Som livsmedelscontroller är jag avtalsansvarig för ett antal livsmedelsupphandlingar och jag ser avtalsgruppens kunskap som en stor resurs som ska tillvaratas under hela avtalsperioden. Jag blev förvånad när jag upptäckte att upphandlarna på min arbetsplats sällan tog hjälp av avtalsgruppens erfarenheter av avtalet vid avtalsuppföljningen. Det tycker jag är synd.  

En avtalsgrupp ska bestå av representanter från verksamheterna och den ska ses som en expertgrupp inom det område som ska upphandlas. För att resultatet ska bli så bra som möjligt är det viktigt att gruppen består av personer som verkligen är insatta i varan eller tjänsten som ska upphandlas. De ska inte bara vara fokuserade på sina egna behov utan även kunna lyfta blicken och se till alla beställares behov. Det är viktigt att upphandlaren har en bra förmåga att leda en grupp och objektivt kan ifrågasätta och värdera kraven som framkommer under mötena.

Avtalsgruppen ska helst vara en blandning av både beslutsfattare och beställare av det som upphandlas. Beslutsfattarna behövs för att kunna ha mandat att ta mer strategiska beslut om upphandlingens riktning. Beställarna behövs för att kunna berätta hur de vill att avtalet ska fungera i praktiken.

Avtalsgruppen träffar leverantören vid uppföljningsmöten och där får varje medlem framföra sina åsikter om hur väl, eller inte väl, avtalet fungerar.

För mig som livsmedelscontroller är avtalsgruppen en viktig resurs att ta tillvara på. Under de fyra år som ett avtal oftast löper träffar jag avtalsgruppen otaliga gånger. Jag vill att avtalsgruppen ska känna sig delaktig i avtalet och se vinsten av att kunna vara med och påverka. Sannolikheten att medlemmarna i avtalsgruppen ställer upp och är med nästa gång du ska göra upphandlingen ökar när de känner sig delaktiga.  

För att gruppen ska få en bra kontakt och ökad förståelse för leverantörer åker vi bland annat på studiebesök. Avtalsgruppen är även med och träffar leverantören vid uppföljningsmöten ett par tillfällen per år. Där får varje medlem framföra sina åsikter om hur väl, eller inte väl, avtalet fungerar.

Risken med att inte engagera avtalsgruppen i uppföljningen är att du missar viktig information om hur avtalet fungerar i praktiken. Krav som kan se bra ut på pappret kanske inte fungerar i verkligheten. Om du inte har en kontinuerlig kontakt med beställarna kan du aldrig få full insikt i hur avtalet fungerar och du vet inte vad du ska göra annorlunda nästa gång.

Avtalsgruppen fungerar som ambassadörer i organisationen och sprider information om avtalet vilket kommer att öka andelen köp på det avtalade sortimentet. Avtalsansvarige har förmodligen inte tiden till att ha kontakt med samtliga beställare och då blir avtalsgruppens roll som språkrör desto viktigare.

Istället för att begränsa avtalsgruppen till själva upphandlingsskedet, använd gruppens kunskap och input under hela avtalsperioden. De ger dig som upphandlare eller avtalsansvarig viktiga perspektiv på hur avtalet fungerar.