Avvisad e-post på grund av filstorlek kom inte in i tid

Tilldelningsbeslut i en upphandling av datortomograf meddelades den 10 april 2026, och underrättelse om beslutet skickades elektroniskt till anbudsgivarna samma dag. En anbudsgivare skickade sin ansökan om överprövning via e-post den 20 april 2026, det vill säga den sista dagen av avtalsspärren. E-postmeddelandet avvisades dock av den mottagande servern eftersom meddelandets storlek överskred tillåten storleksgräns, varför ansökan ansågs ha kommit in till domstolen först den 21 april 2026 – och alltså för sent. Kammarrätten i Sundsvall fastställde förvaltningsrättens avvisningsbeslut och slog fast att avsändaren bär risken för att överföringen av ett meddelande inte fungerar.

Bakgrund

En region genomförde en upphandling av datortomograf, genom ett öppet förfarande enligt lagen om offentlig upphandling, LOU. Tilldelningsbeslut meddelades den 10 april 2026, och underrättelse om beslutet skickades elektroniskt till anbudsgivarna samma dag. I underrättelsen upplystes om att avtal skulle tecknas först efter att avtalsspärren löpt ut och tidigast den 21 april 2026. 

Leverantörens ansökan om överprövning av upphandlingen kom in till förvaltningsrätten den 21 april 2026. Leverantören yrkade att kammarrätten skulle upphäva förvaltningsrättens avvisningsbeslut och återförvisa målet för prövning i sak. Till stöd för sin talan anförde leverantören att den i rätt tid avsänt sin ansökan om överprövning, och att ansökan inte nådde fram i tid på grund av ett tekniskt avvisande i domstolens mottagarsystem. Leverantören anförde vidare att den, när den fick reda på situationen, agerade skyndsamt, hade upprepade kontakter med domstolen, följde de anvisningar som domstolen lämnade och redogjorde omedelbart skriftligen för situationen.

Förvaltningsrätten

Av 20 kap. 1 § första stycket samt 11 § LOU framgår att om en upphandlande myndighet är skyldig att skicka en underrättelse om tilldelningsbeslut och underrättelsen skickats med ett elektroniskt medel, får myndigheten inte ingå avtal förrän tio dagar gått från det att underrättelsen skickades (avtalsspärr), och att en ansökan om överprövning ska ha kommit in till förvaltningsrätten före utgången av en sådan avtalsspärr.

En handling anses ha kommit in till domstolen den dag som handlingen når domstolen eller en behörig befattningshavare, enligt 44 § första stycket förvaltningsprocesslagen (1971:291). Huvudregeln bygger på principen att det är avsändaren som bär risken för att överföringen av ett meddelande försenas eller inte fungerar, och att det ankommer på den som ansöker om överprövning att försäkra sig om att ansökan kommer in i rätt tid.

Förvaltningsrätten konstaterade att avtalsspärren löpte ut den 20 april 2026 och att leverantörens ansökan om överprövning kom in till domstolen först den 21 april 2026 och därmed för sent. Det leverantören anfört om skälet till förseningen föranledde ingen annan bedömning. Förvaltningsrätten avvisade ansökan om överprövning.

Kammarrätten

Leverantören överklagade och yrkade att kammarrätten skulle upphäva avvisningsbeslutet och återförvisa målet till förvaltningsrätten för prövning i sak.

Den fråga kammarrätten hade att pröva var om leverantörens ansökan om överprövning av den aktuella upphandlingen kommit in till förvaltningsrätten inom föreskriven tid.

Kammarrätten upprepade att elektroniska handlingar som skickas till en myndighet genom dataöverföring i ett elektroniskt kommunikationsnätverk anses inkomna när de finns tillgängliga för myndigheten eller en behörig befattningshavare på myndighetens server i datanätverket. Huvudregeln om när en handling ska anses inkommen till en myndighet bygger på principen att det är avsändaren som bär risken för att överföringen av ett meddelande försenas eller inte fungerar.

