Den 1 januari 2017 trädde de nya upphandlingslagarna i kraft. En av de förändringar som de nya lagarna har fört med sig är förkortade tidsfrister för att lämna anbudsansökningar och anbud i upphandlingar över tröskelvärdena, det vill säga inom det direktivstyrda området. För upphandlingar under tröskelvärdet och utanför det direktivstyrda området har någon förändring avseende tidsfristen inte skett. Anbudsgivare ska alltjämt ges skälig tid att inkomma med anbudsansökningar och anbud.
Anbudsarbetet måste påbörjas i god tid för att hinna upprätta och lämna in ett så konkurrenskraftigt anbud som möjligt.
I de nya upphandlingslagarna, precis som för gamla LOU och LUF, skiljer tidsfristerna för lämnande av anbudsansökningar och anbud sig åt beroende på vilket upphandlingsförfarande som tillämpas. I denna artikel presenteras en sammanställning över de minimifrister i upphandlingar över tröskelvärdet som gällde enligt gamla LOU och LUF, till och med 31 december 2016 och de minimifrister som gäller enligt de nya upphandlingslagarna, från och med 1 januari 2017. Vi redogör också för vad de förkortade tidsfristerna för anbudsansökningar och anbud får för konsekvenser för dig som anbudsgivare.
Många leverantörer är verksamma både på den svenska offentliga marknaden och på marknader utomlands där offentlig upphandling följer direktiven från EU. Även i Norge har nya tidsfrister för lämnande av anbud och anbudsansökningar i offentliga upphandlingar införts från och med den 1 januari 2017. Vi har skrivit en liknande artikel avseende de nya minimifristerna i Norge som du hittar här.
Sammanställning minimifrister
I såväl gamla LOU och LUF som i de nya upphandlingslagarna finns bestämmelser om tidsfrister för att lämna anbudsansökningar samt anbud och för respektive förfarande anges det antalet dagar som gäller som utgångspunkt för minimifristerna.
Den första siffran i sammanställningen nedan visar utgångspunkterna för minimifristerna i respektive förfarande. Antal dagar att inkomma med anbudsansökningar och anbud kan förkortas om exempelvis upphandlande myndighet/enhet har använt sig av förhandsannonsering och/eller publicerat upphandlingen elektroniskt samt tillåter elektronisk anbudsinlämning. I sammanställningen nedan representerar siffran inom parentes minimifristen efter samtliga möjliga förkortningar.
| LOU | T.o.m. 31/12 2016 | Fr.o.m. 1/1 2017 | ||
| Anbudsansökan | Anbud | Anbudsansökan | Anbud | |
| Öppet förfarande | – | 52 (22) | – | 35 (15) |
| Selektivt förfarande | 37 (30) | 40 (22) | 30 | 30 (10) |
| Konkurrenspräglad dialog | 37 (30) | – | 30 | – |
| Förhandlat förfarande med föregående annonsering | 37 (30) | – | 30 | 30 (10) |
| Innovationspartnerskap | – | – | 30 | – |
| LUF | T.o.m. 31/12 2016 | Fr.o.m. 1/1 2017 | ||
| Anbudsansökan | Anbud | Anbudsansökan | Anbud | |
| Öppet förfarande | – | 52 (15) | – | 35 (15) |
| Selektivt förfarande | 37 (15) | 24 (10) | 15 | 10 |
| Konkurrenspräglad dialog | – | – | 15 | – |
| Förhandlat förfarande med föregående annonsering | 37 (15) | 24 (10) | 15 | 10 |
| Innovationspartnerskap | – | – | 15 | – |
| LUK | T.o.m. 31/12 2016 | Fr.o.m. 1/1 2017 | ||
| Anbudsansökan | Anbud | Anbudsansökan | Anbud | |
| Upphandling av koncessioner | – | – | 30 | 30 (17) |
Konsekvenser för anbudsgivare
Som framgår av sammanställningen av minimifrister ovan har tidsfristerna för att inkomma med anbudsansökningar och anbud inom det direktivstyrda området enligt de nya upphandlingslagarna förkortats jämfört med de minimifrister som gällde enligt gamla LOU och LUF. Det ska också framhållas att tidsfristerna som anges i de nya upphandlingslagarna, i likhet med de tidsfrister som gällde enligt de gamla bestämmelserna, utgör minimifrister. Det finns även bestämmelser som kan medföra att de angivna minimifristerna ska förlängas, exempelvis för det fall anbudsgivare inte ges fri, direkt, fullständig och kostnadsfri tillgång till upphandlingsdokumenten.
De i upphandlingslagarna angivna minimifristerna kan, och bör enligt vår mening, följaktligen förlängas i vissa upphandlingar. Det är viktigt att upphandlande myndighet/enhet vid varje enskild upphandling gör en bedömning av upphandlingens omfattning och komplexitet för att avgöra hur lång tid anbudsgivarna behöver för att upprätta sina anbud. Vi vill även uppmana upphandlare att beakta att minimifristerna är just minimifrister och att använda dessa med försiktighet.
Med anledning av att anbudsansökan eller anbud som inkommer för sent, det vill säga efter sista anbudsdag, inte får beaktas eller prövas av upphandlande myndighet/enhet är det av största betydelse att anbudsgivare känner till att minimifristerna i många fall har förkortats. Detta eftersom det många gånger är ett tidspressat och krävande arbete att utarbeta och lämna ett vinnande anbud. För att öka chanserna att hinna upprätta och lämna in ett så konkurrenskraftigt anbud som möjligt måste anbudsarbetet påbörjas i god tid och genomföras på ett strukturerat och effektivt sätt. I nästa artikel ger vi våra bästa tips på hur ni som leverantörer kan effektivisera anbudsarbetet för att lämna era mest konkurrenskraftiga anbud inom de i många fall relativt korta tidsfristerna.