Varför lägger vi så mycket tid på att hitta undantag från upphandlingsreglerna, frågar sig Charlotta Holmer. På ekonomi- eller personalavdelningen letar man inte efter undantag för bokförings- eller arbetsmiljöreglerna.
En del menar att det bara är idioter som följer regler och att det är ifrågasättande av ordningen som skapar utveckling. Andra menar att regler är till för att följas och att det annars skulle bli anarki. När det gäller just upphandlingsreglerna verkar det viktigaste vara att hitta undantagen som gör att lagarna inte behöver användas.
För mig betyder undantag något som avviker från det normala, något som sticker ut från det man oftast gör. Men i min jobbvardag är undantagen inte sällsynta eller avvikande. Det är nästan det vi pratar mest om. Ett inköp startar ofta med diskussioner om det är undantaget från LUF/LOU. Frågan från beställaren är ofta, måste vi upphandla det här?
Anledningen till att diskussionen börjar i den änden är att det inte kryllar av upphandlare på vårt bolag och därför måste vi prioritera vad våra få och små resurser ska användas till. Vi två upphandlare lägger helst vår tid på upphandlingar som omfattas av LOU/LUF. En del av våra verksamheter är undantagna och därför är det ett viktigt första ställningstagande för oss för hur det här köpet ska gå till och vem som ska göra vad. Det är sällan glasklara gränsdragningar.
Om avtalet ska upphandlas offentligt ska en upphandlare vara med i processen, ska det inte upphandlas offentligt får beställaren göra upphandlingen själv. Men när vi bryter ner inköpsprocessen är det väldigt lite som skiljer ett köp inom LOU/LUF från ett köp som är undantaget från lagen. Hur processen ser ut styrs mer av andra faktorer, vad som ska köpas, värdet, hur komplext eller akut köpet är. De faktorerna borde egentligen avgöra hur processen ser ut. Ändå ägnar vi timtal åt att fundera på tolkningar av ett visst undantag och beräkningar av om det faller under direktupphandlingsgränsen eller inte.
Det känns som att min främsta uppgift är att avgöra om det finns undantag eller inte. Jag kan fundera på hur det skulle se ut på andra avdelningar om de fick lika mycket frågor om undantag som vi får. Tänk om ekonomiavdelningen dagligen skulle få frågan om att undanta en faktura från bokföringsreglerna. Det kanske är bråttom och det finns inte tid till en massa administrativt krångel.
Personalavdelningen ägnar väl inte halva dagarna åt att fundera ut undantag från arbetsmiljöreglerna? Mätavdelningen undantar inte vissa kunder från att ha vattenmätare, bara för att det är väldigt betungande att sätta upp en mätare just där. Eller elsäkerhetsreglerna, kan vi inte bara i det här fallet göra ett undantag och dra lite kabel hur som helst?
Skulle vi kanske vinna på att ägna mer tid åt att fundera på hur vi kan upphandla smart än att lägga tid på att fundera ut hur vi ska slippa annonsera upphandlingen?
Jag kan känna igen bilden du beskriver rent generellt. Men jag tror vi offentliga inköpare måste visa värdet vi tillför i större utsträckning. Då kommer frågan istället bli ”Jag vill gärna upphandla det här, har ni resurser?” Eftersom det alltid blir så bra resultat (oberoende LOU). Jämför privat sektor som har minst lika många upphandlare utan LOU som reglerar processerna. Då kan du jämföra med personalavdelningen (om de bidrar i en rekryteringsprocess blir de flitigt använda, annars rundade eller undviks). Så vi måste bidra till organisationens mål samtidigt som vi slår vakt om lagstiftningen. Det är nyckeln till framgång.
Det ska vara roligt och lönande att upphandla. Vi upphandlare ska vara så proffsiga att våra beställare inte märker LOU. Lagarna ska vi ha i ryggmärgen, men vi behöver inte slå någon i huvudet med lagboken.
Vi ska visa att det blir en bra och lönande affär om upphandlingne får vara med och göra en korrekt utförd upphandling/affär. Men jag vet att det är långt dit. Men tillsammans bör vi sträva efter det.