Kammarrätten uppmärksammade att Högsta domstolen i rättsfallet NJA 2024 s. 3 ansett att ett överklagande som skickats in via e-post inkommit i rätt tid, trots att det fastnat i ett spamfilter i den mottagande myndighetens datanätverk och levererats till myndighetens mottagningsfunktion först sedan överklagandetiden gått ut.

Kammarrätten konstaterade emellertid att det i det aktuella målet var utrett att leverantörens ansökan skickades till förvaltningsrätten den 20 april 2026 via e-post som avvisades av den mottagande servern till följd av att e-postmeddelandets storlek överskred tillåten storleksgräns. Ansökan kunde vid sådant förhållande inte anses ha kommit in till mottagarens server i datanätverket. Situationen var inte heller jämförbar med att ett e-postmeddelande fastnar i ett spamfilter i mottagarens datanätverk. Det innebar att leverantörens ansökan om överprövning kom in till domstolen först den 21 april 2026 och alltså för sent. Det leverantören anfört om skälet till förseningen föranledde ingen annan bedömning. Kammarrätten avslog överklagandet.

Analys

Domen aktualiserar en viktig distinktion i rättsläget när man inlämnar en ansökan om överprövning elektroniskt: skillnaden mellan ett e-postmeddelande som fastnar i ett spamfilter hos mottagaren och ett e-postmeddelande som avvisas av mottagarens server på grund av att det är för stort.

Högsta domstolens avgörande NJA 2024 s. 3 rörde situationen att ett överklagande fastnat i ett spamfilter i den mottagande myndighetens datanätverk och levererats till myndighetens mottagningsfunktion först sedan överklagandetiden gått ut – och där ansåg alltså Högsta domstolen att handlingen kommit in i rätt tid. Kammarrättens nu aktuella dom klargör att det resonemanget inte kan tillämpas analogt när e-postmeddelandet i stället avvisas direkt av servern. Kammarrätten motiverade distinktionen med att ansökan vid ett avvisande av servern – till skillnad från ett spamfilter – inte ens nått mottagarens server i datanätverket.

Gränsdragningen är enligt vår mening principiellt sett välmotiverad. Vid ett spamfilter tar mottagarens system emot meddelandet men sorterar det internt, vilket innebär att en form av mottagande faktiskt ägt rum. Vid ett serveravvisande på grund av filstorlek når däremot meddelandet  överhuvudtaget aldrig mottagarens server – situationen är funktionellt snarare att jämföra med ett brev som inte kan levereras och returneras till avsändaren. Grundprincipen att avsändaren bär risken för att överföringen av ett meddelande försenas eller inte fungerar är i det sammanhanget logisk.

Icke desto mindre är domen problematisk inte minst för aktörer som inte har erfarenhet av tidigare domstolsprocesser. Som professionella ombud har man ofta erfarenhet av de tekniska problem som kan uppstå, inte minst just att e-postmeddelanden är för stora. Mindre leverantörer som ska driva sin egen talan har dock ofta inte den erfarenheten, vilket innebär att de riskerar att lida rättsförlust endast på grund av rent tekniska hinder hos domstolen. En, något tillspetsad, fråga är om det hade ansetts okej för en domstol att stå utanför sin egen dörr till receptionen och hindra alla som försöker lämna in en överprövning om den innehåller för mycket material. Helt utan invändningar är därför inte kammarrättens slutsats.

Domen har ett tydligt praktiskt budskap för leverantörer som avser att ansöka om överprövning. Det är inte tillräckligt att en ansökan skickas i rätt tid om den inte faktiskt når mottagaren. Att avvakta till sista dagen av avtalsspärren och skicka in stora filer via e-post innebär en påtaglig risk. Leverantörer bör säkerställa att e-post med bilagor ryms inom domstolens storleksgräns, eller använda alternativa ingivningsmetoder.

Chansen att Högsta förvaltningsdomstolen tar upp frågan om kammarrättens dom överklagas får väl anses vara begränsad, men det återstår alltjämt att se om kammarrättens dom överklagas och om Högsta förvaltningsdomstolen i sådana fall meddelar prövningstillstånd och kommer till någon annan slutsats.

Mål: Kammarrätten i Sundsvall mål nr 1071-26