”Fler borde använda konkurrenspräglad dialog”

Konkurrenspräglad dialog innebär att varje leverantör kan ansöka om att få delta i upphandlingen. Den upphandlande organisationen för sedan en dialog med de anbudssökande som bjudits in. När dialogen har avslutats lämnar respektive leverantör sitt anbud. Dialogen sker därmed innan anbudet lämnats in.

Malmö stad valde att använda metoden när de upphandlade ett nytt kostdatasystem. Systemet används för planering och servering av luncher till omkring 40 000 skolbarn och till de stora köken inom förskoleverksamheten. 

Joel Norén, verksamhetsutvecklare inom IT och digitalisering och projektledare för det nya systemet, är mycket nöjd med upphandlingen.

– Vi ville öppna upp för så många som möjligt. Med en vanlig upphandling hade det blivit svårt för oss att nå en bred marknad, säger han.

Den befintliga leverantören hade meddelat att deras system inte längre skulle uppdateras.

– De var i princip ensamma i Sverige så vi tittade runt i övriga Norden, där det visade sig finnas flera andra aktörer, säger Joel Norén.

I slutet av augusti 2020 skickades en inbjudan om att delta i en konkurrenspräglad dialog ut till marknaden. Två företag nappade.

– Eftersom leverantörsmarknaden var begränsad valde vi bort ett urvalsförfarande. Jag skulle säga att det inte behövs om det är fem leverantörer eller färre, säger IT-upphandlaren Richard Bau, som hållit i upphandlingen.

Parallella dialoger inleddes med leverantörerna i syfte att få input till förfrågningsunderlaget. I slutet av oktober 2020 skickades ett preliminärt förfrågningsunderlag ut.

Leverantörerna fick ungefär tre veckor på sig att komma med synpunkter, som sedan gicks igenom på nya dialogmöten.

I mitten av december skickades ett omarbetat preliminärt förfrågningsunderlag ut och leverantörerna ombads komma in med preliminära anbud med priser.

Vad gav dialogen?

– Både högt och lågt om deras befintliga lösningar och vad som behövde utvecklas. Men framför allt en större tydlighet – om något såg konstigt ut eller verkade ha glömts bort kunde vi enkelt påpeka det, säger Richard Bau.

Han räknar upp fyra fördelar:

• Bättre förståelse för varandra (Malmö stads behov och förutsättningar, och leverantörernas förutsättningar, lösning och möjligheter.
• Bättre affär genom minimering av kostnadsdrivande krav och bättre konkurrens.
• Bättre avtalsrelation, då en relation redan byggts upp.
• Tryggare leverans eftersom man redan kunnat fördjupa sig i frågeställningar och minskat risken för missförstånd.

Ett alternativ hade varit att använda ett öppet förfarande i stället för en konkurrenspräglad dialog.

– Med facit i hand hade vi nog blivit tvungna att avbryta en sådan upphandling. Justeringarna var för många och stora, säger Richard Bau.

I slutet av februari 2021 skickades det slutgiltiga förfrågningsunderlaget ut. Den 19 mars skulle de skarpa anbuden vara inne och i slutet av mars underrättades bolaget CGI om att de tagit hem affären.

Det är första gången Richard Bau gjort en konkurrenspräglad dialog.

– Det kräver mer tid av både verksamheten, deltagande leverantörer och upphandlaren under upphandlingen. Men det har man igen senare. Risken för att behöva avbryta minimeras. Efter tilldelningen är risken för överprövning mycket mindre och båda parter är också mer startklara, säger han.

Ett medskick är att var noggrann med dokumentationen.

– Vi har jobbat med spåraändringar och kommentarer i Word, så att leverantörerna lätt kunnat se vad som justerats i de olika versionerna.

Avtalet, som omfattar högst 13 år, ska vara i drift i början av 2022.

Richard Bau och Joel Norén rekommenderar andra som ska upphandla liknande system att använda sig av metoden.

 – Det är många andra kommuner som har avtal gällande kostdata som går ut snart, och flera av dem har varit i kontakt med oss. Vårt råd är definitivt att använda sig av konkurrenspräglad dialog.