Jag vet att det har diskuterats länge att vi måste bli bättre på att följa upp våra upphandlade avtal. Det har säkert har diskuterats alldeles för länge. Men det finns fortfarande brister, utmaningar samt att det verkar saknas resurser och strukturer för att få till en fungerande avtalsuppföljning.
Behöver jag gå in på riskerna med bristande avtalsuppföljning och varför vi behöver följa upp våra avtal? Ett par av de risker Upphandlingsmyndigheten listas som jag anser kopplar an till uppföljning av hållbarhetskraven är:
- ”Fel leverantör vinner upphandlingen.” Det vill säga att det kanske fanns en annan leverantör som faktiskt kan bidra till en hållbar omställning på ett bättre sätt enligt de krav som var ställda.
- ”Leveranser sker inte enligt avtal.” Det vill säga att ni riskerar att betala mer än vad ni får, vilket i sig är slöseri med skattepengar.
I en artikel på Inköpsrådet i juni 2021 berättade jag om uppföljningsmatrisen jag hade tagit fram då. Både artikeln och matrisen fick stor uppmärksamhet och får ibland fortfarande. Det är självklart jättekul.
Men hur får man till prioriteringen av vilka hållbarhetskrav som är viktigast att följa upp? … För det blir ibland många krav för att det är många målsättningar och hållbarhetsperspektiv som berörs i en och samma affär. Och våra resurser är inte oändliga.
Och som ni alla vet så finns det ju även några skyldigheter i upphandlingslagarna att ställa vissa hållbarhetskrav. Dessa kommer vi inte undan om vi ska följa Sveriges lagar.
Så det gäller att tänka till när man ställer kraven hur de ska följas upp. Men också skapa en systematik i hela uppföljningsarbetet.
När jag började min nuvarande tjänst som hållbarhetsstrateg på Huddinge kommun och vi började att systematisera arbetet med hållbarhet i affärerna uppstod ganska snabbt frågor om hur ska hållbarhetskraven följas upp.
Och även om uppföljningsmatrisen började förklara hur hållbarhetskraven kunde följas upp, kvarstår fortfarande frågan om att få det gjort och ta sig tid att göra uppföljningen. Detta är nog väldigt vanligt i hela Upphandlingssverige.
Så jag tänkte att jag skulle vidareutveckla en tanke på prioritering av vilka hållbarhetskrav som skulle kunna följas upp samt när under avtalstiden.
Vi vet alla att det bästa är att planera uppföljningen så tidigt som möjligt och gärna redan när kraven skrivs. Men säg att planeringen för avtalsuppföljningen ska göras när upphandlingen har annonserats.
Det finns fördelar med det. En fördel är att man har alla krav och tankarna bakom kraven färskt i minnet. Här ska ju självklart även planeringen för uppföljning av hållbarhetskraven inkluderas.
Detta bör rimligen dokumenteras i en uppföljningsplan med vad som ska följas upp, på vilket sätt, när och av vem. Och nej allt behöver inte följas upp samtidigt och alla krav kanske inte behöver följas upp. Här gäller det att prioritera. Både vad det gäller tidpunkt, hur kraven ska följas upp och vilka krav.
Prioritera vilka hållbarhetskrav som ska följas upp:
- I och med att vi i vissa fall har skyldighet att ställa hållbarhetskrav enligt upphandlingslagarna kan jag anse att dessa bör vara högt prioriterade vid uppföljningen.
- Därefter kommer de interna skyldigheterna enligt den egna organisationen. Här kan det finns dokument liknande Mål och budget, Översiktsplan, Miljöprogram och liknande stora övergripande styrdokument som alla tjänstepersoner har en skyldighet att följa i sina arbetsuppgifter.
- Sen finns troligen en uppsjö av flera andra styrdokument av olika karaktärer som kan beröra olika affärer.
Flera av dessa styrdokument innehåller troligen mål eller ambitioner som går att konkretisera ner till hållbarhetskrav som bör prioriteras högt vid uppföljningen.
Prioritering när och hur olika hållbarhetskrav som ska följas upp:
- Strategiskt viktiga hållbarhetskrav kan vara bra att säkerställa tidigt under avtalstiden. Detta kan göras genom en egenrapportering som leverantören fyller i eller att man begär in en plan för hur leverantören ska leva upp till kravet under avtalstiden. Detta skapar bra förutsättningar för en dialog under avtalstiden att lyckas eller prioritera vidare för en större upphandling senare. Till exempel kan det vara bra att redan vid avtalsstart eller strax efter begära in en egenrapportering för arbetsrättsliga villkor för att se att leverantören har förutsättningar för att klara av kraven. Däremot kan en egenrapportering för fordon och drivmedelskrav kanske ske efter ett halvår, då några transporter bör ha skett.
