Jag har under den senaste tiden fått möjlighet att ta del av och lyssna på vad några av våra duktiga kollegor gör för att förebygga, förhindra och stoppa bedrägerier av skattemedel inom offentlig sektor.
Som skattebetalare är jag ödmjukt tacksam för våra kollegors arbete med att stoppa dessa fula fiskar. Som inköpare och i min yrkesroll ger ämnet upphov till flera tankeställare om vår profession och vad vi behöver göra mer av här och nu och framgent.
Tankeställare #1: Är vi för naiva? Litar vi för mycket på våra leverantörer?
I Sverige och Norden har vi enligt det Nordiska Ministerrådet (2017) de högsta nivåerna av social tillit i världen. Tilliten kallas ”det nordiska guldet”. Förutom att det gör vardagen trevligare blir livet också enklare och lite smidigare.
Vi behöver inte ta höjd för att bli lurade när vi litar på varandra och på institutioner. Rent ekonomiskt innebär det att transaktionskostnaderna minskar (Naomi Abramowicz, 2022).
Vi inköpare drar nytta av denna tillit när vi gör affärer med våra leverantörer. Jag skulle vilja påstå att vår grundinställning är att vi litar på varandra som inköpare/leverantör, även om vi (inköpare) gör vissa kontroller av krav/uppgifter i leverantörers anbud/avtal.
Vi gör dock inte, och behöver oftast inte, genomföra långtgående kontroller som kräver en massa administrativt arbete. Tillit som utgångspunkt innebär därmed en praktisk praxis, som jag skulle påstå funkar hyfsat bra när det gäller förfrågningsunderlag, anbud och avtal.
Men när det gäller leverans, prestation och uppfyllelse av leveranslöften, så räcker det inte. För mycket står på spel ekonomiskt, kvalitets-, risk- och hållbarhetsmässigt. Många av oss inköpare gör en bra insats med att följa upp leverantörers prestationer och därmed säkra leveranser, men det är fortsatt alltför många som behöver bli markant bättre.
Tankeställare #2: Vad händer om vi vänder på perspektivet?
När jag tog min MBA (i Supply Management) vid University of Bath blev jag varse att man i England delvis hade en annan syn på sina leverantörer än den vi generellt sett har i Sverige.
Utgångspunkten var mer den motsatta, det vill säga vi litar inte på våra leverantörer. En tristare inställning kan man kanske tycka, men onekligen ett intressant perspektiv när det gäller vad det får för konsekvenser för arbetet som inköpare.
Jag skulle vilja påstå följande angående de olika perspektiven:
- Om vi inte helt litar på vår leverantör, är sannolikheten större att vi ser till att det finns kontrollpunkter där vi fortskridande stämmer av och checkar att allt går enligt plan.
- Om vi har mer tillit till vår leverantör, är sannolikheten större att vi avstår att kontrollera framdrift, utan vi litar på att allt ska gå som vi kommit överens om. Har vi tur blir det så, men vi kan också få obehagliga överraskningar i slutet i form av till exempel undermålig kvalitet eller ingen leverans alls.
Implikation för vårt arbete
Jag hoppas och tror att vi som grundinställning fortsatt kan utgå ifrån att vi kan lita på varandra som inköpare/leverantör. Det gör arbetet enklare, trevligare och billigare, eftersom det motsatta skulle innebära en uppbyggnad av kontroll och övervakning med mer byråkrati, ökad administration och ökade kostnader.
Det vi däremot måste bli bättre på är att ha koll (om vi inte redan har det). Koll på inköpsmönster, koll på våra leverantörer, deras prestationer, våra försörjningskedjor/-risker, riskbranscher vi gör affärer med. Sätter vi mål, mäter/följer vi upp, synliggör/rapporterar och går på och justerar när felaktigheter upptäcks så sänder vi ett tydligt budskap till vår verksamhet och marknaden att vi har koll. Hos oss har ”fula-fiskar-leverantörer” inget att hämta.
Helena Brynolfsson
Prosourcia
