För självklart är upphandling inget ensamarbete. En förutsättning för att en upphandling ska resultera i ett bra avtal är snarare en förmåga att blanda in många olika personer med olika kompetenser i processen och att försöka medla mellan dessa personers olika åsikter och önskemål.
Att jobba som offentlig upphandlare innebär att samla ihop dessa synpunkter och önskemål, stämma av med marknaden, göra avvägningar, stämma av igen, säkerställa att kravställningen är i nivå med vad marknaden kan erbjuda, göra nya avvägningar och sen sammanfatta allt i ett förfrågningsunderlag som ska godkännas av beslutsfattare.
En organisation som består av 1 500 medarbetare, på olika befattningsnivåer och med olika bakgrunder, ställer höga krav på en fungerande styrning från den högsta ledningen. Att det finns processer som säkerställer att ledningens önskemål tas till vara i våra avtal – även om högsta ledningen inte alltid blir direkt inblandad i de enskilda upphandlingsprocesserna.
Det ställer förresten inte bara krav på oss som arbetar med upphandling. Det ställer också krav på ledningen.
Ett vanligt problem som jag upplever, när jag diskuterar upphandling med kollegor i andra kommuner, är att det är svårt att ta till sig och använda de styrdokument som finns. Konkurrens är viktigt. Möjlighet för små och medelstora, gärna lokala, företag att konkurrera är högt prioriterat.
Självklart är miljö och sociala hänsyn också viktigt. Och bra priser. Biologisk mångfald får vi inte glömma. Klimatförändringarna. Utsläppen. Motståndskraft vid kriser och informationssäkerhet. Arbetsrättsliga överväganden! Och självklart tillgänglighetsfrågor, möjlighet till praktik och jämställdhetsarbete. Så länge allt detta håller högsta klass är vi nöjda.
Det säger förstås sig självt att man måste prioritera mellan ovan frågor när man väljer leverantör för det finns ingen leverantör som kan vara bäst på allt. Hur man ska prioritera är dock inte alltid så tydligt och överlåtes relativt ofta till beslutsfattare längre ner i organisationen.
En budgetansvarig chef sätter ofta frågor om pris och konkurrens högt och självklart ska man hålla sin budget, men för att inte riskera att ”göra fel” kan frågan om priset överskugga alla andra frågor om den som håller i budgeten också är den som fattar beslut i upphandlingsprocessen.
Då krävs tydligare vägledning från kommunens styrdokument, styrdokument, alltså dokument som faktiskt styr verksamheten och som inte bara är fina ord på ett papper.
För några år sedan gjorde jag ett försök att uppdatera våra styrdokument i Simrishamns kommun för att det skulle bli enklare för chefer att veta vad ledningen förväntar sig. I våra senaste riktlinjer för upphandlingsverksamheten finns det därför inte bara allmänna beskrivningar om vad som är viktigt att göra, utan också konkreta mål för varje upphandling att förhålla sig till.
De är inte jättehögt ställda och det kan absolut finnas utrymme för att sikta på att överträffa målen i enskilda upphandlingar, men i och med att det finns tydliga målsättningar har vi i alla fall en gemensam grund att förhålla oss till när vi diskuterar om en upphandling blivit lyckad eller inte.
Målen då? Jo, vi utgick från ekonomisk, miljömässig och social hållbarhet och kom fram till följande:
Ekonomisk hållbarhet
Konkurrens: Vi ska jobba för att få minst tre anbud i varje upphandling.
Avtalstrohet: Ramavtal som tecknas ska användas på ett korrekt sätt, i enlighet med de villkor som ställts upp i avtalet.
Uppföljning: Avtal ska följas upp i den utsträckning som krävs med hänsyn till påverkan och risk.
Miljömässig hållbarhet
Livscykelperspektiv: Vid upphandling av varor och tjänster ska kostnader under hela livscykeln beaktas.
Miljömärkning: Där det är möjligt ska miljömärkta produkter efterfrågas.
Engångsartiklar: Vi ska så långt det är möjligt undvika engångsartiklar och, då dessa ändå behövs, inte köpa engångsartiklar i plast utan i andra nedbrytbara material.
Baskrav: Vi ska alltid minst följa upphandlingsmyndighetens baskrav eller motsvarande när sådana finns tillgängliga.
Social hållbarhet
Arbetsrätt och arbetsmiljö: I de branscher där det är lämpligt ska arbetsrättsliga krav och krav på de anställdas arbetsmiljö ställas.
Sysselsättning: Vi ska arbeta aktivt med och överväga att lägga in sysselsättningskrav i våra upphandlingar.
Tillgänglighet: Upphandlade varor och tjänster ska vara tillgängliga för alla, oavsett funktionshinder.
Checklistor
Ovan har resulterat i checklistor och standarddokument som vi använder oss av i våra upphandlingar och stämmer av med verksamheten som en naturlig del av upphandlingsprocessen. Om en beslutsfattare vill att vi försöker rikta oss till bara en leverantör kan vi peka på riktlinjerna och säga att vi måste jobba för att få in flera offerter.
Om en deltagare i en referensgrupp tycker att det där med sysselsättningskrav inte ger någon reell effekt så kan vi peka på ledningens önskemål och säga att vi måste jobba med det som en del av processen.
Och om vi hittar engångsartiklar i plast som köps i e-handelssystemet kan vi plocka bort dem och ta en dialog med berörda verksamheter samt aktuell leverantör om alternativ som kan köpas i stället.
Att jobba med tydlig styrning ger också mig som upphandlare, utan något formellt mandat att fatta beslut för kommunens räkning, att påverka verksamheten i en riktning som jag bedömer går i linje med ledningens mål.
Att ”jobba med att få tre anbud i upphandlingen” sätter också en tydligare gräns för när vi gjort ett bra jobb och när vi har ”misslyckats”. Om vi får två anbud så är det de facto lägre än tre, och då får vi analysera och förklara varför upphandlingen gav så dålig konkurrens. En mer allmän formulering om att ”jobba mot god konkurrens” hade kanske inte inneburit samma möjlighet till reflektion och självkritik.
Det finns säkert mycket att diskutera och eventuellt också mer att önska av Simrishamns kommuns styrdokument, men jag upplever att mitt jobb som upphandlare blivit lättare med de nya styrdokumenten. Och då har de gjort nytta!
Marcus Bäckström
Upphandlingsstrateg
Simrishamns kommun
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?
