Fall inte in i konsultrollen

Jag blir olycklig när jag ser upphandlare som retirerar in i en safe-zon och agerar som konsulter. Där upphandlaren ger råd, men överlåter besluten till verksamheten.

I denna safe-zon sitter vi som upphandlare alltid säkert. Om upphandlingen lyckas kan vi ta åt oss en liten del av äran. Om upphandlingen misslyckas kan vi skylla på att verksamheten inte lyssnat på oss eller säga att det är verksamheten som fattar beslut och att vi enbart ger råd. Vi kan alltså aldrig förlora, men vi kan heller aldrig riktigt vinna!

På detta sätt vinner vi inte det förtroende som krävs för att göra den förflyttning som behövs. Vi vinner inte den respekt vi behöver ha bland våra avnämare och heller inte uppskattning från den allmänna opinionen.

En rådgivande roll hjälper oss inte att komma dit vi vill.

Det här går också igen i förvaltningen av avtal, framförallt ramavtal. Även här ser jag att man gärna retirerar och hävdar att avtal där inte verksamheten tar ansvar för förvaltning eller uppföljning är ”herrelösa” avtal. Ja, vi kanske inte klarar uppföljningen helt utan verksamheternas hjälp. Det kan handla om områden där det krävs specialistkunskap. Så är det dock inte i normalfallet. Ofta rör det sig om varor och tjänster för den dagliga driften, där upphandlarens sakkunskap är lika bra, eller bättre, än avnämarnas.

I några fall kan den här defensiva inställningen bero på att upphandlingsavdelningen är kraftigt underbemannad och inte hinner med uppföljningen. Jag förstår att man då i ren desperation anammar det här synsättet. Men det är inte lösningen på problemet! Även om vi har för lite resurser, så har våra ”kärnverksamheter” (borde inte upphandling och inköp alltid betraktas som en kärnverksamhet?) oftast inte någon tid alls avsatt för att vare sig formulera krav i upphandlingen eller följa upp avtal. Som upphandlare måste vi även ta huvudansvar för uppföljningen.

Kan inte ta ansvar

Överlämna därför konsultrollen till de som faktiskt har detta som yrke, konsulterna. Här blir en av de stora skillnaderna mellan att ha egna resurser och att anlita konsulter tydlig. Inget ont om konsulterna, men ansvaret kan de svårligen ta.

En annan risk med att anamma konsultrollen är att det efter en misslyckad upphandling uppstår ett glapp, ett vakuum där alla skyller på alla och inget kliver fram och säger: ”det är vi som har misslyckats, vi lär oss, gör om och gör rätt.” När ingen gör det är risken stor att felet upprepas eller att kulturen som lett till felet inte förändras. Då går vi miste om hela nyttan med att göra fel, chansen att lära av våra misstag.

Jag ser inte att en rådgivande roll hjälper oss att komma dit vi vill. Nämligen att vi som upphandlingsfunktioner får en status och förutsättningar som gör det möjligt att använda upphandling som ett verktyg för att nå organisationens mål. Detta oavsett om det handlar om innovation, miljöhänsyn, sociala krav eller bara om att så kostnadseffektivt som möjligt förse myndigheten med smör och bröd för den dagliga driften.

Styr in på minerad mark

Men, invänder någon, vi som jobbar i politiskt styrda organisationer, då? Politiken styr ibland in på minerad mark trots att vi som sakkunniga tjänstemän avrått, blir vi inte konsultativa då? Ja, det här är en jättesvår fråga. Å ena sidan tror jag på en spelplan där politiken jobbar med vad som ska göras och tjänstemännen sysslar med hur. Å andra sidan finns det faktiskt också exempel på att politiken haft modet att gå ett steg längre och kliva ut i en gråzon och bidragit till att lagstiftningen har ändrats.

I den här situationen handlar det inte om att retirera till en rådgivande roll utan om att förhålla sig till förutsättningarna i en politiskt styrd organisation. Här är det viktigt att det är tydligt vem som tar ansvaret. Naturligtvis är det också i sådana situationer vår uppgift att utmana regelverket och hitta kreativa och hållbara lösningar, det vill säga visa på alla möjligheter som finns.

Har ni exempel på situationer när det konsultativa är att föredra? Ser ni något jag inte kan se? Kom med exempel och invändningar. Visa att jag har fel! Tills dess står jag fast vid att för att vinna slag och förtjäna medaljer måste vi också ut på slagfältet med alla de risker detta innebär. Sittandes i vårt konsultativa skyddsrum vinner vi ingens respekt!