Jag tycker att jag har någorlunda bra koll inom ämnet upphandling. Det jag tänker på är själva upphandlingsprocessen, upphandlingsreglerna, skriva förfrågningsunderlag och avtal, domstolspraxis, utvärdera anbud, hur man gör för att behålla konkurrens och upprätthålla likabehandling.
Jag kan ta fram utvärderingsmodeller som förhoppningsvis är rättvisa och jag vet hur man kontrollerar ett företags ekonomiska ställning. Jag kan räkna ut antal dagar en upphandling ska annonseras och jag kan direktupphandlingsgränserna utantill.
Sämre är det med tekniska detaljer på det som ska upphandlas. Jag kan inte dimensioner på vattenledningsrör i huvudet, jag vet inte vilken klassning på filter det ska sitta i ett ventilationssystem, jag förstår inte i detalj vad SS025211 innebär. Jättedålig kompetens har jag inom larm och svetsning på fjärrvärmeledningar. Jag kan inte berätta hur man asfalterar en gata, för att inte tala om hur dåligt insatt jag är i volymer och material på sopkärl.
Ibland känns det som att jag jobbar vid löpande bandet på en avtalsfabrik.
Jag kan skrapa på ytan och sätta mig in tillräckligt i något för att förstå vad jag skriver och vad vi upphandlar. Men helt ärligt, jag begriper inte alltid konsekvenserna av de krav vi ställer. Jag kan inte alltid avgöra om kravet är rimligt, relevant och proportionerligt. För att göra det måste jag förlita mig på beställarens kompetens och erfarenhet, ibland kanske också marknaden och leverantörernas information. För den som är teknisk kunnig, den som kan användningsområdet, produkten och marknaden är det mycket lättare att bedöma.
Som upphandlare vet jag att ett krav inte får vara konkurrensbegränsande eller oproportionerligt. Det är inte så svårt att förstå. Att sedan avgöra om kravet är konkurrensbegränsande eller oproportionerligt, det är det svåra. Och extra svårt är det när man inte har koll på alternativa produkter, leverantörsmarknaden, teknikutvecklingen eller livscykelkostnader. Jag vet till exempel att vi ska förkasta anbud med onormalt låga priser, men utan branschkunskap är det svårt att avgöra vad ett onormalt lågt pris är.
Flera områden samtidigt
Jag har normalt bara ett par veckor på mig att sätta mig in i ett teknikområde. Dessutom ska jag vara lika halvdant insatta i flera olika områden samtidigt. Beställaren, som jobbar med produkten eller tjänsten dagligen, kanske uppdateras varje dag, och har ofta flera års erfarenhet av området. Upphandlingsreglerna däremot, ändras inte särskilt ofta, möjligen uppdateras tolkningar och praxis något.
Ibland känns det som att jag jobbar vid löpande bandet på en avtalsfabrik. Jag skriver det någon säger till mig att skriva, och avtalar bara om det andra önskar. Eftersom jag inte kan tekniken så kan jag inte göra på annat sätt, och då blir jag inte annat än en sekreterare som formulerar förfrågningsunderlag, administrerar annonser och anbud. Sekreterartjänsten är en lyx som beställaren har fått, men bara i upphandlingsfrågor. Det var nog inte riktigt sekreterare jag ville jobba som.
Upphandlingsfrågan är ju egentligen lätt
Det pratas om att stärka upphandlarnas kompetens. Men egentligen vet jag inte om det är själva upphandlingsfrågan som är svår och komplex. Det är ju egentligen lätt, bara att läsa i lagtexten, gå en LOU-kurs, sen kan man åtminstone läsa och någorlunda förstå vad som står.
Det svåra kommer ju sen, när reglerna ska omsättas i praktiken. Det går inte att lära sig på en kurs eftersom det skiljer sig åt beroende på vad man ska upphandla, tekniker utvecklas ju också och varierar över tid. Om man kunde det vid förra upphandlingen, är det säkerligen annorlunda vid nästa. Med risk för att inte ha något jobb kvar alls, så undrar jag ibland om det inte vore enklare och mer effektivt att utbilda teknikerna i upphandling, än att vi upphandlare ska sätta oss in i de tekniska frågorna.
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?