Skip to content
  • Prenumerera på Inköpsrådets nyhetsbrev
Inköpsrådet
  • Nyheter
    • Arbetsmarknad
      • Karriär
      • Lön
    • Bransch
      • IT
      • Livsmedel
      • Samhällsbyggnad
      • Transport
      • Utbildning
      • Vård & omsorg
      • Övriga tjänster
    • Hållbarhet
      • Miljökrav
      • Sociala krav
    • Innovation
    • Juridik
      • Avtal
      • Korruption
      • Lagstiftning
      • Upphandlingsavgift
      • Överprövning
    • Praktiskt
      • Metod
      • Upphandlingsstöd
      • Utvärderingsmodell
    • Samhälle
      • EU
      • Insyn
      • Konkurrens
      • Politik
    • Upphandling
      • Dialog
      • Direktupphandling
      • Förfrågningsunderlag
      • Ramavtal
      • Uppföljning
      • Anbud
  • Karriär
    • Lediga jobb
    • Lönestatistik
    • CV-databas
    • Rekrytera smart med Inköpsrådet
  • Domstolskoll
  • Utbildning
  • Konferenser
    • Genomförda konferenser
      • Purchase to pay | 11 feb 2020
      • Praxisdagen Malmö
      • Praxisdagen Stockholm
      • Anbudsdagen
      • Hearing • Malmö • Förenklingar
      • Hearing • 18 juni • Förenklingar
  • Annonsera
    • Annonsera
    • Platsannonsera
  • Om oss
    • Vi som jobbar här
    • Integritetsspolicy

Bättre uppföljning i grupp

I många upphandlingar finns det en avtalsgrupp eller projektgrupp som är med och utformar upphandlingen. Ofta löses gruppen upp när upphandlingen är klar. Det är synd. Gruppen gör nytta även under avtalsuppföljningen, skriver Linda Bjarle, livsmedelscontroller i Helsingborgs stad.

Som livsmedelscontroller är jag avtalsansvarig för ett antal livsmedelsupphandlingar och jag ser avtalsgruppens kunskap som en stor resurs som ska tillvaratas under hela avtalsperioden. Jag blev förvånad när jag upptäckte att upphandlarna på min arbetsplats sällan tog hjälp av avtalsgruppens erfarenheter av avtalet vid avtalsuppföljningen. Det tycker jag är synd.  

En avtalsgrupp ska bestå av representanter från verksamheterna och den ska ses som en expertgrupp inom det område som ska upphandlas. För att resultatet ska bli så bra som möjligt är det viktigt att gruppen består av personer som verkligen är insatta i varan eller tjänsten som ska upphandlas. De ska inte bara vara fokuserade på sina egna behov utan även kunna lyfta blicken och se till alla beställares behov. Det är viktigt att upphandlaren har en bra förmåga att leda en grupp och objektivt kan ifrågasätta och värdera kraven som framkommer under mötena.

Avtalsgruppen ska helst vara en blandning av både beslutsfattare och beställare av det som upphandlas. Beslutsfattarna behövs för att kunna ha mandat att ta mer strategiska beslut om upphandlingens riktning. Beställarna behövs för att kunna berätta hur de vill att avtalet ska fungera i praktiken.

Avtalsgruppen träffar leverantören vid uppföljningsmöten och där får varje medlem framföra sina åsikter om hur väl, eller inte väl, avtalet fungerar.

För mig som livsmedelscontroller är avtalsgruppen en viktig resurs att ta tillvara på. Under de fyra år som ett avtal oftast löper träffar jag avtalsgruppen otaliga gånger. Jag vill att avtalsgruppen ska känna sig delaktig i avtalet och se vinsten av att kunna vara med och påverka. Sannolikheten att medlemmarna i avtalsgruppen ställer upp och är med nästa gång du ska göra upphandlingen ökar när de känner sig delaktiga.  

För att gruppen ska få en bra kontakt och ökad förståelse för leverantörer åker vi bland annat på studiebesök. Avtalsgruppen är även med och träffar leverantören vid uppföljningsmöten ett par tillfällen per år. Där får varje medlem framföra sina åsikter om hur väl, eller inte väl, avtalet fungerar.

Risken med att inte engagera avtalsgruppen i uppföljningen är att du missar viktig information om hur avtalet fungerar i praktiken. Krav som kan se bra ut på pappret kanske inte fungerar i verkligheten. Om du inte har en kontinuerlig kontakt med beställarna kan du aldrig få full insikt i hur avtalet fungerar och du vet inte vad du ska göra annorlunda nästa gång.

