Det har länge pratats mycket om vikten av dialog inför upphandlingar. Och jag kan väl tryggt säga att det bara finns fördelar med en bra marknadsdialog inför upphandlingen för att skapa en bra affär. Men ibland är det bra att påminna sig om vikten av marknadsdialogerna, speciellt när det kommer till att säkerställa relevanta och drivande hållbarhetskrav.
Svenskt Näringsliv publicerade i februari en ny rapport om hur Sverige kan bli mer cirkulärt och går igenom vilka styrmedel och åtgärder som behövs för en ökad resurseffektivitet.
Utan att vara insatt i alla lagstiftningar och utmaningar som rapporten tar upp, så kan jag övergripande hålla med om att om vi ska få till en omställning till ett cirkulärt samhälle måste vi ändra vårt befintliga arbetssätt och inställning.
Att näringslivet vill ställa om till ett hållbart samhälle är ingen nyhet då det bara en konkurrensfördel för de företag som har börjat ställa om. Och att det som sägs i rapporten att ”seriösa företag ser positivt på tuffa krav, men anser samtidigt att de bör vara återkommande i likartade upphandlingar” är heller ingen nyhet.
Vi inom upphandlingsvärlden har en historik av att skriva kraven utifrån vad vi vet och känner till. Så hur får vi kraven i upphandlingar anpassade till en pågående omställning och samtidigt gynnar en cirkulär omställning?
Ärligt talat, offentlig sektor är inte expert på att driva företag eller experter på nytänkande idéer. Offentlig sektor har ett annat samhällsansvar som är minst lika viktigt. För att det offentliga ska kunna ställa om och ta sitt ansvar till ett cirkulärt samhälle behöver vi samarbeta bättre med näringslivet.
Precis som det nämns i rapporten om att företag har anpassat sig till högre hållbarhetskrav, behöver vi genom krav i upphandlingar också skapa förutsättningar för att företagen ska få en lönsamhet och effektivitet i sina anpassningar.
För om kommun A ställer krav på ett sätt eller ställer krav på en specifik lösning och kommun B formulerar sina krav i en liknande upphandling på ett annat sätt riskerar detta bara att skapa onödigt merarbete för företagen för att uppfylla olika kravformuleringar och uppföljningsambitioner.
Hållbarhetskraven bör därför anpassas till att uppfylla en viss funktion och inte specificera en exakt lösning i kravet. Detta gäller speciellt krav som ska gynna en pågående hållbarhetsomställning där varken köpare eller säljare kanske har en färdig lösning.
Sen blir det upp till anbudsgivarna att på ett sakligt och transparent sätt beskriva hur kravet uppfylls. Ett annat sätt är att använda standardiserade krav, som olika expertorganisationer har tagit fram, eller acceptera alternativa lösningar.
Cirkulär ekonomi är ett komplext område. För precis som Svenskt Näringsliv skriver i sin rapport om att ”cirkularitet är en naturlig del av näringslivet…”, så håller jag med om att det finns en stor potential att vidareutveckla Sveriges arbete.
Det var väl förra året, tror jag, som det kom information om att Sverige bara är 3-4 procent cirkulärt (om jag inte minns fel). Så vi har en lång väg kvar att gå. För att lösa detta tillsammans med näringslivet behövs dialog och olika samverkansformer.
I en samhällsomställning är det inte lämpligt att hitta en standardiserad lösning i ett tidigt skede. Som det beskrivs i rapportens har olika branscher kommit olika långt i utvecklingen och vissa företag arbetar med lösningar i flera olika stadier, medan andra specialiserar sig inom en avgränsad del. Allt utifrån deras egna förutsättningar och möjligheter.
Detta behöver vi förhålla oss till i upphandlingarna och samtidigt främja detta för att branscherna ska få de bästa förutsättningarna att gör det de är bäst på.
Så för att skapa de bästa förutsättningar för en cirkulär omställning i just din affär blir det viktigt att undersöka hur långt dina potentiella anbudsgivare har kommit när ni ska genomföra affären. Men glöm inte bort att skapa förutsättningar för en vidareutveckling under avtalstiden.
Gällande entreprenader finns ju även den fantastiska möjligheten till samverkansentreprenader där ni tillsammans med leverantören diskuterar fram lämpliga lösningar under kontraktstiden.
