Avvikelser – då gäller det hålla rätt kurs

Första steget i varje bra sjöfärd är att hålla ett skarpt öga på horisonten. Avvikelser är sällan fullskaliga stormar från början.

De börjar ofta som små krusningar på ytan – kanske en felaktig faktura, ett missat möte, eller en beställare som inte är helt nöjd. Det är min uppgift att vara den där uppmärksamma kaptenen som ser tecknen i tid och reagerar innan stormen slår till på allvar.

När jag har identifierat något som verkar avvika från kursen, samlar jag all information. Jag dokumenterar varje vindpust, varje vågskvalp.

Med fakta i hand går jag igenom situationen tillsammans med mitt besättningsteam – upphandlare och beställare – och vi lägger upp en gemensam strategi för att ta oss genom stormen.

Sätta skeppet på rätt kurs – kommunikation med leverantören
Nästa steg är att ta kontakt med leverantören. Det är som att skicka ut ett skeppstelegram: “Här är vad vi har upptäckt, och här är vad vi behöver göra för att få skeppet på rätt kurs igen.”

Jag förklarar tydligt avvikelserna, pekar på de specifika avtalsparagraferna, och ber om en åtgärdsplan. Leverantören får en karta att navigera efter – de vet vad som förväntas av dem och hur de kan styra undan från problemen.

En deadline sätts för att se till att de vidtar de rätta åtgärderna innan nästa våg drar in, och vi hinner förbereda oss inför uppföljningsmötet.

På mötet – hålla skeppet på rätt kurs
När vi samlas för uppföljningsmötet, tänk på det som ett möte på skeppets däck. Vi börjar alltid med en positiv väderrapport: “Det här fungerar bra, vi seglar stabilt på flera fronter!” Det ger oss en bra start och stämningen ombord blir lättare att hantera, även om det finns hård vind att hantera längre fram.

Sedan går vi igenom avvikelserna. Leverantören har haft tid att förbereda sig och förklarar vad som gick snett och vad som ska göras.

Här uppstår ofta spännande diskussioner om olika lösningar, och det känns som att vi alla arbetar tillsammans för att styra bort från stormen. Vi går igenom åtgärdsplanen och sätter upp en ny kurs – med en deadline för när vi ska vara tillbaka på rätt väg.

Navigera framåt – lära sig av stormen
När vi sedan har fått allt under kontroll och stormen har lagt sig, ser vi till att lära oss av resan.

Genom att dokumentera varje avvikelse och varje åtgärd, kan vi använda dessa erfarenheter för att bygga bättre och starkare avtal i framtiden. På så sätt rustar vi oss för framtida resor – med sikte på att undvika de stormar vi redan har seglat igenom.

Men om stormen inte bedarrar och avvikelserna fortsätter? Då blir vi tvungna att fatta svårare beslut. Precis som en kapten ibland måste kasta last över bord för att rädda sitt skepp, kan vi behöva begära vite från leverantören, en ekonomisk påföljd som är avtalad vid brott mot överenskommelser.

Om situationen verkligen blir ohållbar, och skeppet inte längre går att manövrera, kan vi till och med behöva överväga en avtalsuppsägning – den sista utvägen, när allt annat har misslyckats.

Avvikelsehantering i uppföljning är, på sitt sätt, som att vara kapten på ett skepp. Det gäller att hålla stadigt i rodret, vara vaksam på minsta vindförändring och arbeta tillsammans med besättningen och leverantör för att säkert ta oss igenom oväder. Och när vi seglar förbi problemen, är det alltid en känsla av triumf att se skeppet fortsätta framåt, med alla på däck nöjda och avtalet intakt. 
Arian Dushku
Avtalscontroller
Helsingborgs Stad