När förenkling blir försämring

Nu pratas det mycket om förenklingar och en ny utredning ska föreslå enklare och flexiblare upphandlingsregler. Men förenklingar för vem? Den enkla vägen kan lätt bli den dåliga vägen, varnar Charlotta Holmer.

Leda upphandlingar effektivt
Kommunicera bättre med leverantörer och verksamhet
Upphandla funktion i praktiken
GDPR & offentlig upphandling
Kvalificerad IT-upphandlare
Tillämpningen av upphandlingskontrakt

Jag ser fram mot vad utredningen om flexiblare och enklare regler för upphandlingar kommer fram till. Men det finns en hel del som inte har med regelverket att göra. Saker som vi kan göra, och låta bli att göra, för att upphandlingar ska bli mer flexibla och enkla.

Men först måste man fråga sig för vem vi ska förenkla. Enkelt för upphandlaren kanske inte är enkelt för beställaren eller leverantören.

Reglerna om att komplettera anbud är snåriga. Ett enkelt sätt att tillämpa reglerna är att inte använda möjligheten alls. Då finns det nästan ingen risk att någon klagar, upphandlaren slipper fundera på om anbudet skulle kunna uppfylla kraven, och vilken komplettering som i så fall behövs. Enklast är att kasta alla som missat en punkt eller ett kryss, direkt ner i papperskorgen. Konsekvensen blir tyvärr att avtalet tilldelas en leverantör, som fått formalia på plats men som inte nödvändigtvis levererar varken bättre eller billigare. Enkelt för upphandlaren, men dåligt avtal.

En annan förenkling är att återanvända avtalsvillkor från tidigare upphandlingar, eller ännu bättre, ta fram ”standardvillkor” som alltid följer med förfrågan. Varför uppfinna hjulet fler gånger? Enkelt och effektivt för upphandlaren men väldigt svårt för konsulter som ska lämna anbud med avtalsvillkor anpassade för transporter.

Upphandlingssamarbeten ska också förenkla, speciellt för den som kan använda ett avtal som någon annan har upphandlat. Alla som har försökt samordna olika verksamheter i en upphandling vet att det inte alltid är så enkelt. Bara att hitta en gemensam tid för möten kan ta månader. Sen ska upphandlingen i alla fall delas upp för olika anbudsområden. Att försöka förklara kraven på olika områden och att läsa ut vad som menas är inte alltid heller enkelt, och för en ovan anbudsgivare ofta fullkomligt obegripligt.

Upphandlingen kan vara enkel att göra för upphandlaren men det kanske får konsekvensen att ingen anbudsgivare begriper vad det frågas efter. Eller att underlaget gick enkelt att ta fram för beställaren, men upphandlaren får ett helvete med att svara på frågor och göra ändringar. Eller kanske är det omöjligt att lämna anbud för att kraven är för svåra att uppfylla, men för upphandlaren var det enkelt. Eller så gick upphandlingen bra, men avtalet blev dyrt och dåligt.

Det går att förenkla, men alla förenklingar är inte bra.

Charlotta Holmer
Charlotta Holmer

Upphandlingskonsult på Colligio AB. Jobbar med alla typer av upphandlingar. Tycker att det är viktigt att upphandling bidrar till utveckling och förbättring av verksamheten med fokus på ett avtal som ger användaren vad den verkligen har behov av. Ägnar fritiden åt att leta efter snö att åka på. Har en bakgrund som inköpare/upphandlare på Falu Energi & Vatten AB.

Praxisdagen
Charlotta Holmer

Om Charlotta Holmer

Upphandlingskonsult på Colligio AB. Jobbar med alla typer av upphandlingar. Tycker att det är viktigt att upphandling bidrar till utveckling och förbättring av verksamheten med fokus på ett avtal som ger användaren vad den verkligen har behov av. Ägnar fritiden åt att leta efter snö att åka på. Har en bakgrund som inköpare/upphandlare på Falu Energi & Vatten AB.

Kommentatorerna ansvarar för sina egna inlägg

2 reaktioner på ”När förenkling blir försämring

  1. Bra synpunkter. Upphandlarens uppdrag borde vara att få bästa vara till bästa pris. Kunskapen av vad som skall köpas in får inte underskattas. Det är skattebetalarnas intresse som skall tas tillvara eller hur? Om inte det lönar sig att ha en upphandlare anställd kan dom avskaffas. Vi har sett exempel som ”plaggens märkning” eller obligatorisk leveranstid tre dagar på inköp som inte har med textil att göra överhuvudtaget eller någon betydelse av en så pressad leveranstid. Att förenkla istället för ”copy paste” på gamla inköp skulle vara bra. Det kräver dock att man vet vad man köper in.

  2. Håller med fullständigt.
    Jag tycker mig se 2 olika läger i upphandlarsverige. Läger 1 som enbart vill göra det enkelt för sig själva. Som muttrar något om att förr kunde man bara skaka hand med Johan Andersson borta på hörnet så var saken biff.
    Och så läger 2 då som uppriktigt vill göra riktigt bra upphandlingar. Som hela tiden försöker förbättra sig och utvecklas för att få så mycket valuta för skettemedlen som möjligt men som i många fall dukar under för arbetsbördan som åläggs dem. Som kanske inte hinner läsa igenom förfrågningsunderlaget en extra gång då upphandlingarna bara ska UT UT UT på löpande band utan hänsyn till kvalitén i dem.

    Vi behöver mer utbildningar till upphandlarna, mer fortbildningar, fler seminarium där vi kan diskutera lösningar på olika problem. Vi behöver attrahera rätt personer dvs se över löner och annat anställningsrelaterat. Vi behöver få fler kolleger ute på de flesta upphandlingsenheter så att vi får tid till att göra bättre upphandlingar.
    Vi behöver få bättre beställare. Engagerade beställare som inte behöver jagas för att vi ska få de uppgifter vi behöver för att färdigställa underlaget. Beställarna i sin tur behöver bättre chefer som ger dem tid till att delta i upphandlingar.

    Osv osv…

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *