Upphandlings-Ferrarin kvar i garaget

56 procent av de tillfrågade i Forefronts enkät har inte använt Dis, trots de många fördelar som upphandlare, lagstiftaren och marknaden lyfter fram. De främsta fördelarna är:

Flexibla villkor
De avtalade villkoren är inte låsta, utan kan ändras (på ett transparent sätt) mellan avropen. Det gäller både villkor angående leveranstid, leveransort, krav på service, krav på bemanning, och även kraven som gäller produkters egenskaper såsom prestanda, modell och kapacitet. En deltagare i enkäten beskrev det som att ”villkoren alltid är färska”, och kommer det nya arbetsmetoder på marknaden så kan det enkelt ändras i kravställningen.

Ingen takvolym
En upphandling ska innehålla takvolym, och uppskattad volym. Detta är svårt (läs omöjligt) att göra en korrekt prognos på, om man upphandlar ett ramavtal som ofta sträcker sig över fyra år. Använder man ett Dis, avropar man sitt behov när det uppkommer, och behöver inte göra spekulativa prognoser över volymer på lång sikt.

Detta gör också att anbuden som kommer in blir mer träffsäkra, och avspeglar det verkliga priset här och nu, då anbudsgivaren inte behöver räkna på vad som kan hända under ett ofta fyraårigt ramavtal, med inflation, leveransförseningar, geopolitik, och andra möjliga risker.

Kort annonseringstid och ingen avtalsspärr
När ett Dis är igång, är annonseringstiden för nya avrop tio dagar. Jämför detta med den vanliga annonseringstiden på 30 dagar. Dessutom har Dis ingen obligatorisk avtalsspärr på tio dagar, som tilldelning vid vanliga ramavtal har. Tiden från att behov uppstår till att avtal finns på plats kan förkortas dramatiskt.

Lägre överprövningsrisk
Ett transparent Dis, med kontinuerliga avrop, är inte så dramatiskt att förlora som ett långt ramavtal med stora volymer. Leverantörerna kommer då bli mindre benägna att överpröva, för de vet att det kommer fler chanser, inte bara en chans på fyra år som i ”vanliga ramavtal”.

Frigör resurser för värdeskapande
Upphandlare jobbar i dag till stor del med problemlösning, underhåll och skötsel av befintliga avtal, och känner ofta att befintliga avtal skulle behöva justeras eller förbättras på ett eller flera sätt för att uppnå bästa effekt. Med Dis finns chansen för justering och förbättringar av avtalet inför varje enskilt avrop.

Med ett vanligt fyraårigt ramavtal krävs att man skriver ett perfekt avtal från början, annars får man leva  bristerna, och handen på hjärtat, hur ofta får man till det perfekt vid första försöket? När ett Dis finns på plats kan man lägga mer tid på värdeskapande förbättringar av avtalet, och mindre tid på lösa problem i befintliga avtal, och i värsta fall jobba med tidsödande konflikter och sanktioner, viten, avtalsbrott, och häva avtal.

Fler anbud med lägre pris
För en leverantör så är tröskeln för att lägga anbud i offentlig upphandling stor. Sverige sticker ut med det faktum att det lämnas få anbud. I 34 procent av alla upphandlingar inkommer endast ett till två anbud och dessutom avbryts många upphandlingar. Sverige har generellt få anbud jämfört med övriga OECD-länder.

Många företag vittnar om att chansen att vinna upphandlingen som för liten i förhållande till vilken tid som behöver tas i anspråk för att lämna ett komplett anbud.

Tröskeln för att vara med i ett Dis är låg, och att lämna ett anbud är smidigt när leverantören är pre-kvalificerad. Ett anbud i ett Dis förknippas också med lägre risk än vanligt, eftersom inga utfästelser om en avlägsen framtid behöver göras.

Låg tröskel, krav som kan hållas ”färska”, fler anbud och lägre anbudspris borgar för lägre priser. Denna frivillighet och öppenhet i upphandlingarna gör att de motiverade leverantörerna med faktiskt kapacitet att leverera, lämnar anbud.

Kom och gå
Leverantörerna kan ansluta sig till ett Dis när som helst. Varje avrop som sker inom ramen för Dis är möjligt att lämna anbud på, för de anmälda leverantörerna. Detta ”komma och gå”-system gör att anbuden öppnas för marknadens konkurrens inte bara en gång på fyra år, utan mycket oftare. Detta faktum talar för en sund öppen konkurrens och marknadsmässiga priser.

Inget gott som inte har något ont med sig. Nedan är några utmaningar som Dis och arbetssättet för med sig.

Inga tvingande anbud
De pre-kvalificerade leverantörerna väljer själva om de vill lämna anbud på varje enskild inbjudan till anbud. I extremfallet finns alltså risk att inte få några anbud alls. Troligtvis är det dånågot ”fel” på kraven i upphandlingen, och då finns ju som bekant en behändig chans att ändra kravet, och publicera en ny inbjudan. En av styrkorna med tio  dagars annonseringstid är att misstag kan rättas till FORT!

Frivilligheten gör också att de som lägger anbud, har motivation, kapacitet och ett relevant pris.

Nytt arbetssätt
Dis är relativt nytt, och de flesta leverantörer och upphandlare har inte jobbat med metoden. Nya arbetssätt är alltid utmanande, och det gör som bekant ont, när knoppar brister.Upphandlaren kan också få lägga tid och energi initialt på att förklara för leverantörerna hur Dis fungerar.

Försök hålla hastighetsbegränsningarna!
Sammantaget så finns enorma fördelar med Dis som kan låsas upp med relativt små medel. Det räcker att testa i liten skala, för att se om Dis kan bära frukt. Leta fram nycklarna till upphandlings-Ferrarin och börja upphandla smidigare, snabbare och till bättre priser. Ganska snart tror vi att kollegorna kommer att vilja provköra er upphandlings-Ferrari!

Linus de Mander
Forefront Consulting

Serien om Dis:
Del 1: Dis – bra mix av offentligt och privat
Del 2: Dis – flexibelt sätt att upphandla
Del 3: Upphandlings-Ferrarin kvar i garaget