När Sörmland och Västmanland sjösatte en gemensam inköpsfunktion 2011 arbetade landstingen – och verksamheterna – som isolerade öar. Nu gäller dubbelt helikopterperspektiv. ”Vi har fått kämpa för att alla ska se inköp som en strategisk fråga men det känns som att det har lossnat nu”, säger verksamhetsutvecklaren Elisabeth Lindman.

Eksjö Energi upphandlade revision av en avfallspanna men tilldelningen överklagades. Trots avtalsspärr valde det kommunala bolaget att ge grönt ljus till leverantören. En otillåten direktupphandling menar Konkurrensverket, som yrkar på 220 000 kronor i böter.

Piteå kommuns utdragna upphandling av busstrafik är nu i mål. Tolv nya elbussar rullar på stadens gator. ”Vi är uppe i 14 olika domsnummer i upphandlingen, så det har varit en knölig väg att vandra”, konstaterar enhetschef Rebecka Granström.

Att lova hållbarhet är en sak. Att leva upp till löftena är en annan. Hållbarhetsstrategen Lena Mårdh har tagit fram en matris för leverantörsuppföljning som används i Huddinge, Haninge och Nynäshamn. ”Genom att tydliggöra vad som ska följas upp, när och av vem får alla bättre koll”, säger hon.

Små förändringar gör tillsammans stor skillnad. Ett projekt kring innovationsupphandling fick Ystads kommun att tänka nytt kring hela inköpsprocessen. ”Det är alldeles för enkelt att klippa och klistra i gamla avtal. Vi försöker öka dialogen och tänka ett extra varv varje gång”, säger inköpschef Mattias Johansson.

Sveriges kommuner handlar årligen för 137 miljarder kronor från 97 000 små och medelstora företag. Trosa, Tidaholm och Härnösand har störst andel inköp från företag med färre än 50 anställda. Det visar en kartläggning från Företagarna. Men bristen på insyn oroar organisationen, som efterlyser större transparens kring direktupphandlingar.

Gävle kommun sade upp en leverantör på grund av dess bristande förmåga att leverera. När ett systerbolag deltog i nästa upphandling uteslöts bolaget med hänvisning till det första företagets brister. Nu har förvaltningsrätten gett kommunen rätt.

Från enskilda filer i excel till tillgänglig data som enkelt plockas ut till rapporter. Gästrike Återvinnare har hittat en effektiv lösning för bättre avtalsuppföljning. ”Äntligen börjar det bli koll”, säger Michael Kazmierczak, inköpsansvarig.

Först på prov och sen skarpt. Malmö stad valde konkurrenspräglad dialog när ett verksamhetssystem för måltider köptes in. ”Dialogen gav oss ovärderlig feedback”, säger upphandlaren Richard Bau.

Jag vågade göra misstag men lärde mig desto mer. Så beskriver Dennis Axelsson, inköpare på Trafikverket, erfarenheterna av att ta fram en ny modell för utvärdering av referensuppdrag.

Växjö kommun utvecklar en samverkansmodell för att upphandla innovation. Först ut är nya lösningar för snöröjning och AI-styrd uppvärmning. ”Att upphandla innovationspartnerskap på det här sättet är banbrytande. Europas ögon är på Växjö”, säger projektledaren Andréa Swedenborg.

Täby kommun har tagit fram en ny modell för klassificering av upphandlingar och avtal utifrån deras strategiska betydelse. ”Målet är att kunna lägga fokus på det som gör störst nytta för våra invånare”, säger inköpschef Vendela Emmelin.

Eslöv är en av allt fler kommuner som satsar på e-handel. Samtidigt har en ny inköps- och upphandlingsavdelning bildats och nya styrdokument antagits – allt under pågående pandemi. ”Ledningens förtroende har varit en förutsättning för att lyckas. Och för det krävs tydliga mål som kan följas upp”, säger inköps- och upphandlingschef Susanna Karlsson.

En successivt högre andel el, biogas eller vätgas. Det var kravet när Östergötlands kommuner gick samman och upphandlade distribution av inkontinenshjälpmedel till vårdenheter och brukare i hela länet.

Härjedalens kommun har köpt 22 kor av fyra lokala bönder. Det framtida priset beror på antalet dygn varje ko föds upp och hur mycket djuret väger vid slakt. ”Eftersom vi håller oss under gränsen för direktupphandling är det väldigt enkelt”, säger Hans Svensson, upphandlingssamordnare.

För första gången testar Vänersborgs kommun samarbetsformen partnering för ett skolbygge. Upphandlingen överklagades men nu har förvaltningsrätten gett grönt ljus för avtalet.