Precis som rapporten beskriver behövs ekonomiska styrmedel för att ge incitament till mer cirkulära affärsmodeller, för att skapa ekonomisk lönsamt i omställningen. Men även om jag misstänker att Svenskt Näringsliv främst avser styrmedel genom ändrade lagstiftningar så är det ju inget som hindrar att vi villkorar upphandlade avtals ersättningsmodeller att gynna en cirkulär omställning.
Min erfarenhet är att incitamentsmodeller inte är så jättevanliga. Men de behöver inte nödvändigtvis vara utformade så att offentlig sektor ska betala mer, utan kan vara villkorade så att viss prishöjning bara får ske om viss utveckling för en cirkulär omställning har skett.
För det är precis som det beskrivs i rapporten att ”den offentliga sektorn, genom gemensamma skattemedel, kan inte över lång tid betala mer för hållbara produkter”. Men jag skulle gärna vilja se att offentlig sektor genom hållbarhetskrav ser det lite som en investering som lönar sig på lång sikt.
Men här ställer ju tyvärr årsbudgetarna till ett hinder, enligt min mening, och även bristen på kunskapen hos ekonomer och styrningen av offentlig sektor skapar hinder för att räkna hem miljöinvesteringarna.
Lägsta pris kan ibland vara en bra utvärderingsmodell, men jag anser att vi behöver bli mycket bättre på att hitta alternativa sätt att utvärdera anbuden så att vi gynnar en omställning till cirkularitet och ett hållbart samhälle.
Ett lägsta pris i utvärderingen kan bli ett felformulerat styrmedel för att nå våra gemensamma hållbarhetsmål. Det kan till och med hämma utvecklingen och bara pressa priserna ytterligare och riskera att oseriösa företag gynnas.
För även om det i rapporten beskrivs att en cirkulär ekonomi inte kan nå sin fulla potential inom ramarna för dagens lagstiftning och samhällsstrukturer, så är jag övertygad om att vi kan göra mycket mer inom befintlig upphandlingslagstiftning.
Likaså togs det för några år sedan fram en nationell strategi och handlingsplan för cirkulär ekonomi. I strategin framgår att ”Det finns en stor potential att genom offentlig upphandling bidra till minskade utsläpp och främjande av utbud och efterfrågan på innovativa, cirkulära och klimatsmarta lösningar”. I handlingsplanen förtydligas sedan att ”Offentlig upphandling är ett viktigt verktyg i omställningen till cirkulär ekonomi eftersom den bl.a. kan bidra till en stor efterfrågan på återanvända produkter och återvunna material”.
Det viktiga att ha med sig är att den cirkulära ekonomin inte utgår från någon enskild utmaning som kan lösas separat utan bör i stället beaktas genom hela affärsprocessen. I kategoristyrningen, i förarbetet, i upphandlingsdokumenten, i avtalsuppföljningen och i förvaltningen av avtalet.
Det behövs därför ett medvetet och strategiskt arbetssätt för att tillämpa förhållningssätt och krav som främjar en cirkulär ekonomi vid upphandlingar.
För att skapa denna medvetenhet håller jag med rapporten om att det är bristen på kompetens och trögrörliga organisationer som generellt är det större hindret och inte upphandlingslagstiftningen.
Så hur skapar vi då en ökad medvetenhet? Ett sätt är att fler upphandlande organisationer skulle behöva gå över till kategoristyrning för sina upphandlingar och inköp, och integrera verksamheterna i arbetet att ta fram kategoriplanerna. Genom ett tvärfunktionellt arbetssätt skapas mycket bättre förutsättningar och kunskaper för bättre och hållbarare affärer.
Andra sätt att skapa bättre förutsättningar för att gynna en cirkulär omställning eller andra hållbarhetsmål har jag skrivit om i tidigare krönikor. Där kan ni bland annat läsa om att mappa era avtal mot olika hållbarhetsmål, hur ni kan arbeta med ett beställarengagemang eller strukturera arbetet för att inte se hållbarhetskraven som svåra och läskiga.
Men kan vi i alla fall enas om att tillsammans gör vi skillnad? Inom offentlig sektor och tillsammans med näringslivet.
Lena Mårdh
Hållbarhetsexpert inom offentlig upphandling och Projektledare på Miljömärkning Sverige AB (Svanen)
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer