Att vara eftertänksam bakåtsträvare

Det är beundransvärt, det är det! Att efterfråga funktion i stället för detaljstyrning. Att öppna för att införa ny teknik under avtalstiden som man inte vet finns i dag. Eller att upphandla något som inte finns, för att gemensamt testa något nytt.

Men det är ändå någonting som skaver i ekonomen i mig. För ett sådant upplägg kan väl aldrig vara lämpligt för alla upphandlingar? Ibland så måste man se mer långsiktigt på affären.

Om vi tittar på bilden nedan. I upphandlingsprocessen lägger vi mycket tid bara på att lära oss mer om marknaden och hitta rätt varor och tjänster i zon 1, att göra en bra upphandling i zon 2 och att säkerställa en bra avtalsstart i första halvan av zon 3.

Ibland köper vi saker med en lång avskrivningstid, vi inför system som kräver stora utbildningsinsatser och vi har många och långa dialogmöte med leverantörer för att säkerställa att den efterfrågade tjänsten levereras på rätt sätt.

Alla ovan nämnda insatser ska sedan betala sig i förvalta-fasen. Kanske bör produkterna man köpt in och systemet man byggt upp användas i 1-2 år innan det fungerar helt optimalt och sen i ytterligare 4-6 år innan det börjar kännas ”gammalt”.

Att då utan vidare eftertanke hoppa på nästa nya grej efter 2 år är kanske inte alltid det korrekta bara för att det är ännu nyare och ännu effektivare än det vi redan har? Om vi ser på affären som helhet får man kanske leva med den där nu lite gamla tekniken för att det är mer effektivt än att införa något nytt?

Och sen när avtalet börjar löpa mot sitt slut så tar man chansen att uppdatera till det bästa tillgängliga igen.

För några veckor sedan hade jag ett långt och givande samtal med en innovatör, Lina Svensberg, om en innovationsform som attraherade mig, nämligen efterfrågeacceleration. Lina har dessutom skrivit mycket bra om innovation kopplat till upphandling. Googla henne så får ni se!

Om man avslutningsvis tänker sig in i hur det fungerar i ens eget hushåll. Om jag köper en ny tvättmaskin eller tv så försöker jag köpa något som ekonomin tillåter som har de bästa möjliga funktionerna eller den högsta möjliga hållbarhetsklassen just då.

Men om det några månader senare kommer något som är ännu bättre så kan man inte kasta ut den nya produkten och köpa något nytt. Man får snällt leva med sin lite trötta tv tills den ger upp helt.

Jag tror att samma förhållningssätt, som exemplet med det egna hushållet, är bra för många kommunala avtal. Men det finns givetvis också avtal där det lämpar sig att ligga i framkant hela tiden. Låt bara inte det tankesättet ta över i alla upphandlingar, utan resonera aktivt vad som är bäst i varje enskilt fall.

Kanske ni riskerar att stå med lite gammal teknik om något år. Men ni har kanske å andra sidan bra och välfungerande rutiner med leverantören, trygga leveranser och tryggare personal. Och det är också värdefullt!

Marcus Bäckström
Upphandlingsstrateg