- År två kan man sedan planera in en större uppföljning av dessa krav genom att begära in dokumentation. Eller så kanske det finns andra krav som har krävt lite tid av utförandet för att kontrollera. Då kan det vara bra att planera in dem lite senare under avtalstiden. Men oavsett så bör det göras i god tid innan en eventuell förlängning av avtalet. Till exempel kan man då begära in dokumentation som styrker svaren för egenrapporteringarna eller där det finns risker för brister i kravefterlevnaden.
- Tredje året kan igen fokusera på en lättare uppföljning av kanske andra hållbarhetskrav. Eller så behöver så har tidigare uppföljning visat på sådana brister att dessa behöver fortsätta följas upp. Till exempel om leverantören ska ta fram en handlingsplan och resultatet behöver säkerställas.
- För att sedan sista året fokusera på att följa upp lite mer igen och fokusera på att skapa lärdomar för en kommande upphandling. Här kan man till exempel börja kolla på statistik för inköpta varor med miljömärkningar för att kunna höja kravställningen nästa gång.
Prioritera vem som ska följa upp olika hållbarhetskrav:
Här bör man se till att flera personer bidrar till uppföljning av de gemensamma avtalen. Olika personer har olika kunskaper och förutsättningar att följa upp olika hållbarhetskrav. Men här kommer några tankar att ta med sig:
- Vissa krav kan mycket väl följas upp genom att begära in ett certifikat eller ett utbildningsbevis. Dessa kan lätt begäras in och verifieras av upphandlare eller avtalscontroller utan specifik hållbarhetskunskap.
- Sen finns det andra hållbarhetskrav som kräver lite mer hållbarhetskunskap inom området. Dessa kanske ska följas upp av en sakkunnig inom organisationen. Om det är en miljöstrateg, fordonsansvarig eller kemikaliesamordnare behöver ju självklart bestämmas med anledning av vilket krav som ska följas upp. Tänk bara på att informera dem om nödvändig information om uppföljning och avtalet.
- Sen har vi ju även den kanske mer praktiska eller reaktiva uppföljningen och säkerställa att man faktiskt får det man beställt vid en leverans. Det skulle kunna vara att en miljömärkt vara kommer om det är det man har beställt. Eller att entreprenören följer sin miljöplan i utförandet. Dessa krav följs rimligen bäst upp av beställarna ute i verksamheterna.
Avtal som är viktigast att följa upp:
Sen kan det ju även vara så att avtalet eller branschen i sig kräver lite extra kontroll. Detta skulle kunna vara till exempel:
- Det är ett högt kontraktsvärde, så det är viktigt att säkerställa att kraven efterlevs av den anledningen. Detta då hållbarhetskrav har en stor påverkan.
- Eller så finns det ju tyvärr branscher som tyvärr inte är helt ärliga i sin relation med sina kunder eller offentlig sektor. Bara just av den anledning är det därför viktigt att säkerställa dessa avtal. Då det troligen finns risk att även hållbarhetskraven kan brista.
Nu kan ju alla dessa prioriteringar självklart även gälla alla typer av krav och villkor och är inget speciellt för bara hållbarhetskraven. Men det är ju åt det hållet jag anser att vi behöver gå åt. Att hållbarhetskraven inte har något speciell särställning i offentliga affärer. Det ska ju behandlas som alla andra krav.
Det kan ju annars blir lite diskriminerade… jaja lite skämtsamt, men ni fattar väl. Likabehandlingsprincipen det vill säga!
Sen har jag ju inte ens nämnt att nyttja andras erfarenheter av uppföljningar. Har ni ett gemensamt avtal med ert kommunala bolag så behöver kanske ni inte båda behöver följa upp samma saker. Har de stora inköpscentralerna avtalserfarenhet och ni har samma leverantör? Går det att dra nytta av det? Det vill säga hitta era effektiviseringar och samarbeta med andra. I flera avtal har vi nog samma leverantörer både regionalt och/eller nationellt.
Lena Mårdh
Hållbarhetsexpert inom offentlig upphandling
