Upphandlare generellt är ofta ängsliga att göra fel eftersom varje ord i förfrågningsunderlaget synas och tolkas. Något som innebär att de tappar både affärsmöjligheter och utvecklingsmöjligheter. Det är därför viktigt att utmana sig själv och tro på sin riskbedömning.
Det anser Dennis Axelsson, upphandlare och underkategoriledare för transformatorer på Trafikverket i Borlänge. Han betonar vikten av att våga prova sig fram, och testa nya saker skarpt även om de inte perfekta.
– Det behövs också en tillåtande miljö för att prova sig fram. Något som finns här inom inköp på Trafikverket, säger han.
För tre år sedan började han skissa på en mervärdesmodell för att förbättra utvärderingen av anbudsgivarnas referensuppdrag. Syftet var att hitta leverantörer som svarar upp väl mot kraven under hela avtalstiden. Bland annat när det gäller leveransprecision och produktkvalitet.
– Vi vill ha så bra som leverantörer som möjligt och kunna få driv och utveckling i kontrakten, konstaterar han.
En första modell med mervärden testades i skarpt läge 2019, och våren 2021 användes en uppdaterad version med fler parametrar och nivåer. Resultaten är dock inte så imponerande, enligt Dennis Axelsson.
– Detta eftersom leverantörerna kunnat välja ut sina två referensuppdrag för fritt och kunnat ta ut det bästa, när målet var att se helheten av en leverantörs prestation. Men vi har fått värdefulla lärdomar som hjälper oss att skruva på modellen till nästa gång.
I version 3.0 av modellen har fler parametrar ändrats. Exempelvis bedöms samarbete och kommunikation nu separat eftersom detta kan upplevas olika beroende på vilken roll man har.
Utvärderingen kan vara att två referensuppdrag summeras ihop. Beroende på vilken nivå (från 1-3) anbudsgivaren hamnar på ges avdrag i kronor eller i procent, då det är svårt att förutspå en förkalkyl på anbudssumman.
Målet är att mallen ska vara så pass enkel att det går att applicera den utan större startsträcka, enligt Dennis Axelsson.
– Tanken är att kan vi mäta prestation på riktigt så att vi får en betydligt mer rättvisande bild av hur helhetsprestationen ser ut. Jag räknar med att vi kan använda den under hösten 2021.
Dennis Axelsson betonar att det är viktigt att provocera sig själv i viktningen och ifrågasätta sina ”naturliga val” i mervärdesmodellen.
– Vad presterar marknaden i dag och vad är vårt verkliga behov för en riktigt bra och långsiktig affär? säger han, och tillägger att mervärdesmodellerna har tagits väl emot av leverantörerna.
Dennis Axelsson menar att upphandlare hålls tillbaka av en rädsla för att bli överprövade, eftersom de ser det som ett mått på misslyckande.
– Så är det inte alls. Jag vågade med stöd av mina kollegor göra misstag men lärde mig desto mer! Målet ligger längre fram och jag skapade mig acceptans att bygga på något – som i all träning.
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?
Thérèse
Nu blir jag nyfiken. Vad är det som värderas och hur?
Artikeln känns lite nedkortad.
Dennis Axelsson
Hej Thérèse,
Referenten bedömer och ger poäng avseende följande parametrar:
– Leveransprecision
-Produktkvalité
-Flexibilitet
-Samarbete och kommunikation Logistik
-Samarbete och kommunikation Inköp
I modellen gör man en viktning i poängskalan för uppfyllelsen och vad som värderas. Parameterarna är specificerad av innehållet samt vad behövs uppfyllas för respektive poängnivå.
Kontakta mig direkt om du vill ha en vidare diskussion på dennis.axelsson@trafikverket.se
Ulf Sjölén
Känns inte speciellt revolutionerande att utvärdera tjänstens genomförande via referenter det är något som i alla fall jag och många andra har prövat och genomfört.
Det vi kommer fram till är att leverantören har i alla fall klarat av att genomföra de här uppdragen med gott resultat och att det ger viss kunskap och ledning den tekniska förmågan hos leverantören. Är själv inte helt övertygad att den här typen av utvärdering av leverantörens förmåga är helt transparent och likabehandlande vid upphandling enligt LOU. I entreprenadupphandling så är det mer en praxis än undantag men det är många UL led i dem och då har den större värde i utvärderingen då det handlar om huvudleverantörens förmåga att hantera projektet.
Dennis Axelsson
Hej Ulf,
Jag hoppas artikeln framgår att våga göra misstag och hitta nya sätt för att få den bästa affären. Sen blev de att handla om mervärde som funnits länge och gått i olika trender.
Jag använder denna inom LUF där avtalen kan bli upp till 8 år. Tänker också att likabehandling faller då det är just ett mervärde och det precis som du säger att den ska vara transparent är en viktig del. Upplever att du har en bra erfarenhet och vore skoj om du kontakade mig och ville titta på modellen för att komma med mer feedback. Det skulle vara till nytta för mig! Se mejladress ovan.
Mustafa Ugras Sarioglu
Känns som klockrent, har själv kört med liknande utvärderingsmodell med många flera parametrar och två referenser. Dock var har vi specialbyggnader och väldigt höga krav med t.ex. kulturhistoriskvärdefull byggnad, Q-märkning osv. Samt att vi har fördefinierat två områden (genomförande och ekonomi i detta fall) som är viktigt för projektet med många under parametrar/frågor. Utvärderingsmodellen fungerar som sagt klockrent, men jag vill tillägga att det är även är en upphandling för partnering.
Det jag försöker framhäva är att utvärderingsmodellen fungerar beroende på vad som ska upphandlas och vad behovet är. Det är väl det som är det viktiga i artikeln att man försöker hitta nya sätt att få till det bästa affären, beroende på dem givna förutsättningarna och behoven.
Jag vet inte vad andra tänker och tycker, men jag tackar för inspirationen. Vidare tror jag inte på en optimalt utvärderingsmodell för alla upphandlingar, utan varje upphandling beroende på de givna förutsättningarna och behoven bör ha sin egen utvärderingsmodell. lämplig.
Dennis Axelsson
Tack Mustafa för din kommentar och att du också arbetar med att hitta nya sätt för att uppnå bästa affären! Skicka gärna över din modell och se adress ovan, så kan vi kanske ha ett utbyte?
Jag håller med dig att mervärde ska inte använda i varje upphandling. Jag har använt det i kanske 20st upphandlingar av typ 120st där vi bara haft på produktnivå eller leverantörsnivå som denna modell är uppbyggd på.