Fråga, svar Varför finns LUF? Varför behövs det speciella upphandlingslagar för dem som är verksamma inom vatten- och energiförsörjning? Joakim Lavér svarar på läsarfrågor.
Fråga: Ett ramavtal inom LOU får ju högst vara fyra år. Vad finns det för tidsgräns för ett vanligt upphandlat avtal? Hur långt får det vara?
Joakim Lavér svarar: Det finns ingen fastställd tidsgräns för hur långt ett vanligt avtal, det vill säga ett kontrakt, får vara. Ett upphandlat kontrakt bör dock – av både legala, praktiska och affärsmässiga skäl – alltid vara tidsbegränsat. Det kan nämligen anses strida mot LOU att ingå avtal som gäller tills vidare.
Hur långt ett upphandlat kontrakt får vara utan att det ska anses vara oproportionerligt långt måste i första hand avgöras med hänsyn upphandlingsföremålet, det som ska upphandlas och de investeringar som en leverantör måste göra för att kunna fullgöra sina åtaganden enligt kontraktet. Allmänt kan sägas att ju större investeringar som leverantören behöver göra och som ska betala sig under avtalstiden desto längre avtalstid kan motiveras.
Måste leverantören göra stora investeringar i till exempel maskiner, byggnader och fordon för att kunna utföra uppdraget så kan det motivera en lång avtalstid. Då behöver leverantören lång tid på sig för att kunna hämta hem investeringarna.
Det ligger också i upphandlande myndighets intresse att tillse att avtalstidens längd är tillräcklig för att vinnande leverantör ska kunna få betalt för sina investeringar under avtalstiden. Är avtalstiden för kort blir leverantörernas priser mycket höga då de måste beakta att deras investeringar kan komma att bli onödiga. Ibland kan ett alternativ till en lång avtalstid vara att den upphandlande myndigheten, efter avtalstidens slut, åtar sig att förvärva eller till leverantören lämna ersättning för de maskiner och anläggningar som leverantören anskaffat för att utföra uppdraget.
Naturligtvis bör hänsyn tas till leverantörernas investeringar men även köparen kan ha stora investeringskostnader som borde kunna motivera en längre avtalstid? Exempelvis byte av övergripande verksamhetssystem för en hel koncern där köparen investerar i enorma resurser både under upphandlingen men även efter avtal tecknats, d.v.s. under införandeprojektet. När projektet är infört och systemet har uppnått sitt syfte med ex. att effektivisera processer och säkra information för verksamheterna är det i princip dags att påbörja en ny upphandling. Det är väl varken affärsmässigt eller ekonomiskt försvarbart? Det finns olika svar på hur lång en avtalstid får vara vad gäller verksamhetssystem och det vore intressant att veta er tolkning, artikeln handlade kanske mer om LUF men frågeställningen är densamma.