Jobbiga frågor ger bättre upphandling

Frågor och svar kan vara en jobbig fas i upphandlingen, speciellt om frågorna kommer sent och förarbetet inte har varit optimalt. Men det är också en bra källa till kunskap för bättre upphandlingar, skriver Sofia Elmeholt.

IKEA

Jag tror många upphandlare känner igen sig i att när vi väl tryckt på knappen ”Annonsera” då slappnar vi av lite och tänker äntligen! Det är en milstolpe i projektet som ofta är fetmarkerad och det känns som att en stor del av upphandlingen är klar. Men ibland är det som att det är här det börjar. Det märks om inte annat när frågorna börjar rulla in.  Att tro att annonseringstiden är en tid att slappna av eller en tid att tänka på annat än just den aktuella upphandlingen är önsketänkande. Beroende på grundarbetet kan det bli få frågor eller helt orimligt många frågor. Frågor som gör att det känns som att man drunknar.

Det är tacksamt när frågorna kommer i ett tidigt skede i upphandlingen, särskilt om det är adekvata frågor som kan vara helt avgörande för upphandlingens utgång. Men det är inte alltid så det går till. För leverantörer handlar frågor och svar under annonseringstiden om taktik och strategier. Ska vi ställa denna fråga? När ska vi ställa frågan? Ska vi låta någon annan ställa frågor först? Ger vi andra anbudsgivare information de kan dra nytta av om vi ställer denna fråga? Det kan gå några vändor inom anbudsgruppen innan frågor ställs. Detta kan vara en anledning till att frågorna oftast kommer i slutet av annonseringstiden.

 Bland frågor och svar avslöjas otydligheter och områden för förbättringar

Många av oss upphandlare tittar på andra myndigheters upphandlingar när vi startar ett nytt upphandlingsprojekt. Då får vi inte glömma att titta på alla frågor och svar, där avslöjas otydligheter och förbättringsområden för upphandlingen. Min reflektion är att många frågor handlar om att underlaget för kravställningen inte är tillräckligt.

Ett krav som skrivits utan kännedom om marknaden ger en otydlighet och förvirring hos anbudsgivarna. För att förebygga detta är det bra att inför upphandlingen inte bara fråga potentiella anbudsgivare om de rekommenderar någon bra upphandling som vi kan ha som referensmaterial, utan även fråga vilka frågor som anbudsgivarna ofta ställer i upphandlingarna. Vilka kryphål finns det, var finns otydligheterna och tolkningsmöjligheterna? Vad ska vi vara extra tydliga kring?

Att tolka frågor och svar från tidigare upphandlingar är en viktig del av marknadsanalysen och för att skriva bra upphandlingsunderlag. De hjälper oss att förstå marknaden och leverantörerna och vi lyckas därmed med bättre affärer för offentlig sektor!

Sofia Elmeholt
Sofia Elmeholt

Upphandlings­controller, Härnösands kommun, prisades med ”Handslaget” som landets bästa offentliga upphandlare år 2014. Är civilekonom i grunden och har tidigare jobbat med redovisningsfrågor. Med devisen ”kreativ inom lagens ramar” vill hon se mer dialog och affärsmässighet inom offentlig upphandling utan att rättssäkerheten sätts åt sidan. Fritiden ägnas helst åt de båda barnen samt vänner och familj.

Easyfairs period 2
Sofia Elmeholt

Om Sofia Elmeholt

Upphandlings­controller, Härnösands kommun, prisades med "Handslaget" som landets bästa offentliga upphandlare år 2014. Är civilekonom i grunden och har tidigare jobbat med redovisningsfrågor. Med devisen ”kreativ inom lagens ramar” vill hon se mer dialog och affärsmässighet inom offentlig upphandling utan att rättssäkerheten sätts åt sidan. Fritiden ägnas helst åt de båda barnen samt vänner och familj.

Kommentatorerna ansvarar för sina egna inlägg

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *