Hennes matris underlättar uppföljning

UPPDATERING: Nu finns matrisen att ladda hem, se länk under artikeln.

Sedan 2020 är Lena Mårdh hållbarhetsstrateg på Upphandlingssektionen på Huddinge kommun på halvtid. Den andra halvan av sin arbetstid har hon samma roll på kommunerna Haninge och Nynäshamn, som genom en gemensam upphandlingsnämnd har verksamheten Upphandling Södertörn.

Uppdraget är att stödja de sammanlagt omkring 30 upphandlarna och verksamheterna att få in hållbarhet i affärsprocessen. 

– Det finns många praktiska frågor att lösa. Jag utvecklar och samlar stöd, mallar och verktyg, säger Lena Mårdh som tidigare arbetat på Upphandlingsmyndigheten där hon tog fram stöd för att tillämpa arbetsrättsliga villkor.

En viktig uppgift är att få till avtalsuppföljningen av hållbarhetskraven, ett område där det finns stor förbättringspotential, anser hon.

– Många upphandlare behöver hjälp med hur hållbarhetskraven ska kunna följas upp effektivt, då de behöver prioritera hårt för att hinna med avtalsuppföljningen.

För att underlätta arbetet har Lena Mårdh tagit fram en matris för uppföljning av hållbarhetskrav som enkelt kan anpassas efter verksamheter och avtal. I matrisen finns tydliga förslag angivet hur olika krav kan följas upp, när och av vem.

–  Matrisen är tänkt att informera om en effektiv uppföljning av hållbarhetskraven, så att det skapar bättre förutsättningar för att få det gjort, säger Lena Mårdh.

Det är upphandlarna som ansvarar att genomföra den proaktiva avtalsuppföljningen av de enskilda avtalen.

– Man kan inte göra allt på en gång. Upphandlarna hämtar data och inspiration till uppföljningsplanen från matrisen, vilket underlättar prioriteringarna.

Som exempel ger hon ett krav på hur en viss andel förnybart bränsle kan följas upp.

– Vi begär och får in en egenrapportering från leverantören. Rapporteringen summerar leverantörens svar som vi kan kontrollera mot kravställningen. Vill vi sedan kontrollera leverantörens svar kan vi göra stickprov av faktura och kvitton. Matrisen beskriver olika uppföljningssätt, för att kunna göra en effektiv kontroll.

En bra uppföljning gör också startsträckan för en ny upphandling mycket kortare, påpekar Lena Mårdh.

– Uppföljning är en första input till nästa upphandling. Vilka krav funkar och vilka funkar inte? Målet är att successivt skruva upp kraven så att vi driver på mot ett mer hållbart samhälle.

Målet är att uppföljningen av hållbarhetskraven helt integreras i den vanliga avtalsuppföljningen, enligt Lena Mårdh.

– Men där är vi inte ännu. Därför ser vi behov av en separat matris för att tydliggöra och skapa bättre förutsättningar för hur hållbarhetskrav kan följas upp. Den behövs för att det uppstår funderingar hur uppföljningen av hållbarhetskraven ska gå till.

Här finns matrisen