Den första handlar om att tänka efter innan ni väljer lösning för era spendanalyser genom att fundera igenom vilket fördelningsperspektiv ni vill ha och hur mycket tid ni kan och vill lägga på att mappa och rätta.
Den andra handlar om att spendinsikt (spend insight) inte räcker, utan att det krävs agerande (spend action) för att det överhuvudtaget ska vara någon mening med att göra spendanalyser.
Den tredje och sista berör det något oglamorösa tipset om att det vore bäst att städa i masterdatan först och därmed få korrekt data och bra spendanalyser. I stället för att, som de flesta av oss gör nu, försöka utvinna bra spendanalyser från medioker/bristfällig data för att erhålla intressanta observationer att agera på.
Reflektion #1: Mappningsprincip – vilket fördelningsperspektiv vill du ha?
Vi kan när vi gör spendanalys (via Excel eller olika spendverktyg) mappa/sortera själva spenden utifrån olika principer. Vi kan till exempel mappa på leverantör, konto, CPV eller UNSPSC.
Min erfarenhet är att olika mappningsprinciper ger olika perspektiv och därmed olika fördelar och nackdelar och att vi innan vi tar beslut om vilken variant vi vill ha bör tänka igenom vilka konsekvenser vårt val får.
Till exempel om vi väljer ett leverantörsperspektiv, så mappas all spend från en leverantör till en underkategori. Vi får fördelen att leverantören oftast till 100 % hamnar i rätt huvudkategori, men att kategoriansvarig behöver komma ihåg att spenden kan vara fördelad på två eller flera underkategorier (vilket inte brukar vara ett problem). Initialt är det ganska mycket arbete med att mappa upp alla leverantörer, men när väl leverantören är korrekt mappad, hamnar all framtida spend rätt.
Används i stället konto som fördelningsnyckel, så är fördelen att du kan automatisera mappningen genom att koppla konton till kategoriträdet och därmed ha en uppdaterad spendanalys i princip varje morgon (inte för att det kanske behövs, men det går).
En stor nackdel är dock att spendanalysen hela tiden kommer innehålla en massa felaktigheter av den enkla anledningen att det överlag konteras för mycket fel både inom privat och offentlig sektor. Mycket tid behöver därmed läggas på rättning och korrigering av spend.
Väljer vi däremot ett specifikt spendverktyg, kan det vara så att själva verktyget är uppbyggt och enbart mappar i enlighet med en förbestämd struktur/princip, till exempel UNSPSC, och då är det den fördelningsprincipen vi erhåller. Vi får med andra ord i detta exempel ett produkt-/tjänsteperspektiv och alla leverantörer som vi köper en viss produkt från hamnar i samma underkategori. Leverantörer kan därmed återfinnas i flera underkategorier.
I teorin ska det bli tydligt vad som köps inom olika produkt-/tjänstekategorier. Min erfarenhet är dock att mycket tid behöver läggas på tvättning och rättning av spend och att det kanske finns en övertro att koderna per automatik ska ge en korrekt spendanalys. Personligen tycker jag att system med 100 000-tals koder blir svårt att överblicka och att det blir för många underkategorier.
Generellt sett tycker jag som huvudregel att två nivåer (huvud- och underkategori) räcker alldeles utmärkt och att endast i undantagsfall kan tre nivåer vara befogade. Den främsta anledningen är att inköpskategorier bör vara tillräckligt stora för att möjligheter ska kunna identifieras, men tillräckligt små för att kunna hanteras.
Så summan av kardemumman blir att ”tänka-efter-före” och fundera igenom följande innan ni väljer er variant och går ut och shoppar systemlösning. Fundera igenom:
- Vilket fördelningsperspektiv vill vi ha? Överväg för-och nackdelar.
- Hur mycket tid vill vi lägga på att mappa och/eller rätta i systemen?
- Vem ska rätta/tvätta, göra sammanställningar, följa upp och rapportera?