Inslag av både återbruk och återvinning. Det blev resultatet när Malmö stad upphandlade skyltar. ”Vi fick en bra fördelning mellan anbudspris och mervärde för cirkulära krav”, konstaterar upphandlaren Robin Hörqvist.

Hur ställer man jämställdhetskrav i sin upphandling? Luleå kommun har jobbat strukturerat med frågan sedan 2016. ”Från början var vi lite halvt skräckslagna; hur ska det här gå? Nu är det helt naturligt”, säger inköpsstrateg Marianne Lundberg.

Ett nytt digitalt verktyg har gett Arbetsförmedlingen bättre koll på sina elinköp. ”Vi kan hantera affärsmässiga risker och enkelt kontrollera att beloppen på elfakturorna stämmer, säger Mats Johansson, kategoriledare på inköpsavdelningen.

Förra veckan dömdes Borås stad att betala drygt en miljon kronor till en leverantör efter en felaktig direktupphandling. Hanna Lundqvist, advokat hos Advokatfirman Lindahl, kommenterar domen.

Är det förenligt med LOU att inte ange en takvolym vid upphandlingen av ramavtal? Och om så är fallet, vad krävs för att en leverantör ska anses ha lidit skada? Det ska Högsta förvaltningsdomstolen pröva.

Ett nytt avtal för tekniska konsulter väntas spara 50 miljoner åt Sundsvalls kommun. Trots oro för att stänga ute mindre företag har antalet leverantörer ökat. ”Vi delade upphandlingen i många delar och valde bort krav och mervärden kopplade till allmän kapacitet”, säger upphandlaren Sebastian Berg.

Se upp för avtalsvillkor som skriver bort viktiga sanktioner vid brister i leveransen. Den varningen riktar Daniel Lundqvist på advokatfirman Kahn Pedersen. ”Behåller du möjligheten till så kallade autonoma sanktioner så har du ett bättre läge vid tvist eller oenighet”, säger han.

Intern e-handel, ett eget lager och lokal distribution. Jönköpings kommun tog fram nya lösningar när bristen på skyddsutrustning blev akut i våras. ”Vi fortsätter åtminstone till och med maj, säger inköpscontroller Thomas Rohdén.

SVT har utvecklat fyra egna modeller för inköpsuppföljning. De ger både verksamheterna och inköpsavdelningen bättre koll på avtal och leverantörer. Dessutom underlättas dialog och innovativa upphandlingar.

Från smalt LOU-fokus till brett inköpsfokus. Det är resultatet av Kungsbacka kommuns projekt Strategiskt inköp. ”Inköp är så mycket mer än LOU. Det handlar om att nå den goda affären”, säger inköpschef Katarina Appelqvist.

I februari slog kammarrätten fast att fyra kommuner i Dalarna gjorde fel när de diskvalificerade två anbudsgivare. Nu lyfter Konkurrenskommissionen fram upphandlingen som ett avskräckande exempel och menar att upphandlingskompetensen brister. ”Det är påståenden som det inte finns fog för”, svarar Upphandlingscenters chef Anders Karlin.

Tillgänglighetsaspekten finns med i de flesta av Botkyrka kommuns upphandlingar. ”2013 flyttades frågorna upp på kommunledningsnivå. Det har gjort stor skillnad”, säger funktionshinderstrateg Ann Bjellert.

Sedan i mars jobbar Sara Hull-Eriksson, inköpare på Polismyndigheten, hemifrån villan i Örebro. ”Jobbet flyter på jättebra men jag saknar att träffa kollegorna väldigt mycket. Att sitta hemma påverkar mig mer än jag trodde”, säger hon.

Ett nytt EU-direktiv har satt fart på arbetet med att tillgänglighetsanpassa offentliga webbplatser. Men enligt experten Susanna Laurin är många upphandlare dåliga på tillgänglighet. ”I mer än hälften av de upphandlingar vi ser har man inte förstått hur kraven ska ställas”, säger hon.

Inköpen av upphandlingstjänster fungerar dåligt. Det menar konsulten och tidigare upphandlaren Fredrik Dahlström. ”Det är väldigt få myndigheter som gör RFI:er. Onödigt stora kontrakt gör också att mindre leverantörer stängs ute”, säger han.

Sedan i fjol sköts Vårgårda och Herrljungas upphandlingsfunktion av en privat utförare. Ekonomichef Linda Rudenwall ser många fördelar. ”Vi har höjt kvaliteten och sänkt kostnaderna”, säger hon.

En ny plattform för anbudsgivare kan komma att höja nivån på landets upphandlare. Det menar dess skapare Elin Sobczak. ”När leverantörerna blir kunnigare ställer de högre krav vilket driver på utvecklingen att professionalisera upphandlarna,” säger hon.