Avtalsgruppen fungerar som ambassadörer i organisationen och sprider information om avtalet vilket kommer att öka andelen köp på det avtalade sortimentet. Avtalsansvarige har förmodligen inte tiden till att ha kontakt med samtliga beställare och då blir avtalsgruppens roll som språkrör desto viktigare.

Istället för att begränsa avtalsgruppen till själva upphandlingsskedet, använd gruppens kunskap och input under hela avtalsperioden. De ger dig som upphandlare eller avtalsansvarig viktiga perspektiv på hur avtalet fungerar.

Lediga jobb

  • Upphandlare – Bygg- och anläggningstjänster till Täby kommun
  • Rekrytera rätt kompetens med Inköpsrådet

Åsikter på sajten

  • Svår gräns – hyra eller entreprenad?Se konkurrensverkets rapport Fallgropar vid entreprenadupphandling.
  • Nio månaders anbudsutvärdering klarEndrik har gjort ett gediget jobb, o man ska säga till när det luktar. Det gjorde det förr, innan vi...
  • Säkerhetsskyddad upphandlingHej Roland, Vad roligt att du uppskattade artikeln! Jag tror personligen att frågor som rör säkerhetsskydd både är nya och...
  • Säkerhetsskyddad upphandlingOtroligt intressant artikel och välbehövlig då många använder sig utav detta i upphandlingar där det varken finns krav eller risk...
  • Växlar över till ny LOVEn intressant fråga som inte diskuteras är den beroendeställning den arbetssökande har till KROM leverantören! Har det diskuterats aktivt och...
  • Växlar över till ny LOVVi har en ganska tät dialog med branschen genom leverantörsforum som sker på branschnivå med Almega kompetensföretagen, Almega utbildningsföretagen, Företagarna...
  • Nystartade företag särbehandlasJag fick en kommentar på min text som kan sammanfattas så här. Texten anger att ”Anbudsgivande företag ska ha tre...
  • ”Klokt att inte överklaga”Nu har jag bara läst domen snabbt, men det verkar som att käranden fick det fulla positiva kontraktsintresset via "realistiskt...
  • Drog igång debatt om överprövningarHåller med föregående inlägg, i Malmö får man aldrig rätt vid överprovning endast ett diffust dom för att förvirra leverantören....
  • Preklusionsfrist under anbudstidenDelar panelens bedömning. Det finns många förslag på området att minska mängden överprövningar, såsom preklusionsfrist samt att införa en nominell...

Senaste inläggen

  • Otillåten sammanblandning av kriterier
  • Svår gräns – hyra eller entreprenad?
  • Luleå har fokus på jämställdhet
  • Säkerhetsskyddad upphandling
  • Får bättre grepp om elavtalen
  • Flexibility is the new black
  • Checklista för hållbar upphandling
  • Växlar över till ny LOV
  • Ställ krav på att bevara grönområden
  • ”Klokt att inte överklaga”
  • Ny utredning om utkontraktering
  • Skälig tid för att komma in med anbud
  • VGR svänger om karenskrav
  • Hot och risker inför en upphandling
  • Klarade mål om fler upphandlingar
Bo Nordlin

Bo Nordlin, tidigare chefredaktör för Upphandling24, startade i september 2015 Inköpsrådet. Det är en ny sajt med fokus på inköp och upphandling och med större djup och mer analys.

Inköpsrådet är en sajt för kunskapsutbyte både mellan inköpare och upphandlare, men också mellan köpare och säljare.

Vill du hålla dig uppdaterad om vad som händer med Inköpsrådet, prenumerera då på vårt kostnadsfria nyhetsbrev.

Prenumerera, v2
Specialområde
Sending

Vill du veta mer? Läs då om Inköpsrådets mål och vilka vi är.

Du kan också följa oss på Twitter, Facebook och Linkedin.

Vår integritets- och personuppgiftspolicy hittar du här.

Aktuella utbildningar

Delta på distans eller på plats i Stockholm. Valet är ditt.

  • Få fart på er avtals­förvaltning | 9 mars
  • Leda upphandlingar effektivt | 15 mars
  • Upphandla funktion i praktiken | 18 mars
  • Säkerhetsskyddad upphandling | 23 mars 2021
  • Kvalificerad IT-upphandlare | 21-22 april 2021
  • Hantera överprövningar | våren 2021
  • Praktisk avtalsrätt inom LOU och LUF | 11 maj
  • Kvalificerad entreprenad­upphandlare | 20-21 oktober