- Glöm inte att tillräckligt med resurser i form av människor, tid och pengar måste tillsättas för implementering och förvaltning över tid.
Reflektion #2: Det räcker inte med spendinsikt – det krävs spend action!
När sen spendanalysen väl är på plats infinner sig en annan reflektion i form av att vi alla mer eller mindre har spendinsikt, men att det på sina håll brister när det gäller att agera på vad som visas.
Och vad menar jag med detta?
Jo, att det inte räcker med att göra en spendanalys och få insikt om din organisations inköpsmönster, du behöver också vidta åtgärder utifrån dessa insikter och därmed ta andra beslut och driva igenom andra typer av lösningar än i dag.
Spendanalys är med andra ord startpunkten, som gör att vi får koll på läget och kan identifiera och förbättringsmöjligheter/besparingspotentialer, men även få insikt om det som inte fungerar i dag och som behöver korrigeras.
Men för att ta hem dessa förbättringsmöjligheter måste vi oftast göra mer djuplodande analyser för att precisera potentialen, vad som ska göras, levereras och uppnås. Vi behöver arbeta tillsammans med verksamheten för att identifiera vad som ligger i plan framöver och ta fram och komma överens om en bruttolista över de besparingsprojekt/-upphandlingar som ska prioriteras för kommande år. Samt sist och allra viktigast exekvera på strategin!
Det gäller med andra ord att ha kompetens, kapacitet, mod och ork att analysera, förslå och driva igenom förbättringsåtgärder, för som Jonathan O´Brien säger: ”A key feature distinguishing a strategic purchasing function from one operating tactically is the ability to drive change!”
(Category Management in Purchasing, 2009).
Reflektion #3: Varför satsas inte mer på korrekt masterdata?
Paradoxen med spendanalys är att vi själva sitter på informationen, men inte riktigt får ut den på det sätt vi önskar. Alla har inte heller lyxen (eller ork) att ha hela/merparten av sin spend i ett
e-handelssystem och därmed ha god datakvalitet från början.
Hade vi dock lagt in information på ett mer strukturerat och standardiserat sätt från början, så säger det sig själv att vi både hade fått bättre data och behövt lägga ner mycket mindre tid på att städa. Det finns med andra ord stor anledning för alla som arbetar med inköp att jobba med och förbättra den masterdata som berör våra leverantörer, avtal och köp av varor/tjänster.
Det handlar om att standardisera och begränsa hur och på vilket sätt leverantörer läggs upp, tydliggöra de krav vi har på information på fakturor för att vi ska betala våra leverantörer samt vilken information som ska läggas upp i vår avtalsdatabas. Allt för att vi ska kunna samköra data för att få ut meningsfulla observationer att agera på (spend insight – spend action).
Helena Brynolfsson
Prosourcia
Karoline Holmberg
Jag är full enig i din spaning om mappning av spend-info och jag känner att varje typ du nämner här (leverantör, konto, CPV eller UNSPSC) har sina egna brister. Leverantör blir för grunt, liksom CPV, UNSPSC för splittrat och konto bär med sig för mycket fel från konteringssteget.
Vad anser du om att bygga upp en egen kategoristruktur i e-handelssystemet, är det en fördel, eller nackdel i förhållande till de strukturer som redan finns?
Helena Brynolfsson
Jag tycker att en egen enkel struktur är att föredra, men för att göra detta och få ett bra resultat så krävs kompetens på området. Har du aldrig tidigare gjort en kategoriindelning eller spendanalys, så behöver du ta hjälp av andra som arbetat länge operativt med dessa frågor. Det blir garanterat knas i kategoristrukturen om du gör detta utan tidigare erfarenhet och resultatet/användbarheten kommer att halta. Det går självklart att benchmarka och kopiera andras kategoriindelningar, men som all kopiering måste du kunna avgöra om kategoriträdet är av bra kvalitet och ringa in felaktigheter/missar/nackdelar som smugit sig in (och som då måste justeras).