Det är vanligt att upphandlingsdokument innehåller krav på att det anbudsgivande företaget ska ha erfarenhet av att tidigare ha utfört uppdrag som motsvarar det som upphandlas. Detta ska styrkas genom att anbudet ska innehålla ett antal referenser från tidigare kunder. Det är ett fullt rimligt krav för att säkerställa att företaget har rätt erfarenhet.
Något som har blivit förhållandevis vanligt är att det i upphandlingsdokument anges att för nystartade företag, eller ibland till och med för företag under bildande, gäller ett annat krav. För dessa gäller i stället att en enskild person som är verksam i företaget ska kunna visa att den har utfört ett motsvarande uppdrag, exempelvis under en tidigare anställning.
Det här är som jag ser det både olämpligt och otillåtet. Låt mig belysa det hela med ett exempel.
Företag A är sedan många år etablerat i branschen. Det har utfört ett stort antal uppdrag som är snarlika det referensuppdrag som efterfråga men de uppfyller inte referenskravet till fullo. På företaget finns nyanställda mycket erfarna personer som har utfört ett flertal uppdrag som exakt motsvarar det som efterfrågas i referensuppdraget under tidigare anställningar i andra företag. Företaget kan, trots stor erfarenhet och anställda med relevant erfarenhet, inte lämna anbud i upphandlingen.
Företag B är helt nystartat. Det har inte erfarenhet av att utföra uppdrag som motsvarar det som efterfrågas i referensuppdraget. Det är så nytt att det inte har utfört något uppdrag alls. Företaget har anställt en person som vid ett tidigare tillfälle varit delaktig i ett uppdrag som motsvarar det som efterfrågas i referensuppdraget. Företaget kan därmed, trots att det saknar erfarenhet lämna anbud i upphandlingar.
Hur kan situationen lösas? En analys behöver göras för att fastställa om det verkligen är nödvändigt att företaget har genomfört uppdraget eller om det är tillräckligt att en person som är anställd av företaget har erfarenheten. Om det är tillräckligt att personer har erfarenheten bör kravet omformuleras så att det inte tar sikte på företagets erfarenhet utan att det riktar sig mot personer. Det ska då gälla lika för alla anbudsgivare.
Om analysen visar att det krävas att företaget, och inte enskilda personer, har erfarenheten ska kravet riktas mot just företaget och det ska gälla lika för alla. Nystartade företag kommer då inte kunna lämna anbud vilket är rimligt eftersom analysen har visat att ett företag utan erfarenheten inte kommer att klara att utföra uppdraget.
Magnus Nilsson
Upphandlingskonsult
Peak Procurement
I sista stycket ges upphandlande myndighet rådet att förlänga anbudens giltighetstid. Domen kan annars läsas som att myndigheten ska teckna avtal trots att giltighetstiden gått…
Utgången anbudstid ger inte rätt att avbryta Kommentar av Markus på Utgången anbudstid ger inte rätt att avbryta