Inom offentlig upphandling råder en ständig dragkamp mellan sekretess och offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen innebär att myndigheters verksamhet ska ske öppet och att alla har rätt att ta del av allmänna handlingar. Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) medför dock begränsningar i rätten att ta del av allmänna handlingar. Om en allmän handling är helt eller delvis sekretessbelagd är det förbjudet att föra vidare information från handlingen.
Huvudregeln är att alla handlingar blir offentliga efter tilldelning i en offentlig upphandling. En handling kan dock sekretessbeläggas enligt OSL om det allmänna (staten, samhället) eller den enskilde (ett företag eller en privatperson) kan antas lida skada om uppgiften röjs[1]. Skyddet för det allmänna är starkare än skyddet för den enskilde.
En handling förutsätts vara offentlig efter tilldelning, om inget annat har framkommit. Det innebär att anbudsgivare i sekretessbegäran måste ange en speciell omständighet eller särskilda förhållanden som skäl för att sekretess ska gälla. Motiveringen i sekretessbegäran är avgörande för om sekretess beviljas. Vi rekommenderar anbudsgivare att på ett tydligt och konkret sätt motivera på vilket sätt ni lider skada om en viss uppgift i ert anbud röjs samt att ni preciserar skadan för varje uppgift ni begär sekretess för. En generell begäran om sekretess är oftast inte tillräcklig.
Praxis ger en bra ledning kring vilka uppgifter i ett anbud som kan beläggas med sekretess. Priser på artikelnivå, referenser (namn på uppdragsgivare och kontaktperson), CV (namn), uppgifter om arbetsprocesser och delar av miljö- eller kvalitetsledningssystem har ansetts vara motiverat att sekretessbelägga.
Sekretess är snårigt. Här är några hållpunkter:
- Om endast en anbudsgivare begär sekretess för en viss uppgift i sitt anbud rekommenderar vi upphandlande myndighet att sekretessbelägga samma uppgift för samtliga anbudsgivare, även för dem som inte har begärt sekretess för uppgiften. Det är myndighetens skyldighet att sekretessbelägga uppgifter ”om det av särskild anledning kan antas att den enskilde lider skada om uppgiften röjs”. Det är alltså den upphandlande myndigheten som självständigt ska göra bedömningen av om uppgifter i anbudet ska sekretessbeläggas.
- Detta eftersom röjandet av uppgiften kan leda till skada för den enskilde.
- Ni har rätt att ta del av en konkurrents anbud till exempel inför en överprövning. Myndigheten är skyldig att beakta er begäran om att ta del av handlingar skyndsamt. Enligt JO innebär skyndsamt inom 24 timmar. Ett avslag på en begäran om att få ta del av handlingar kan överklagas till kammarrätten.
- Om ni har begärt sekretess för delar av ert anbud, men dessa ändå lämnas ut går det inte att överklaga beslutet. Det är dock möjligt att driva en skadeståndsprocess mot den upphandlande myndigheten för den skada ni lidit för att handlingen har lämnats ut.
- Myndigheten ska göra en självständig sekretessprövning för varje enskild uppgift i anbudet. Det innebär att anbudsgivare kan begära separata sekretessbeslut för varje enskild uppgift.
- Det är fullt möjligt att begära sekretess för sekretessbegäran.
- Offentlighetsprincipen gäller normalt inte statliga företag som är upphandlande myndigheter eller enheter. Dessa bolag är bara skyldiga att lämna viss information, som exempelvis tilldelningsbeslutet och skälen för det. De behöver inte lämna ut handlingar eller i övrigt lämna upplysningar om en avslutad upphandling.
- Sekretessprövningen görs först när en handling begärs utlämnad, inte när handlingen inkommer.
- I vanliga fall kan en handling i sin helhet inte beläggas med sekretess. För det fall en upphandling blir avbruten är skyddsintresset för det allmänna dock starkare. I dessa fall lämnar myndigheten därför oftast inte ut några handlingar eller information, eftersom det kan påverka upphandlingen negativt när den görs om.
Ida-Maria Andersson
Sara Dahlén
___________________
Uppdaterad 2017-11-14. Felaktiga uppgifter om vilka offentligt ägda bolag som omfattas av offentlighetsprincipen är nu rättade. Felet uppstod i redigeringen och inte av de skribenterna till texten. Inköpsrådet beklagar.
Uppdaterad 2017-11-27. Den första av hållpunkterna i punktlistan har utökats och förtydligats.
[1] 19 kap 3 § 1 st. OSL respektive 31 kap 16 § OSL