I mitten av mars övergav Upphandlingsmyndigheten, UHM:s, 74 anställda nästan mangrant kontoret i Solna, efter rekommendationer från Folkhälsomyndigheten.
– En person i växel och reception finns på plats och den som behöver kan komma in och exempelvis skriva på papper. Men alla andra arbetar hemifrån, sa kommunikationschef Åsa Olsson till Upphandling24.
Tre och en halv månad senare är hemarbete fortfarande det normala.
– I stort sett allt vårt arbete går att utföra på distans och vi fortsätter att arbeta hemma under sommaren. Det fanns ju så klart en del utmaningar i början, men nu känns detta nästan som det nya normala, säger Åsa Olsson.
Hon ser flera fördelar med att arbeta digitalt.
– Jag upplever nästan en större tillgänglighet, både till varandra och till externa parter. Det är enkelt att få till videomöten till skillnad från när man ska försöka få in ett fysiskt möte i allas kalendrar. Just möjligheten att verkligen nyttja digitala möten är något jag tar med mig framöver.
Åsa Olsson berättar att UHM snabbt skapade ett nytt webbstöd när det gäller upphandling och statsstöd med anledning av pandemin.
– Vi fick göra en viss omprioritering men i och med att ett antal externa arrangemang ställdes in skapades också utrymme.
Hon syftar på förbudet mot att samlas fler än 50 personer som gjort att många konferenser och seminarier har ställts in eller flyttats fram.
– Det påverkar så klart vår möjlighet att nå ut. Men vi märker att många arrangörer har ställt om till digitala forum vilket är positivt och gör att vi når ut trots allt. Vi har utvecklat nya format för möten där vi kör videomöten och webbinars.
Den 25 juni var det premiär för en serie videoklipp om aktuella ämnen: ”Upphandlingsmyndighetens vlogg om offentliga affärer”.
– Syftet är att förmedla kunskap till upphandlare, jurister och leverantörer på ett lättillgängligt sätt. I premiäravsnittet klargör våra upphandlingsjurister några myter om offentlig upphandling, säger Åsa Olsson.
Under våren har UMH också stöttat Socialstyrelsen och Regeringskansliet med upphandlingskompetens.
Hur har trycket på er frågetjänst varit?
– Under våren har det totala antalet frågor ökat, men det beror främst på att öppnat upp möjligheten för våra kunder att även kunna chatta med oss. Antalet frågor på telefon och till Frågeportalen har varit stabilt. Andelen frågor med koppling till covid-19 var störst i mars. Vi ser också att antalet frågor gällande statsstöd har ökat något med anledning av covid-19.
Hur det blir med hemarbete i höst är fortfarande oklart.
– Vi följer Folkhälsomyndighetens rekommendationer och fattar löpande nya beslut baserat på deras rekommendationer, säger Åsa Olsson.
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?
