Avtalsuppföljning är inte ett ”sist på bollen”-spel. Det ska vara med från start. Redan vid det första mötet med referensgruppen bör avtalscontrollern finnas på plats. Varför? För att den här personen ofta har en enorm erfarenhetsbank – full av lärdomar från tidigare avtalsperioder. Det är som att ha en spelare som redan vet var motståndarna kommer att skjuta nästa gång. Ovärderligt!
Controllern har redan sett vad som fungerat och vad som inte gjort det i tidigare avtal. Vilka delar var rena fullträffar? Var blev det självmål? Har vi följt spelets regler, eller har det blivit några oplanerade inköp utanför avtalet?
Och hur har relationen med våra ”lagkamrater” – leverantörerna – varit? Har det varit ett väloljat samarbete, eller har vi behövt ge gult kort i form av sanktioner som viten?
Alla dessa insikter borde påverka hur vi formar nästa upphandling. Och avtalscontrollerns erfarenhet är nyckeln. Det är som att ha någon som inte bara vet hur matchen gick, utan också kan läsa hela spelet och planera en strategi för kommande matcher.
Ibland kommer referensgruppen med förslag som verkar lysande, men som i praktiken är svåra att följa upp. Här behöver avtalscontrollern kliva fram och ställa de där tuffa frågorna: ”Går det här verkligen att följa upp? Är det här kravet lika bra i verkligheten som det ser ut på papperet?” Om inte, kanske det borde lämnas utanför, precis som en fotbollsspelare som inte kan passa bollen rakt.
Avtalsuppföljning börjar alltså långt innan bläcket har torkat på avtalet. Det är en process som pågår från första diskussionen om behov och krav ända fram till slutet av avtalsperioden. Om vi vill att upphandlingar ska fungera i verkligheten – och inte bara på papperet – måste vi ge avtalscontrollern utrymme att vara med från start till mål.
Så här är mitt budskap: Nästa gång ni samlas med referensgruppen för en ny upphandling, se till att avtalscontrollern är med vid bordet. Det är där grunden till en framgångsrik upphandling läggs, långt innan avtalet skrivs på.
Och om ni inte har en avtalscontroller i dag? Anställ en! Saknar ni resurser? Skapa dem! Presentera de goda exemplen för ansvariga chefer – en avtalscontroller betalar i regel sig själv, och gör att ni slipper stå där och undra varför spelet inte gick som planerat.
Arian Dushku
Avtalscontroller
Helsingborg Stad
