Leverantörsstyrning: en bra början

Ulrika Ajax började för fem år sedan att arbeta målinriktat med leverantörsstyrning. Här är hennes första artikel om hur detta påverkat Lantmäteriets inköp.

Leverantörsstyrning är ett sätt att effektivisera och förbättra vårt inköpsarbete. I några kommande texter ska jag fördjupa mig i detta område, men vi börjar från början…

Året var 2010 och jag hade precis fått en ny tjänst som ansvarig för inköp vid Lantmäteriets IT-enhet. Där stötte jag för första gången på ordet leverantörsstyrning.

Mina chefer på IT var från den privata sektorn och de satte mål som innebar att jag skulle förbättra vår leverantörsstyrning. Att arbeta med leverantörsstyrning var helt naturligt och nödvändigt i den privata sektorn, men inom offentliga sfären pratade vi mest om och fokuserade på upphandlingarna och avtalstroheten.

Jag förstod att jag hade ett intressant arbete framför mig.

Ungefär samtidigt färdigställde jag min utbildning, certifierad upphandlare. I certifieringen ingår att skriva en uppsats. Jag såg möjligheten att kombinera mitt uppdrag och utbildningen, så min examensuppsats handlade om leverantörsstyrning. Jag gjorde en enkel studie i skillnader, nytta och möjligheter mellan privata och offentliga aktörer.

Största skillnaderna offentligt och privat

OffentligtPrivat
FokusInköp och upphandlingHelheten, kategoristyrning, leverans
Samverkan med leverantörerOperativa frågorLivsviktigt, väl utvecklat samarbete
StrategiDet strategiska arbetet existerar i princip inteAllt arbete baseras på en strategi inkl. mål, som stöds av ledningen och är väl förankrad i organisationen

Studien gav mig en hel del kött på benen – även för mitt eget arbete. Jag kom fram till några aktiviteter som skulle hjälpa mig att effektivisera vårt inköpsarbete med hjälp av en bättre leverantörsstyrning hos IT-enheten på Lantmäteriet, hand i hand med LOU:

  • Sjösätta ytterligare två kategoriinitiativ och utveckla kategoristyrningsarbetet så att vi kan använda resultatet som styrmedel.
  • Utse våra strategiska leverantörer.
  • Ta fram effektiva rutiner för avrop och uppföljning.
  • Uppfylla målen att minska antalet leverantörer och öka andelen samlade inköp.

Vi startade ytterligare två kategorier, hårdvara och mjukvara. Strategin vi kommer fram till i kategoriarbetet använder vi för att styra både upphandlingen, leveranserna och leverantörerna. Via spenden och ett antal kriterier utser vi våra strategiska leverantörer.

Den samverkansmodell vi tog fram är nu förankrad i hela IT-organisationen och är väl fungerande på samtliga nivåer (strategisk, taktisk och operativ). De flesta avropen och uppföljningen centraliserades och görs nu efter enhetliga rutiner. Att minska antalet leverantörer och öka andelen samlade inköp arbetar vi med löpande i samband med att det är dags att förnya avtalet.

Studien gjordes för fem år sedan. Det skulle vara intressant att göra en uppföljning på detta idag. Jag tror att resultatet skulle se annorlunda ut. Vi skulle se att den offentliga sidan ser mer till helheten, att vi samverkar mer med leverantörerna och att vi har ett strategiskt tänk vad gäller leverantörsstyrning.

Mitt eget perspektiv har ändrats något under denna period och våra leverantörsrelationer är nu ännu mer i fokus. Några av de områden jag arbetar med – och som jag återkommer till i kommande texter, är följande:

  • Utveckla leverantörsrelationerna.
  • Hur fortsatt fokus på leverantörsstyrning kan förbättra och effektivisera vårt inköpsarbete.
  • Få ut mesta nyttan av våra avtal och leverantörer.
  • Säkerställa leverans av det värde kärnverksamheten efterfrågar.

Att arbeta med leverantörsstyrning är ett sätt att se till att vi får ut mesta nyttan av våra skattepengar. Så länge vi gör någonting för att förbättra leverantörsstyrningen blir resultatet bättre än om vi inte gör någonting.

Detta är del ett i en serie om fem delar om leverantörsstyrning. Samtliga delar hittar du här:

Del 1: En bra början
Del 2: Praktiska råd 
Del 3: Bättre affärer med bra relationer
Del 4: Ta kontroll över uppföljningen
Del 5:  Så ger inköp ökad verksamhetsnytta

Ulrika Ajax
Ulrika Ajax
Seniorkonsult, strategiskt inköp, på Sentensia. Har två mål: dels att lyfta inköp till nya nivåer, där ledningen använder inköp som ett verktyg för att uppnå verksamhets­nytta, dels att använda skattepengarna på bästa sätt. Med snart vuxna barn öppnar sig nya möjligheter som att börja spela golf och lägga mer tid på egna firman där Ulrika arbetar med utveckling av individer, team och ledare.
Ulrika Ajax

Om Ulrika Ajax

Seniorkonsult, strategiskt inköp, på Sentensia. Har två mål: dels att lyfta inköp till nya nivåer, där ledningen använder inköp som ett verktyg för att uppnå verksamhets­nytta, dels att använda skattepengarna på bästa sätt. Med snart vuxna barn öppnar sig nya möjligheter som att börja spela golf och lägga mer tid på egna firman där Ulrika arbetar med utveckling av individer, team och ledare.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *