”Man måste våga testa och göra fel”

Upphandlare generellt är ofta ängsliga att göra fel eftersom varje ord i förfrågningsunderlaget synas och tolkas. Något som innebär att de tappar både affärsmöjligheter och utvecklingsmöjligheter. Det är därför viktigt att utmana sig själv och tro på sin riskbedömning.

Det anser Dennis Axelsson, upphandlare och underkategoriledare för transformatorer på Trafikverket i Borlänge. Han betonar vikten av att våga prova sig fram, och testa nya saker skarpt även om de inte perfekta.

– Det behövs också en tillåtande miljö för att prova sig fram. Något som finns här inom inköp på Trafikverket, säger han.

För tre år sedan började han skissa på en mervärdesmodell för att förbättra utvärderingen av anbudsgivarnas referensuppdrag. Syftet var att hitta leverantörer som svarar upp väl mot kraven under hela avtalstiden. Bland annat när det gäller leveransprecision och produktkvalitet.

– Vi vill ha så bra som leverantörer som möjligt och kunna få driv och utveckling i kontrakten, konstaterar han. 

En första modell med mervärden testades i skarpt läge 2019, och våren 2021 användes en uppdaterad version med fler parametrar och nivåer. Resultaten är dock inte så imponerande, enligt Dennis Axelsson.

– Detta eftersom leverantörerna kunnat välja ut sina två referensuppdrag för fritt och kunnat ta ut det bästa, när målet var att se helheten av en leverantörs prestation. Men vi har fått värdefulla lärdomar som hjälper oss att skruva på modellen till nästa gång.

I version 3.0 av modellen har fler parametrar ändrats. Exempelvis bedöms samarbete och kommunikation nu separat eftersom detta kan upplevas olika beroende på vilken roll man har. 

Utvärderingen kan vara att två referensuppdrag summeras ihop. Beroende på vilken nivå (från 1-3) anbudsgivaren hamnar på ges avdrag i kronor eller i procent, då det är svårt att förutspå en förkalkyl på anbudssumman.

Målet är att mallen ska vara så pass enkel att det går att applicera den utan större startsträcka, enligt Dennis Axelsson.

– Tanken är att kan vi mäta prestation på riktigt så att vi får en betydligt mer rättvisande bild av hur helhetsprestationen ser ut. Jag räknar med att vi kan använda den under hösten 2021.

Dennis Axelsson betonar att det är viktigt att provocera sig själv i viktningen och ifrågasätta sina ”naturliga val” i mervärdesmodellen.

– Vad presterar marknaden i dag och vad är vårt verkliga behov för en riktigt bra och långsiktig affär? säger han, och tillägger att mervärdesmodellerna har tagits väl emot av leverantörerna.

Dennis Axelsson menar att upphandlare hålls tillbaka av en rädsla för att bli överprövade, eftersom de ser det som ett mått på misslyckande.

 – Så är det inte alls.  Jag vågade med stöd av mina kollegor göra misstag men lärde mig desto mer! Målet ligger längre fram och jag skapade mig acceptans att bygga på något – som i all träning.