Hur motiverar man verksamheter att välja förbrukningsprodukter som innehåller mindre plast – även om de är dyrare? Det har Region Västernorrland undersökt i studie som landar i tre olika förslag.

Finland har kommit långt när det gäller öppen data för offentliga upphandlingar. Nu görs liknande satsningar även i Sverige. Bland annat i form av en ny guide för upphandlare.

Efter två lyckade pilotprojekt vill Alvestas upphandlingschef Johan Johansson rulla ut kategoristyrning i hela kommunkoncernen. ”Det här gör oss till en mer professionell inköpsorganisation”, säger han.

Växjö kommun driver en intern förmedling för begagnade möbler och andra inventarier. ”Nu kan vi lägga mer pengar på kommunens kärnverksamhet. Dessutom har standarden mellan olika verksamheter utjämnats”, säger Peter Lundgren, enhetschef på Intern service.

Ha en tydlig strategi, hedra ingångna avtal och följ upp. Det är några av experternas råd för att undvika korruption under corona-krisen. Men det gäller också att ha en personalmässig beredskap på inköpsidan. ”Om en nyckelperson inom den lilla organisationen slits ut står man sig slätt”, säger Rikard Jermsten, generaldirektör för Konkurrensverket.

Ge Upphandlingsmyndigheten i uppdrag att ta fram en statlig plattform för all offentlig upphandling. Det föreslår Hampus Hagman, kristdemokratisk riksdagsledamot, i en motion. ”Portalen skulle underlätta för småföretag men också ge allmänheten bättre insyn”, säger han.

Upphandlingsdialog Dalarnas specialstöd under coronapandemin landade rätt. När en stor livsmedelsleverantör meddelande att man lägger ner fick kommunerna i regionen handfast vägledning. Nu blir stödet – liksom ”upphandlingsakuten” för företagare – kvar året ut.

Övik Energi låter strategiskt viktiga leverantörer ranka sig inom nio kompetensområden – och gör motsvarande betygsättning på egen hand. Resultaten speglas mot varandra vid ett årligt uppföljningsmöte. ”Vi får ut mer av våra avtal när leverantörerna vässar sig”, säger Åke Andersson, inköpschef.

Charles Edquist, professor vid Lunds universitet, har länge uppmärksammat fördelarna med funktionsupphandling. Nu sprids hans slutsatser i den prestigefyllda vetenskapliga tidskriften Science and Public Policy. ”Att upphandla utifrån funktion kan få enorma effekter på kreativitet, innovationer och konkurrens”, säger han.

Flera förvaltningar på Härnösands kommun gick samman och gjorde en gemensam upphandling av larmtjänster. ”I stället för att tänka teknik och utryckning separat fokuserade vi på funktionen”, säger upphandlingskonsulten Sandra Stark.

Våren 2018 var det premiär för podden På tal om inköp. Vad har då utgivarna Eva-Lotta Löwstedt Lundell och Helena Brynolfsson lärt sig efter tolv avsnitt? Och vilka är drömgästerna framöver?

Docent Andrea Sundstrand är en av landets starkaste profiler inom offentlig upphandling. I en intervju med Inköpsrådet berättar hon hur hon egentligen kom in på ämnesområdet, framtiden för Upphandlingsrättslig Tidskrift och vilken som är den hetaste upphandlingsfrågan just nu.

Akut behov av krisstöd, inställda konferenser och hemarbete för alla. Men också ett uppsving för digitala möten och en helt ny vlogg. Så ser Upphandlingsmyndighetens omställning till följd av coronapandemin ut. Hur det blir med distansarbete efter sommaren är fortfarande oklart.

21 kommuner uppger att de prioriterar återvunnet material i sina upphandlingar, jämfört med 10 kommuner 2019. Pär Larshans, hållbarhetschef på Ragn-Sells som står bakom undersökningen, räknar med en fördubbling även till 2021.

Nu inför Region Stockholm kategoristyrda inköp. Något som påverkar både upphandlare och andra yrkeskategorier, enligt Iréne Svenonius, moderat finansregionråd. ”Det kräver mer att arbeta i team med andra professioner men det är också mer stimulerande”, säger hon.

När Linnéuniversitetet upphandlade möbler till sina nya lokaler var kravet att leverantörerna skulle återbruka de gamla. ”En transparent metod som gjorde att vi sparade pengar och uppfyllde våra miljökrav”, konstaterar Tommy Andersson, funktionsansvarig för upphandling på Linnéuniversitetet.

Havs- och vattenmyndigheten upphandlar en ovanlig tjänst – att ta upp ”spökgarn” ur havet. En vinst inte bara för miljön utan även för yrkesfisket, som drabbats hårt av coronakrisen.