Låt inköp ta plats i verksamheten

En upphandlare behöver både verksamheten och beställare i sitt arbete. Att förflytta inköpsfunktionen längre ifrån verksamheten är fel väg att gå, menar Charlotta Holmer.

I våras presenterades regeringens nationella upphandlingsstrategi. I den läser jag att den berör samtliga upphandlande myndigheter och enheter. Jag tolkar det som att den rimligen också berör hela myndigheter och enheter. Innehållet i strategin berör såklart mig som upphandlare, men kanske beställarna ännu mer.

Den nationella upphandlingsstrategin är inte enbart en upphandlingsfråga, utan lika mycket en verksamhetsfråga. Så är det ofta. Upphandlingsfrågor avser sällan bara upphandling i sig utan handlar lika ofta om verksamhetsutveckling. Ändå ligger den där strategin på mitt skrivbord, och det är min uppgift som upphandlare att se till så att våra upphandlingar följer strategin.

Men inte kan jag göra det själv, jag måste ta hjälp av verksamheten och beställarna. Jag börjar med att informera om strategin på vårt intranät, och skickar en länk till strategin till alla chefer. Jag får ingen respons, det verkar som att informationen inte har nått fram. Finns det ett filter som sorterar bort all information som innehåller ordet upphandling? Det som gäller upphandling sköter väl inköpsavdelningen om? Som om upphandling är något som pågår på sidan av själva verksamheten.
Jag får ingen respons. Finns det ett filter som sorterar bort all information som innehåller ordet upphandling?
På min arbetsplats är vi mitt inne i en organisationsförändring, även där speglas detta. Var i organisationen inköpsavdelningen ska placeras, när inköp kommer in i processerna eller vilka resurser inköp behöver diskuteras inte. Det spelar ingen roll. Inköp kan placeras lite var som helst, just nu i en ruta på sidan av alla andra.

Inköp ses inte alls som en del av verksamheten och är inte involverade i några processer, utan framstår som en enskild liten enhet vid sidan av. Där kan vi upphandlare sitta och göra effektiva inköp, främja innovationer, ställa miljökrav och bidra till ett socialt hållbart samhälle, helt utan koppling till resten av verksamheten.

Ett samarbete

Jag hade inte grupparbete som favoritform på skoluppgifter, varken i mellanstadiet eller på universitetet. Men jag fattar poängen. Upphandling måste vara ett grupparbete, vi upphandlare kan inte åstadkomma någonting på egen hand. Vi måste ha beställare och verksamheten med oss. Det är inte ensidigt jag som sitter och hittar på krav i våra upphandlingar, kraven kommer ju från beställarens behov. Vi som jobbar med upphandling fattar sällan beslutet om att något ska köpas, och kanske inte heller är med i processen när det diskuteras budget eller på vilket sätt köpet ska göras.

Det verkar vara på modet att flytta inköp och upphandling ut från verksamheterna, till inköpscentraler och andra samverkansformer. Jag tror att det är fel väg att gå. Tvärt om tror jag att inköp ska flyttas ännu längre in i verksamheten och få vara en del av vardagen för beställarna.

Jag tror att fokus från upphandling försvinner ännu mer om vi som jobbar med inköp placeras utanför verksamheten. Om upphandlings- och inköpsfunktioner inte kopplas samman med verksamheten och om upphandlingsfrågor blir ännu mer avskilda från verksamheten tror jag att det blir svårare att uppnå något strategiskt mål med upphandling.

Charlotta Holmer
Charlotta Holmer

Om Charlotta Holmer

Upphandlingskonsult på Colligio AB. Jobbar med alla typer av upphandlingar. Tycker att det är viktigt att upphandling bidrar till utveckling och förbättring av verksamheten med fokus på ett avtal som ger användaren vad den verkligen har behov av. Ägnar fritiden åt att leta efter snö att åka på. Har en bakgrund som inköpare/upphandlare på Falu Energi & Vatten AB.

Kommentatorerna ansvarar för sina egna inlägg

2 thoughts on “Låt inköp ta plats i verksamheten

  1. Håller helt med, upphandling är en verksamhetsfråga och verksamhetsutveckling inte en egen sort som står ovan – sidan av pågående verksamhet. Uppdraget är att få fram avtal som verksamheten behöver och som stödjer deras arbete.

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *