Expertkommentar

Summering, analys och planering brukar vara höstens fokus. Men hur planerar vi för att arbeta med och effektivisera arbetet för mer hållbara offentliga affärer? Här kommer Lena Mårdhs summering efter över ett år på Svanen och några tankar på planering för 2025. Men även tips på vad du kan göra för att planera ditt hållbarhetsarbetet bättre.

I en tidigare expertkommentar har jag tittat närmare på den föreslagna nya cybersäkerhetslagen och kravet på säkerhet i leveranskedjan från ett utkontrakteringsperspektiv. Bakgrunden var utredningen om genomförande av Nis2-direktivet som kom i mars i år, skriver Peter Nordbeck. Nyligen kom slutbetänkandet Motståndskraft i samhällsviktiga tjänster .

Föreställ dig att avtalsuppföljning är som att styra ett skepp på öppet hav. Ibland är vattnet lugnt, vinden perfekt, och vi glider fram utan ansträngning. Men plötsligt kan en storm blåsa upp – och den stormen kallar vi avvikelser. Som avtalscontroller är jag kaptenen, och det gäller att hålla rätt kurs, även när vågorna är höga, skriver Arian Dushku.

Det pratas mycket nu i Upphandlingssverige om robusta inköp och krisberedskap. Hur kan vi försäkra oss om att samhällsviktiga funktioner fortsätter att levereras när krisen kommer? Jämfört med grannlandet Finland ligger vi långt efter, skriver Magnus Johansson, Företagarna.

Tänk dig en fotbollsmatch där du inte tar med din bästa försvarare förrän motståndarna redan har gjort tre mål. Ingen vettig tränare skulle göra det, eller hur? Men det är precis vad många gör i sina upphandlingar när de låter avtalscontrollern komma in efter att avtalet är påskrivet och leveranserna har börjat. Mitt råd? Sätt in avtalscontrollern på planen redan från avspark! skriver Arian Dushku, avtalscontroller.

Trots att det nu gått drygt två och ett halvt år sedan HFD meddelade domarna om påtalandeskyldighet är det fortfarande oklart hur denna praxis ska tillämpas. Det är viktigt att det klarläggs hur omfattande denna skyldighet är, skriver Anders Asplund.

Upphandlaren ensam kan inte rädda världen genom upphandlingen. Det behövs samarbete med olika personer och organisationer. Genom dialog med leverantörerna under avtalstiden om vidareutvecklingsvillkor kan vi tillsammans lyckas i den hållbara omställningen, skriver Lena Mårdh.

Upphandlingsdokument innehåller ofta krav på att företag som lämnar anbud ska ha erfarenhet av att ha utfört uppdrag som motsvarar det som upphandlas. Men något som även blivit vanligt är att det ställs ett annat krav på nystartade företag. Det ser jag som både olämpligt och otillåtet, skriver Magnus Nilsson, Inköpsrådets expert.

För tio år sedan kunde du hitta nästan alla upphandlingsregler regler direkt i LOU. Så ser det inte ut längre. EU beslutar om fler och fler regelverk som egentligen inte handlar om offentlig upphandling, men som ändå innehåller upphandlingsregler. Hur lätt är det i dag att egentligen veta vad som gäller? Olle Lindberg kommenterar utvecklingen.

Det finns utmaningar med hållbar upphandling och de behöver lösas i det dagliga arbetet. Kategoristyrning med hållbarhetsaspekter kan vara ett sätt att komma igång. Lena Mårdh berättar om sina erfarenheter av att integrera hållbarhet i kategoristyrningen.

Trots att flera kommuner tidigare upphandlat gemensamt ska värdet för en av kommunernas direktupphandlade avtal räknas för sig, enligt en ny dom från Kammarrätten i Jönköping. Olle Lindberg, Kahn Pedersen, kommenterar domen.

Disclaimer! Jag brukar identifiera mig själv som bakåtsträvare. Så vet ni det, när jag nu ska prata lite om att öppna för innovation i avtal, skriver Marcus Bäckström

Utmaningar med hållbar upphandling är det många som upplever. Men lagstiftningen ger många möjligheter och vissa skyldigheter. Det gäller att bättre nyttja det bättre, anser Lena Mårdh. Med mer strukturerat arbetssätt behöver man inte vänta på ny lagstiftning.

