Varför missar vi inköpsanalysen?

Inköp ska vara strategiskt och offentlig sektor ska ligga i framkant. När det gäller den viktiga inköpsanalysen stämmer det inte, skriver Sofia Elmeholt som ser många lågt hängande frukter som väntar på att bli plockade.

Inom privat sektor har arbete med strategiskt inköp och inköpsanalyser varit en självklarhet sedan länge. Strategiskt inköpsarbete innebär ofta ett arbete med inköpsanalyser. Hur kan det ha blivit så att offentlig sektor ligger så långt efter? Civilminister Ardalan Shekarabi pratar ofta om att offentlig sektor ska ligga i framkant – det gör vi inte i detta fall.

Visst ser vi att det dyker upp offentliga organisationer som börjat trampa in på området inköpsanalys eller spendanalys som det också kallas, men hur kan det ta så lång tid för organisationerna att förstå vikten av detta arbete? En tvärsektoriell analys på organisationens totala inköp – ofta den näst största utgiften i en organisation! – ger värdefull information om organisationens inköpsmönster och var i plånboken hålen finns där pengar ramlar ut utan ledningens vetskap.

Varför tittar vi inte djupare på när, varför, från vilka och på vilket sätt inköpen genomförs i våra verksamheter?

Hur många offentliga organisationer kämpar inte med att hålla budget? Varför tittar vi då inte djupare på när, varför, från vilka och på vilket sätt inköpen genomförs i våra verksamheter? Får vi svar på de frågorna tror jag att vi kan dyka djupare ner i plånboken och sy igen de där besvärliga hålen.

Att inköp är strategiskt viktigt har väl inte gått någon förbi? Men vid närmare eftertanke har det nog det. Många organisationer kämpar med sina upphandlingar och de ska göras på löpande band bara för att det ”måste göras”. Det ska göras snabbt och enkelt så att verksamheterna kan ägna sig åt det de ”egentligen vill och ska göra”.

Tänk vad byråkratiskt, jobbigt och tidskrävande det är med en lag som reglerar våra offentliga inköp, eller…? Nej, tänk istället vad vi skulle kunna uträtta om vi var fler som kunde inse fördelarna med offentliga upphandlingar, använda lagen och upphandlingsarbetet som ett strategiskt verktyg för att styra inköpen dit vi vill och samtidigt arbeta för ett hållbart och levande näringsliv.

Full kontroll över inköpen

Tänk om vi kunde hjälpas åt att inse detta samtidigt som vi arbetar med inköpsanalys för att konkretisera våra inköpsstrategier och kartlägga våra organisationers inköpsmönster. Ja, tänk vad långt vi skulle kunna komma då! Jag ser framför mig en organisation med full kontroll över sina inköp, en organisation som förstår hur personliga inköpsmönster påverkar dess beställare och en organisation som har en plan för hur informationen om inköpen ska tas tillvara på bästa sätt för att utveckla ett smartare sätt att hantera inköpsfrågor. Låter det osannolikt? Nej, jag vill nog påstå att det är görbart med kompetenta och drivna personer bakom spakarna.

Det tar ett tag att få en stor skuta att vända åt rätt håll, men vi är väl på G i alla fall!? Låt oss alla putta på så vi hamnar på rätt köl lite fortare än vad vi hittills lyckats med.

Sofia Elmeholt
Sofia Elmeholt
Upphandlings­controller, Härnösands kommun, prisades med "Handslaget" som landets bästa offentliga upphandlare år 2014. Är civilekonom i grunden och har tidigare jobbat med redovisningsfrågor. Med devisen ”kreativ inom lagens ramar” vill hon se mer dialog och affärsmässighet inom offentlig upphandling utan att rättssäkerheten sätts åt sidan. Fritiden ägnas helst åt de båda barnen samt vänner och familj.
Sofia Elmeholt

Om Sofia Elmeholt

Upphandlings­controller, Härnösands kommun, prisades med "Handslaget" som landets bästa offentliga upphandlare år 2014. Är civilekonom i grunden och har tidigare jobbat med redovisningsfrågor. Med devisen ”kreativ inom lagens ramar” vill hon se mer dialog och affärsmässighet inom offentlig upphandling utan att rättssäkerheten sätts åt sidan. Fritiden ägnas helst åt de båda barnen samt vänner och familj.

2 reaktioner på ”Varför missar vi inköpsanalysen?

Kommentatorerna ansvarar för sina egna inlägg

  1. Hej Sofia,
    Det finns knappast något att erinra emot i din beskrivning av läget. Men både du och jag har lyxen att arbeta som konsulter.
    För att fullt ut genomföra det du föreslår skulle 95% (mellan tummen och pekfingret)av alla upphandlande myndigheter behöva antingen nyanställa och/eller omorganisera samt skriva om ett antal arbetsbeskrivningar och processer.
    Hur många upphandlande myndigheter har idag en inköpsavdelning? Särskilt inom statliga myndigheter är detta, tyvärr, ovanligt (det förekommer även myndigheter där det inte finn ens en formell ekonomiavdelning). Kommuner har det bättre, men det saknas oftast mandat att fatta beslut baserat på sammantagen finansiell analys. Kan du kravspecificera och visa på att du har erforderlig budget (en budget som ingen inköpsavdelning, såvitt jag vet, har påverkan på) då kan oftast inte en inköpsavdelning hindra ett köp.
    Som du helt korrekt identifierar, så krävs det en helt annan syn på inköp inom ramen för förvaltningsstyrd verksamhet.

  2. Jag vet inte riktigt hur jag ska vara strategisk inköpare utifrån ovanstående artikel och svar.
    Visst ska jag vara framsynt och välplanerad. Men det är aldrig en inköpsavdelning som ska ha budget eller kravställer det som ska köpas in. En inköpsavdelning är en servicefunktion till övriga verksamheter. Gäller både i privat och offentlig sektor.
    En inköpsavdelning ska göra en bra affär utifrån det uppdrag den får från kärnverksamheten. Visst är det bra om inköpsfunktionen är med vid investeringsplanerna. Men den som har var med ett tag vet att dessa oftast ändras under årets gång. Då är det väldigt nödvändigt att jag kan vända på en femöring och arbeta utifrån de nya förutsättningarna.
    Men titeln Strategisk inköpare har nog gett några lite mer i plånboken och det är ju bra.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *