Dis – flexibelt sätt att upphandla

Trots många fördelar som lägre risker, ökad konkurrens, ökad flexibilitet, snabbare upphandlingar och bättre leveranser med Dis har många inköps- och upphandlingsavdelningar inte testat upphandlingsmetodiken. Dags att våga testa!

Dynamiskt inköpssystem – vad är det?
Dynamiskt inköpssystem, Dis, eller ”öppet ramavtal” som det ibland också kallas, är en helt elektronisk process för upphandling och lagstiftarens svar på att anpassa LOU till en föränderlig omvärld. Trots namnet är Dis snarare en metod för upphandling, inte ett system.

Metoden innebär att leverantörer kan komma och gå och att köparen gör avrop vid behov. Inga stora åtaganden kring volym och pris behöver ”låsas in” på längre sikt.

Sverige införde möjligheten att använda Dis i lagen den 1 januari 2017, men andra europeiska länder har använt sig av Dis längre än så.

Det finns flera fördelar med Dis:
1 . Leverantörer kan kvalificera sig till Dis och därefter lämna anbud under hela giltighetstiden (kontinuerligt) när det kommer avrop vilket bland annat bidrar till en ökad konkurrens på marknaden.
2. De kvalificerade företagen kan välja om de vill lämna anbud, vilket minskar fallen med ”ovilliga leverantörer”.
3. Anslutning kostar inget och antalet leverantörer får inte begränsas och det finns inte heller samma krav på uppskattad volym och takvolym, vilket även öppnar för mindre och lokala leverantörer att kvalificera sig och lämna anbud.
4. Dis skapar en standardiserad process med möjlighet att förbättra avropen och därmed leveranserna utifrån till exempel marknadssituationen eller lärdomar ifrån tidigare leveranser. Detta kan medföra mer rättssäkra upphandlingar där ohälsosamma relationer med leverantörer undviks, och även att tvister eller problem med obsoleta villkor och priser i upphandlingar minimeras. ”Färska krav varje gång” som en kommun uttrycker denna process.
5. Eftersom leverantörerna redan är pre-kvalificerade blir ledtiden från avrop till leverans kortare och den administrativa bördan kan bli lägre då både den som upphandlar och den som lämnar anbud inte behöver utvärdera respektive fylla i en stor mängd dokumentation vid ett tillfälle.

Potentiella nackdelar med Dis kan vara:
1. Att det i vissa Dis-avrop kan vara svårt att få in anbud då leverantörerna inte är förpliktigade att lämna anbud trots att de är kvalificerade. I dessa fall behöver man analysera orsaken till detta och se om Dis-avropet behöver förändras.
2. Dis leder till mer löpande arbete med att kvalificera leverantörer respektive avrop vilket kan kännas som mer administrativt tungt, blir tidskrävande, men kan framgångsrikt avhjälpas genom att säkerställa en lämplig process och lämpligt systemstöd.
3. En nackdel kan även vara att man inte uppnår samma långa relation till en enskild leverantör som i traditionella ramavtal.

Tre snabba frågor till 25 kommuner 
Med tanke på att möjligheten att använda Dis har funnit i lagstiftningen i mer än sex år, och att konflikter och problem i ramavtal verkar allestädes närvarande, undrade Forefront hur det ligger till med användningen av Dis. Forefront ställde därför tre snabba frågor till 25 kommuner i Stockholmsområdet om deras användning av Dis.

• 44 procent av kommunerna som svarade hade ett eget Dis, och de flesta av dem hade precis kommit igång med ett enda Dis eller några enstaka.
• Av de kommuner som har testat Dis ser de flesta fördelarna och kommer att fortsätta använda Dis och även starta nya Dis inom andra områden. Till exempel Nacka och Stockholms kommun utmärkte sig med många egna Dis.
• Större kommuner verkar ha en större förmåga och vilja att initiera egna Dis, men storleken leder inte automatiskt till att kommunen testat Dis. Även mindre kommuner i Stockholmsområdet har valt att satsa på Dis. Det tyder på att andra faktorer än storlek ligger bakom att man använder/inte använder Dis. De kan vara:
  – Personberoende – upphandlare som vill börja arbeta på ett nytt sätt. Att kommunen valt att satsa på Dis berodde i flera fall på att det inom kommunen finns en enstaka upphandlare som har kunskap om Dis och initierat ett Dis.
  – Att kunskapen om Dis behöver höjas även om alla kommuner kände till Dis.
  – Att det finns andra utmaningar inom inköpsavdelningen som man vill prioritera.
  – Att man upplever att Dis kräver mer administration än att upphandla på andra sätt.

Det finns uppfattningar att Dis inte passar för vissa områden inom vissa kommuner, samtidigt som andra kommuner har valt att ha egna Dis inom just dessa områden.

Flera kommuner lyfte att man självklart utvärderar typ av upphandlingsmetod inför varje nytt upphandlingsbehov, men vid tidsbrist är det troligtvis lättare att välja en traditionell upphandlingsmetod som upphandlarna inom kommunen behärskar väl.

Fördelarna med Dis verkar mindre kända, samtidigt som många lyfter fram ”ökad admin” som en av nackdelarna, även bland kommuner som inte testat Dis.

Systemmässigt är det tre system som används: Tendsign, Kommers och E-avrop. Systemleverantörerna säger att deras system fungerar med Dis förutsätt att rätt modul finns respektive att systemet är konfigurerat, men att det finns en uppfattning inom flera kommuner att Dis är beroende av specifika systemstöd, eller att befintliga systemstöd inte skulle stöda Dis.

En intressant fråga att undersöka vidare är om kommunens installation/konfiguration behöver uppdateras eller om det faktiskt är så att användarnas behov faktiskt behöver mötas bättre av systemstöden för att användandet ska kännas mer effektivt. Vid uppdatering av upphandlingsavdelningens systemstöd är det således viktigt att inte glömma kravställningen kring Dis.

Samtidigt är det flera kommuner som använts sig av Addas Dis (till exempel konstgräs) vilket ändå tyder på att de ser fördelarna men inte vill skapa egna Dis.

Det finns initiala trösklar för att komma igång med Dis, men de som har börjat med Dis ser fördelarna och planerar att skaffa fler Dis. Ett sätt att komma igång är att som ett första steg satsa på att höja kompetensen och samtidigt bestämma sig för att testa och lära sig och sedan jobba
med ständiga förbättringar på vägen.

Det fina med Dis är att det inte behöver bli perfekt från början. Testa!
Linus de Mander,
Managementkonsult, expert inom inköp och upphandling
Forefront Consulting

Serien om Dis:
Del 1: Dis – bra mix av offentligt och privat
Del 2: Dis – flexibelt sätt att upphandla
Del 3: Upphandlings-Ferrarin kvar i garaget