Utgångspunkten vid offentlig upphandling måste vara att öppna för en sund och effektiv konkurrens. Det är i vart fall ett syfte med lagstiftningen. Den offentliga affären är komplex och det finns praktiska tillämpningsproblem. Inte minst för att bekämpa välfärdsbrott. Ett intressant initiativ är att betygsätta leveranser, konstaterar Magnus Johansson, Företagarna.

Mycket händer på hållbarhetsområdet i EU som påverkar upphandlingar. Vänta inte med anpassningen, det finns många möjligheter att starta redan nu och vara förbered när nya lagar kommer, säger Lena Mårdh och förklarar möjligheterna.

Vi som jobbar med offentlig upphandling kastas oftast in i olika faser av upphandlingsprocessen utan att stanna upp och ställa oss frågan, hur hamnade vi här? Ett av de grundläggande besluten om hur ett behov ska tillgodoses är om det ska konkurrensutsättas eller om verksamheten ska bedrivas i egen regi, skriver Magnus Johansson.

Min spaning för 2024 handlar om att få ordning på grunddata och det personliga mötet, skriver Helena Brynolfsson. Vi får fler förfrågningsunderlag och anbud som är AI-genererade och det blir svårare att välja. Det personliga mötet kommer därför att spela en viktig roll.

Svenskt Näringsliv beskriver i sin nya rapport hur Sverige kan bli mer cirkulärt. Jag håller med, mycket behöver förändras. Vi löser inte en omställning till cirkulär ekonomi genom att arbeta som tidigare, skriver Lena Mårdh och tipsar om hur en förändring kan ske.

Det går att främja ett jämställt samhälle på en rad olika sätt genom offentlig upphandling. Jag vet att det råder delade meningar huruvida den här typen av hänsyn bör tas vid offentliga upphandlingar. Jag tycker det finns många skäl att göra det, skriver Magnus Nilsson.

Effektiva inköp är viktigt för en hållbar och effektiv offentlig förvaltning. När inköp görs på ett effektivt sätt kan de uppnå flera mål, inte minst maximera värdet av skattemedlen och främja konkurrens och innovation, skriver Magnus Johansson, Företagarna. Han noterar att Sverige saknar en effektivitetstillsyn.

Konkurrensen om offentliga kontrakt har minskat det senaste årtiondet. Reformen av 2014 års EU:s direktiv, med förenklade och förkortade upphandlingsförfaranden, har inte visat tecken på att vända trenden, skriver Magnus Johansson.

En upphandlande myndighet har i undantagsfall skyldighet att acceptera anbud som avviker från kontraktsföremålet. Vad innebär detta i entreprenader och vilken betydelse har det att upphandlingsdokument upprättats enligt AMA? Inköpsrådets expert på entreprenadupphandling Jakob Waldersten ger sin syn på saken.

Att skapa trovärdighet med era hållbara offentliga affärer tror jag är framtiden. Därför blir det bara viktigare med ett strukturerat och effektivt arbete för att använda skattepengarna på ett hållbart sätt. Detta kommer behövas för en medveten och hållbar kommunikation, skriver Lena Mårdh.

Vill du också ha med verksamheterna och känna ett engagemang i upphandlingsprocessen? Då kan det vara bra att börja ta ett strategiskt grepp för en gemensam resursplanering. Som dessutom kommer skapa större förståelse för era offentliga affärer, skriver Inköpsrådets expert Lena Mårdh.

En fråga som jag ofta brottas med är varför inte fler företag lämnar gemensamma anbud i offentlig upphandling? Att samarbeta för att tillsammans uppfylla de krav som ställs i offentliga upphandlingar är en stor fördel för framför allt små och medelstora företag, skriver Magnus Johansson.

Hösten har anlänt och vi befinner oss mitt i den kanske mest produktiva delen av terminen. Allt som har planerats i månader ska nu presenteras och det märks i ens flöden på sociala medier! Fler småföretagare än tidigare deltar i offentlig upphandling, skriver Magnus Johansson. Det visar en rapport från Företagarna som kom i september.

I min förra expertkommentar skrev jag om att EU-parlamentet hade invändningar mot European Union-U.S. Data Privacy Framework, ett ramverk som syftar till att göra det möjligt att överföra personuppgifter från EU till USA. Min gissning då var att EU-kommissionen ändå skulle driva igenom ett beslut om adekvat skyddsnivå för ramverket. Och det var det som hände, skriver Peter Nordbeck.

Jag har i över 25 år arbetat med, föreläst och skrivit spaltmetrar om spendanalys och ärligt talat trott att jag skrivit klart om området. Att det helt enkelt inte fanns mer att ösa ur och skriva om. Men så har tre reflektioner dykt upp, som jag skulle vilja dela med er, skriver Helena Brynolfsson, Inköpsrådets expert.

När ni börjar ställa hållbarhetskrav är det också dags att strukturera uppföljningen på ett hållbart sätt. Här är flera prioriteringstips på hur ni ska lyckas följa upp hållbara affärer och hur ni kan effektivisera genom samarbete, skriver Lena Mårdh, Inköpsrådets hållbarhetsexpert.

Leverantörskontrollutredningens betänkande innehåller välkomna nyheter som en genomgång av vilka brott som faktiskt motsvaras av dem som nämns i LOU. Men andra delar väcker följdfrågor: Hur lång tid kan en leverantörsprövning komma att ta? Krävs inte ett mer träffsäkert verktyg än en sanningsförsäkran? Olle Lindberg, Kahn Pedersen, kommenterar utredningen.

Jag förstår näringslivets, ibland återkommande, frustration över offentliga upphandlingar. Vi måste bli bättre! Men det krävs arbete och samarbete som vi måste lägga ner nu, innan det är för sent. Vi kan inte vänta med målmedvetna och hållbara offentliga affärer, skriver Lena Mårdh.

Kärt barn har många namn, hållbarhetskrav, träffsäker upphandling… eller är det bara målmedvetna krav vi ska ställa? Oavsett vilket så behöver det göras på ett strukturerat och systematiskt sätt och att LOU säger att det är ok, skriver Lena Mårdh, Inköpsrådets expert.

Offentlig upphandling är ingen ”one man show”. Tyvärr, kanske man kan säga, för då hade det bara varit ens egen vilja att hantera under en upphandlingsprocess, skriver Marcus Bäckström, upphandlingsstrateg i Simrishamn. Han berättar om nyttan med kommunens styrdokument.

Överprövningar upplevs ofta som att de sker i ett rättsligt vakuum. Bedömningarna görs utifrån ett upphandlingsrättsligt perspektiv, och varken verkligheten eller andra rättsområden verkar ha någon betydelse. Olle Lindberg och Albin Nyrén, Kahn Pedersen, beskriver tre kammarrättsmål där utgången berott på annat än upphandlingsrättsliga bedömningar.

Vi tycker att det är något onormalt med onormalt låga anbud. Eller ja, kanske inte med anbuden. Men med den rättspraxis som utvecklats kring hur upphandlande myndighet ska göra för att på rätt sätt bedöma om ett anbud är onormalt lågt, skriver Fia Hendar och Joel Lack, Adda.

Ett nytt mål från Kammarrätten i Göteborg är ett gott exempel på den sannolikt vanligaste typen av överprövningsmål. Har vinnande anbudsgivare redovisat alla nödvändiga uppgifter om utförda referensuppdrag? Olle Lindberg, Kahn Pedersen, beskriver målet, och funderar på vad som möjligen hade kunnat förebygga domstolsprocessen.

Peter Nordbeck fortsätter att skriva om myndigheters användning av molntjänster. Han tar upp den senaste utvecklingen kring det föreslagna nya ramverket för överföring av personuppgifter till USA och den kartläggning av myndigheters användning av molntjänster som har gjorts av den Europeiska dataskyddsstyrelsen.

Något vi ofta säger i upphandlingsvärlden är att ”ställ inga krav du inte kan följa upp”. Men hur vet vi att vi behandlar alla leverantörer lika om vi inte är säkra på att produkterna vi köper verkligen uppfyller ställda krav? skriver Linda Bjarle, Inköpsrådets expert.
 

Terminen går mot sitt slut och vi kan konstatera att den offentliga upphandlingen är i ständig rörelse. Det är just därför denna lagstiftning är så spännande. Under 2022 skedde en hel del lagförändringar och nu är det upp till bevis under 2023 för att se om det blev så mycket enklare eller bättre, skriver Magnus Johansson.

I Norden har vi de högsta nivåerna av social tillit i världen. Vi inköpare litar på våra leverantörer. När jag studerade i England var synen på leverantörer den motsatta. En tristare inställning, men onekligen ett intressant perspektiv när det gäller vårt arbete som inköpare, skriver Helena Brynolfsson.

Efter tre år som uppskattad expert på entreprenadupphandling på Inköpsrådet blickar Jakob Waldersten både bakåt och framåt. Har du  upptäckt den röda tråden i hans artiklar?

Tycker du att det är svårt att ställa relevanta kemikaliekrav? Varför inte börja jobba med miljömärkningar i stället. Att använda miljömärkningar som krav i upphandlingar är möjligt men även att utveckla arbetet tillsammans med leverantören under avtalstiden kan ge effekt, skriver Lena Mårdh.

Avgränsade detaljfrågor i rättspraxis kan ibland ha minst lika stor praktisk betydelse som generella vägledande uttalanden. Det konstaterar Olle Lindberg och Albin Nyrén, Kahn Pedersen, som resonerar om vikten av praktiskt orienterad rättspraxis och tar ett exempel från färsk kammarrättspraxis.

Jag förutsätter att du läser den här texten på din mobil. Nu för tiden använder 90 procent av befolkningen under 45 år mobilen för att surfa dagligen. Fler personer besöker hemsidor via mobilen än via en dator, och andelen ökar, skriver Marcus Bäckström, upphandlingsstrateg i Simrishamns kommun.

Den 1 juli 2022 infördes regeln i upphandlingslagarna om att överprövningsmål ska hanteras skyndsamt i domstolarna. Skyndsamhetskravet innehåller inte någon frist för när ett mål senast ska vara avgjort, men ger ändå en markering från lagstiftaren, skriver Magnus Johansson.

Under pandemin gjorde många konsumenter vad de kunde för att stötta mindre lokala leverantörer. I en lågkonjunktur är det svårare att hjälpa eftersom många brottas med att få ihop den egna ekonomin. Offentliga beställare måste därför bli bättre på att utforma sina upphandlingar så att fler och mindre företag får chansen att leverera, skriver Magnus Johansson.

Genom att våga lyfta hållbarhet tidigt i upphandlingsprocessen och våga diskutera målkonflikter tillsammans med sakkunniga kan man som upphandlande organisation skapa sig kunskap och rutiner för framtidens bästa offentliga affärer, skriver Lena Mårdh.

Den viktigaste delen av tillsynen över offentlig upphandling har länge varit leverantörers överprövningar av upphandlingar – inte Konkurrensverkets faktiska tillsynsarbete. Detta kan vara på väg att ändras. Olle Lindberg, Kahn Pedersen, undrar om det verkligen är önskvärt.

Det finns både för- och nackdelar med kollektiva nyttigheter. Exempel på sådana kan vara offentligt anordnade fyrverkerier, lekplatser eller vägar. De är exempel på varor som alla kanske inte vill vara med och betala för men ingen kan uteslutas från att ta del av resultatet, skriver Marcus Bäckström.

Johan Cronemans krönika i DN ”Är de naiva, medvetet oförstående, eller rent av korkade?”, handlar om missförhållanden inom elitidrotten. Ett ämne långt ifrån inköp, men med omarbetning skulle den kunna ställas till den omvärld som omger oss inom inköp, alltså ”Är de medvetet oförstående eller bara okunniga?”, skriver Helena Brynolfsson.