Parallell inköpsresa för Eslöv

Eslövs kommun har de senaste åren gjort ett stort förändringsarbete när det gäller upphandling och inköp. 

2018 beslutade politikerna att införa e-handel, efter att ha inspirerats av andra kommuner.

Ett projekt startade under ledning av nyrekryterade e-handelsansvariga Johanna Löthberg, som tidigare arbetat med e-handel både privat och i offentlig sektor.

– I höstas drog vi igång skarpt och i dag har vi 17 leverantörer inom en rad olika områden i portalen. Målet är 30 innan årsskiftet, säger Johanna Löthberg.

Att involvera beställarna har varit avgörande för att lyckas, menar hon. Förutom varsin plats i styrgruppen har förvaltningarna så kallade superanvändare som har utbildats i systemet.

– En del var skeptiska och trodde att det skulle bli en massa merjobb. Men med facit i hand har resultatet blivit över förväntan. E-handel säkerställer att avtalen följs och det är enkelt att göra uppföljningar, säger hon.

Samtidigt som ett e-handelssystem upphandlades gjordes ett stort arbete med att fördubbla andelen elektroniska fakturor och fakturor som konterades med automatik. Därmed frigjordes tid ute på förvaltningarna, som kunde läggas på att utveckla e-handeln.

– Arbetet gick smidigt. Men med facit i hand borde vi sett till att få med beställarperspektivet ännu tydligare, säger Johanna Löthberg.

Införandet av e-handel följde projektplanen men antalet leverantörsanslutningar hade varit fler om inte pandemin kommit emellan, enligt inköps- och upphandlingschef Susanna Karlsson.

– Vi fick omdirigera resurser för att hjälpa till med anskaffningen av bristvaror, säger hon.

Samtidigt som e-handel infördes förändrades också kommunens organisation.

En fristående inköps- och upphandlingsavdelning infördes på kommunledningskontoret, med ansvar att upphandla varor och tjänster åt samtliga förvaltningar. Tidigare sköttes de flesta upphandlingarna ute på respektive förvaltning. 

– Genom organisationsförändringen och kommunens nya styrdokument, som började gälla 2020, har upphandling fått en mer strategisk roll, säger Susanna Karlsson, som tog steget från upphandlare till upphandlingschef 2018.

I arbetet med styrdokumenten har man varit noga med att följa den nationella upphandlingsstrategin som bland annat har ökat fokus på hållbarhet, påpekar Susanna Karlsson.

Förutom henne består upphandlingsavdelningen av sex upphandlare, en inköpssamordnare och två e-handelsspecialister.

Beställnings- och inköpsprocesserna ligger kvar på förvaltningarna.

– Det är ett arbetssätt som fungerar väldigt bra, men det kan förstås komma att förändras länge fram, säger Susanna Karlsson.

Hon lyfter fram fem faktorer som gjort att förändringsresan blivit framgångsrik.

1. Visa fördelarna med en strategisk anskaffningsprocess, till politiker och kommunledning.

2. Gör en risk- och konsekvensanalys och sätt upp tydliga mål. 

3. Se till att leverera resultat för att få ledningens förtroende. Börja med att plocka lågt hängande frukter.

4. Säkerställ att uppdrag och ansvar är resurssatta efter de mål som uppställs. Eslövs kommun har god ekonomi och har därför kunnat satsa långsiktigt.

5. Koppla ihop upphandlingsbehovet med budgetprocessen.