För att lyckas i framtida upphandlingar behöver ni som leverantörer göra ett grundligt förarbete och såväl undersöka beställarens behov som att skapa preferens för era produkter eller tjänster. Hur ska man då göra?
1. Identifiering
Identifiering handlar om att kartlägga sin omgivning och sin potentiella framtida omgivning. Vilka kunder behöver bearbetas och vilka kunder ska förvaltas?
Börja med att kartlägga den marknad ni är verksam på och ta reda på vilka befintliga och potentiella kunder som finns där. Som leverantör är det en god idé att ställa sig några frågor för att avgöra hur er marknad ser ut och hur ni vill att den ska se ut i framtiden:
- Vilka kunder är viktiga för er?
- Vilka kunder vill ni behålla?
- Vilka potentiella kunder vill ni göra till verkliga kunder?
- Är ni verksam på den marknad ni vill vara verksam på?
- Vilka är era konkurrenter på denna marknad?
2. Planering
Under planeringsfasen ligger fokus på att kartlägga tidsåtgång och när vilken insats ska sättas in. Det handlar om frågan: hur långt i förväg måste jag börja?
När ni planerar för framgång i en framtida upphandling gäller det att veta när det finns störst möjlighet att påverka och föra dialog med beställaren. En god idé är att eftersöka kalendarium för upphandlingsåret hos befintliga och potentiella kunder. Ett annat, eller ett parallellt, tillvägagångssätt är att begära ut tidigare upphandlingsunderlag samt innevarande avtal från befintliga och potentiella kunder. I detta material finns information om avtalstid och eventuella optioner som kan utnyttjas för nuvarande avtal hos beställaren. Med denna information vet ni när den produkt eller tjänst som ni tillhandahåller planerar att upphandlas nästa gång och kan utifrån detta upprätta en bearbetningsplan.
Vad kunden vill ha och vad kunden behöver ha är inte alltid samma sak.
3. Undersökning
Undersökningsfasen handlar om att kartlägga kundernas behov, så väl nu som i framtiden. Som leverantör är det givetvis av största vikt att känna till vad kunden vill ha. Det är dock minst lika viktigt att identifiera vad kunden behöver ha. Det är inte alltid samma sak. I vissa branscher kan beställarna ha svårt att följa med i den utveckling som ständigt sker, särskilt i tekniktunga branscher med snabb utveckling, och vet därför inte vad de borde efterfråga när kontraktet ska konkurrensutsättas på nytt. För att undvika att det i förfrågningsunderlaget efterfrågas gamla lösningar bör ni som leverantörer se till att kunderna är införstådda med fördelarna med de uppdaterade produktegenskaper, de nya tekniska lösningar eller de nya behandlingsmetoder som just ni kan tillhandahålla.
4. Kontakt och kommunikation
När ni som leverantörer har genomfört identifierings-, planerings- och undersökningsfasen och vet vilka kunder ni ska lägga fokus på måste ni bearbeta dem samt skapa preferens för just er produkt eller tjänst. Ta kontakt med kunderna och boka in möten, utbildningar och andra aktiviteter där ni får chans att visa upp er och det ni är bäst på. Om kunderna inte vet vad de behöver, behöver ni visa det för dem. Det finns inget förbud för er som leverantörer att ha kontakt och föra dialog med offentliga myndigheter. Tänk dock på att vara ute i god tid eftersom möjligheterna till kontakt och kommunikation är mycket begränsad när upphandlingen väl har annonserats. Säkerställ också att det aktiviteter ni gör inte är otillbörliga förmåner.
5. Möten
Under möten med kunderna bör ni även framhålla lämpliga krav att ställa i kommande upphandlingar. Kraven ska givetvis vara fördelaktiga för er utan att diskriminera era konkurrenter. Kraven ska även möjliggöra för er att vinna upphandlingen, eftersom era produkter eller tjänster är vad kunden behöver – eller hur?
För er leverantörer finns det goda möjligheter att under löpande avtal agera på sätt som gagnar er när kontraktet väl konkurrensutsätts på nytt. Genom att vara väl förberedd och känna till marknaden, såväl era kunder som era konkurrenter, ökar chanserna att tilldelas lönsamma offentliga kontrakt. Var inte passiv. Ta istället tillfället i akt att kartlägga marknaden och lära känna era framtida kunder samt visa dem vilka ni är och vad ni har att erbjuda.
Ida-Maria Andersson
Caroline Haag