. 12 § tryckfrihetsförordningen inte behöver lämna ut.

I det aktuella fallet saknades upprättad dokumentation avseende genomförandet av intervjuerna, anbudsgivarnas svar på de ställda frågorna och hur anbuden bedömts gentemot utvärderingskriterierna. Intervjuerna hade spelats in i syfte att skapa minnesanteckningar för referensgruppen, men den enda dokumentation som fanns utöver dessa minnesanteckningar var en förteckning över de poäng som respektive anbudsgivare erhållit i utvärderingen. Någon beskrivning av leverantörernas intervjusvar och hur deras respektive mervärde värderats i samband med poängsättningen, eller någon annan form av motivering till den genomförda utvärderingen, hade inte heller lämnats i samband med överprövningsprocessen. Effekten av att det helt saknades dokumentation av utvärderingen och poängsättningen som kunde uppvisas blev enligt förvaltningsrätten särskilt påtaglig eftersom förfrågningsunderlaget redan gav myndigheten utrymme för en inte obetydlig skönsmässig bedömning.

Sammantaget bedömde förvaltningsrätten att den upphandlande myndigheten inte hade uppfyllt sin upplysnings- och dokumentationsplikt enligt 12 kap. 13 och 14 §§ LOU, och att poängsättningen sedd för sig inte var tillräcklig för att möjliggöra ett konstaterande att endast objektivt godtagbara hänsyn tagits utifrån de angivna utvärderingskriterierna. Leverantören bedömdes åtminstone riskera att lida skada. Förvaltningsrätten biföll leverantörens ansökan om överprövning och förordnade att upphandlingen inte fick avslutas innan rättelse skett på så sätt att utvärderingen görs om. 

Kammarrätten

Den upphandlande myndigheten överklagade domen till kammarrätten, som efter att ha beviljat prövningstillstånd fann att det saknades skäl att frångå förvaltningsrättens bedömning att myndigheten inte uppfyllt sin upplysnings- och dokumentationsskyldighet, varför överklagandet avslogs.

Analys

Avgörandet aktualiserar frågan om vad som krävs för att den upphandlande myndigheten ska uppfylla sin dokumentationsskyldighet vid utvärdering genom intervju. Förvaltningsrätten fäste särskild vikt vid att utvärderingsmodellen gav den upphandlande myndigheten utrymme för en inte obetydlig skönsmässig bedömning, vilket gjorde effekten av avsaknad av dokumentation av utvärderingen och poängsättningen särskilt påtaglig. Avgörandet ger vid handen att det, när utvärderingsmodellen är utformad likt den i målet aktuella, inte är tillräckligt att genom inspelning dokumentera vad som faktiskt sades vid intervjun utan att det avgörande är att myndigheten kan redovisa varför ett visst svar ledde till en viss poäng.

Kammarrättens avgörande kan ställas i relation till tidigare praxis, exempelvis Förvaltningsrätten i Malmös dom i mål nr 14499-24, där dokumentationsskyldigheten ansågs uppfylld. I det avgörandet konstaterade domstolen att 12 kap. 14 § LOU inte uppställer något krav på dokumentation av anledningen till betygssättningen, utan endast en generell löpande dokumentationsplikt. Det fick enligt Förvaltningsrätten i Malmö anses tillräckligt att genomförandet av anbudsprövningens utvärderingsdel redovisas samlat i en rapport eller dylikt, vilket den upphandlande myndigheten gjort i tilldelningsbeslutet med bilaga. En viktig skillnad mot det nu aktuella avgörandet var dock att förfrågningsunderlaget innehöll tydliga målformuleringar för respektive utvärderingspunkt, utifrån vilka utvärderingspersonerna satte poäng i förhållande till hur väl genomförandebeskrivningen överensstämde med beställarens målformulering för respektive frågeställning. I det nu aktuella avgörandet saknades sådana målformuleringar i förfrågningsunderlaget. Detta kan också vara motivet till att domskälen fäster vikt vid upphandlingsdokumentens utformning – utan tydliga målformuleringar saknas det objektiva referenssystem mot vilket en samlad poängsättning kan kontrolleras och motiveras.

Avgörandet påminner om att brister kopplade till dokumentationsskyldigheten kan få långtgående konsekvenser. Förvaltningsrätten fann att leverantören åtminstone riskerade att lida skada på grund av att den upphandlande myndigheten inte uppfyllt sin motiverings- och dokumentationsskyldighet, eftersom bristerna medfört att bolaget inte kunnat ta tillvara sin rätt att få en effektiv prövning av tilldelningsbeslutets riktighet. Bedömningen blev därmed att hela utvärderingen behövde göras om, vilket i praktiken innebär att intervjuerna måste genomföras på nytt. Givet detta utfall finns det all anledning för upphandlande myndigheter att fästa stor vikt vid dokumentationskravet – inte minst vid intervjubaserade utvärderingar där det subjektiva inslaget är påtagligt. Lika viktigt är att redan i förfrågningsunderlaget säkerställa tydliga målformuleringar för varje utvärderingspunkt då dessa eventuellt kan ha betydelse för om dokumentationsskyldigheten anses uppfylld. 

Målnummer och domstol

Kammarrätten i Stockholms dom av den 31 mars 2026 i mål nr 4805-25.

TEXT: Sarah Ottosson, advokat och Elin Söderberg Olofsson, biträdande jurist, Advokatfirman Lindahl