Innovationsprojekt fick Ystad tänka om

Efter att ha deltagit i ett Vinnova-projekt har kommunerna Ystad, Skurup och Trelleborg tagit fram en gemensam arbetsmodell för innovationsupphandling: Innovationsupphandling Syd.

Interna rutiner har utvecklats, bland annat en ökad dialog med leverantörsträffar, RFI, remissrundor, anbudspresentationer och uppföljningsmöten.

– Vi har kunnat lyfta kunskapen kring upphandling som verktyg för verksamhetsutveckling betydligt, inte bara bland inköpare utan också bland verksamheterna, konstaterar Mattias Johansson, inköpschef i Ystad.

Kommunerna har även testat innovationssprintar. Sprintmetodiken bedöms ha stor potential att kunna användas även utanför upphandlingssammanhang i kommunerna.

Ett av de konkreta resultaten av innovationsprojektet är en interkommunal delningstjänst för möbler och andra resurser som togs i bruk våren 2020. Ett slags internt ”Blocket”:

Tre företag anmälde intresse för att vara med i upphandlingen, och två gick vidare till ett i förhandlat förfarande. Valet föll sedan på Malmöföretaget Myloc.

– Vi satte ett maxpris och hade som krav att vi inte skulle behöva ha några interna administrativa resurser. Allt kring behörigheter, inloggning och så vidare sköts av leverantören, som har ett fyraårigt avtal.

Ystads kommun räknar redan med att ha sparat 1 miljon kronor genom att inte behöva köpa nya möbler. 

– Vi ser också stora miljömässiga och sociala fördelar. Hanteringen och transporterna sköts av vår arbetsmarknadsenhet där personer får instegsjobb, säger Mattias Johansson.

Hittills har, förutom Ystad, även Trelleborg anslutit sig. Flera andra kommuner har visat intresse för tjänsten, som har möjlighet att växa till nya områden, exempelvis maskiner eller specialistpersonal.

Delningstjänsten har också gett ringar på vattnet. Som första kommun har Ystad tecknat ett avtal med företaget Place2Place som gör det möjligt att avropa digitalt direkt från kommunens redan upphandlade leverantörer inom begagnad/återbrukad inredning.

– I systemet kan beställarna lätt se utbudet och utvärdera innan avrop sker via plattformen.

Enligt Mattias Johansson är målet att innovationstänket ska genomsyra allt inköpsarbete och stimulera en innovationsfrämjande kultur med samverkan, dialog och tillit.

– Det är alldeles för vanligt att man klipper och klistrar i gamla avtal istället för att gå på djupet och se vad man verkligen behöver. Därmed tappar man möjlighet till utveckling.

Han ger ett konkret exempel på en nyligen avslutad upphandling av mobiltelefoner.

– Tidigare var utbudet av telefoner brett, för det hade alltid varit så. Nu har vi tänkt till och kommit fram till att det räcker med att medarbetarna får välja mellan två telefoner: en Android och Iphone.