Fler och fler väljer att införa kategoristyrning av sina offentliga affärer. Ett av de senaste exemplen är Region Uppsala som Upphandling24 nyligen uppmärksammade. Även min tidigare arbetsgivare Huddinge kommun har infört kategoristyrning där jag fick vara med och integrera hållbarhetsaspekterna i de olika kategoriplanerna.
Det är utifrån det jag nu tänker reflektera och skriva lite om, för att fler ska få inspiration och känna att det går att börja lösa utmaningarna med hållbar upphandling.
Men först varför kategoristyrning… ja det är det många som har beskrivit så jag ska inte göra en egen förklaring. Sveriges Kommuner och Regioner, SKR, beskriver att kategoristyrning är att en organisations inköp delas upp i inköpskategorier, för att fokusera på respektive leverantörsmarknad samt nå verksamhetsutveckling och besparingar.
Syftet är att nå optimala strategier inom det man behöver köpa in samt identifiera andra förbättringsaktiviteter. Men även att flytta fokus från enbart upphandlings- och inköpsarbete till ett proaktivt strategiskt inköpsarbete ihop med sin verksamhet.
Många upplever utmaningar att arbeta med en hållbar utveckling i de offentliga affärerna. Och jag förstår det. Hållbarhetsområdet utvecklas ständigt och en stor påverkan finns ute i respektive verksamhet.
Detta möter jag ofta i diskussioner med upphandlare och upphandlande organisationer. Tidsbrist att arbeta med utveckling och få förståelse hos beställarna om varför det är viktigt att de beskriver sitt behov och är engagerade i affärerna och under avtalstiden.
Det är en sak att bygga kunskap om vilka möjligheter LOU ger hos upphandlare. Det är en annan sak att skapa beteenden som ger hållbara affärer och inköp.
Därför är det viktigt att arbeta tvärfunktionellt med representanter från verksamheterna vid införandet av kategoristyrningen. Men minst lika viktigt är det att inkludera hållbarhetsstrateger för att identifiera hållbarhetsriskerna, konsekvenserna och möjligheterna till mer hållbara avtal och affärer.
På så sätt möjliggörs en större träffsäkerhet och målinriktade affärer i offentlig sektor och som SKR fortsätter att beskriva… ”Det leder även till att kommunen och regionen prioriterar sin tid till de verksamhetskritiska upphandlingarna och på så vis skapas bättre beredskap och en stabil försörjning”.
När jag började på Huddinge kommun hade det nyligen beslutats att införa kategoristyrning och att det skulle ske tvärfunktionellt. När förvaltningscheferna hade utsett verksamheternas representanter startade arbetet med en workshop inom den aktuella kategorin. Här deltog jag för att säkerställa att kommunens olika hållbarhetsmål beaktades redan från början i nulägesanalysen och integrerades i det kommande arbetet.
Nulägesanalys innebar att sammanställa vilka av alla olika styrdokument som berör avtalen som finns inom kategorin. Detta för att identifiera kommunens mål och ambitioner så att det kommande arbetet anpassas för att bidra till målsättningarna. Exempel på styrdokument med ett hållbarhetsperspektiv är: Miljöprogram, Rese- och fordonspolicy, Mål och budget, Parkstrategi, Avfallsplan och Måltidspolicy.
När styrdokumenten var identifierade var det dags att tillsammans med hela arbetsgruppen genomföra en Swot-analys, för att se vilka styrkor, svagheter, möjligheter och utmaningar som fanns för att nå kommunens mål och ambitioner. Och då var det ju inte bara hållbarhet vi diskuterade utan en massa olika perspektiv där hållbarhet var en del. Precis som det ska vara så är hållbarhetsperspektivet en integrerad del av hela arbetet.
Här är det nog ganska vanligt att många inte känner till alla relevanta styrdokument och inte heller ser kopplingen mellan målen och ambitionerna och hur en upphandlande organisation behöver anpassa sina upphandlingar och affärer.
Beställare, upphandlare och hållbarhetsstrateger kan känna till olika styrdokument vilket kan vara avgörande för vad olika personer prioriterar i kravställningen i en kommande affär. Genom att skapa en gemensam bild över olika mål och ambitioner skapas också mycket bättre förutsättningar för affärerna att nå en organisations mål.
Nästa steg blev att göra en extern omvärldsanalys. Detta för att kartlägga förutsättningar och trender, så att vi fick en bättre bild över möjligheter och risker i de kommande affärerna inom kategorin eller underkategorierna.
Här blev det ganska tydligt att kommande lagstiftningar och medborgarnas ökade medvetenhet kring hållbarhet behöver vägas in i hur offentlig sektor använder skattepengarna i affärerna som upphandlas.
När allt detta var gjort blev det dags att tillsammans med kategoriledaren skriva ihop strategierna i hur vi ville ha de kommande affärerna. Detta genom att definiera målsättningar, strategier och aktiviteter om vad som behöver göras för att uppnå målen och strategierna.
Mitt ansvar som dåvarande hållbarhetsstrateg var att definiera hållbarhetsmålen, vilka hållbarhetsstrategier vi skulle ha för respektive kategori och vilka aktiviteter som behöver prioriteras under de kommande åren.
Nu finns inte plats i denna artikel att gå in i alla detaljer för alla kategoriplaner. Men jag blev väldigt glad när Huddinge kommun publicerade beslutade kategoriplaner på sin hemsida under kommunens alla styrdokument. Kategoriplanerna och deras innehåll blev ett styrdokument som alla i kommunen skulle arbeta efter.
På detta sätt skapas förankring till politiken och ledningen, men också till något som följs upp.
Men för att ge er ett exempel så beslutades ett mål för kategorin Omsättningsvaror. Det blev: Minska miljöpåverkan och utveckla den cirkulära ekonomin. Strategin blev sedan att ställa tuffa miljökrav vid upphandlingar på förpackningar och miljöfarliga ämnen. Men även kräva att leverantörerna märker miljömärkta produkter i e-handelssystemet för att skapa förutsättningar för medvetna val vid inköpen.
Det sista kopplade direkt till målet i Miljöprogrammet att kommunen mäter på andel inköp av miljöcertifierade/miljömärkta varor och produkter av totalt inköpta varor och produkter. Detta mäts sedan årligen i procent.
Även om det inte var tydligt i kategoriplanen påbörjades även ett arbete att förvalta avtalen som berörs av detta mål. Genom att identifiera vilka upphandlingar som har potential att ställa krav på miljömärkta produkter samt var det går att föra en dialog med leverantörer under avtalstiden och att öka andel miljömärkta varor i e-handelssystemet, skapades en planering för samarbete med leverantörerna och avtalsuppföljning av hållbarhetskraven.
Ja, vi får samarbete och vi kan vidareutveckla avtalen om detta kan tydliggöras i upphandlingen, om det nu var någon som tvivlade. Men mer om det i nästa krönika förhoppningsvis.
Så det gäller att hitta sätt att effektivisera arbetet med hållbara affärer för att hinna med arbetet med kategoristyrningen och genomförandet av det utvecklingsarbete som kommer med det.
Lena Mårdh
Hållbarhetsexpert inom offentlig upphandling och Projektledare på Miljömärkning Sverige AB (Svanen)
Hej Upphandlaren! Jag försöker bidra till en nyanserad diskussion och lyfta alternativa tankesätt. Jag upplever att upphandlingsrätten fungerar rätt dåligt och har aldrig pratat med…
Uteslutning och onormalt låga anbud Kommentar av Björn på Uteslutning och onormalt låga anbud