Minimifristerna för att inkomma med anbud inom det direktivstyrda området har förkortats enligt de nya upphandlingslagarna. Att producera vinnande anbud är ett krävande arbete under stor tidspress. Eftersom anbud som kommer in för sent, efter sista anbudsdag, inte får beaktas av upphandlaren är det viktigt att anbudsgivaren skapar förutsättningar att möta de tidsfrister som ställs upp. Genom att påbörja anbudsarbetet i god tid och arbeta efter en strukturerad och effektiv arbetsprocess finns förutsättningar för ett lyckat anbudsarbete. Om du dessutom följer nedanstående fyra råd ökar chanserna att hinna lämna in ett så konkurrenskraftigt anbud som möjligt och därigenom vinna fler offentliga affärer.
- Bevaka annonserade upphandlingar
Det finns flera bevakningstjänster för offentliga upphandlingar med skiftande omfattning och utformning. Ni kan välja mellan att skaffa ett eget abonnemang för bevakningen, alternativt outsourca bevakningen på extern part. Genom att kontinuerligt bevaka de upphandlingsannonser som publiceras får ni snabbt information om nya upphandlingar och tillgång till förfrågningsunderlaget, vilket minskar risken att missa en offentlig affär. Bevakningen ger er en möjlighet att snabbt fatta beslut om upphandlingen är av intresse och därmed tidigt komma igång med anbudsarbetet, alternativt att avstå och istället lägga fokus på nästa affär. - Upprätta en plan för tid och anbudsarbete
Det är viktigt att redan i ett initialt skede upprätta en plan för anbudsarbetet utifrån upphandlingens komplexitet och förväntade arbetsbörda. Det är ofta fördelaktigt att sätta ihop anbudsteam som ansvarar för anbudsarbetet, antingen internt eller genom att anlita en extern projektledare. Därefter bör alltid en tidplan upprättas där det framgår när olika delar av anbudet ska vara klara, vem i teamet som är ansvarig för vilken del samt när eventuella anbudsmöten ska äga rum. - Sammanställ basdokumentation
Flera upphandlingar innehåller liknande krav på bevisning och dokumentation, ofta i form av generella verksamhetsbeskrivningar, intyg och certifikat. Det är bra att samla sådan dokumentation på ett och samma ställe. Om dokumentationen sparas i ett grundutförande kan de dokument och beskrivningar som efterfrågas enkelt anpassas till förutsättningarna i den aktuella upphandlingen och biläggas anbudet. Upprätta en digital verktygslåda, där grundläggande information om företaget samlas som kan användas som utgångspunkt. Glöm inte bort att anpassa grunddokumentation och standardbeskrivningarna efter kraven i den aktuella upphandlingen. Se även till att verktygslådan uppdateras löpande för att hålla den aktuell. - För statistik över upphandlingarna
Med statistiken får ni bra koll på den offentliga marknaden inom er bransch samt vetskap om när ett upphandlat avtal löper ut och således även information om när en ny upphandling kan förväntas annonseras. Information kan användas för att på ett tidigt stadium planera för nästa upphandling, allokera resurser för anbudsarbetet och vara förberedda på när ett viktigt avtal ska upphandlas på nytt.Statistiken kan användas som ett verktyg för att bevaka förlorade upphandlingar med fokus på när det finns störst möjlighet att påverka och föra dialog med upphandlande myndighet eller enhet inför nästa upphandling. Dialogen kan leda till att det blir en ny upphandling efter utgången av den fasta avtalstiden istället för att eventuella förlängningsoptioner utnyttjas.
Struktur och effektivitet avgör
Det finns en stor vinning i att se över er anbudsprocess samt anpassa rutiner, riktlinjer och arbetssätt till de förändrade förutsättningarna som de nya reglerna innebär i praktiken. Om anbudsarbetet struktureras och effektiviseras kan ni frigöra mer tid till att finslipa åtgärder av beskrivningar av utvärderingskriterium eller kalkylering av priser under själva anbudstiden, något som i slutänden kan vara direkt avgörande för om ert anbud ska bli det vinnande och ert företag ta hem den offentliga affären.
Ida-Maria Andersson
Daniel Lidman