Skip to content
  • Prenumerera på Inköpsrådets nyhetsbrev
Inköpsrådet
  • Nyheter
    • Arbetsmarknad
      • Karriär
      • Lön
    • Bransch
      • IT
      • Livsmedel
      • Samhällsbyggnad
      • Transport
      • Utbildning
      • Vård & omsorg
      • Övriga tjänster
    • Hållbarhet
      • Miljökrav
      • Sociala krav
    • Innovation
    • Juridik
      • Avtal
      • Korruption
      • Lagstiftning
      • Upphandlingsavgift
      • Överprövning
    • Praktiskt
      • Metod
      • Upphandlingsstöd
      • Utvärderingsmodell
    • Samhälle
      • EU
      • Insyn
      • Konkurrens
      • Politik
    • Upphandling
      • Dialog
      • Direktupphandling
      • Förfrågningsunderlag
      • Ramavtal
      • Uppföljning
      • Anbud
  • Domstolskoll
  • Karriär
    • Lediga jobb
    • Lönestatistik
    • Rekrytera smart med Inköpsrådet
  • Utbildning
  • Konferenser
    • Nya upphandlingslagar • 8 februari 2022
  • Annonsera
    • Annonsera
    • Platsannonsera
  • Om oss
    • Vi som jobbar här
    • Integritetsspolicy

”Fler borde använda konkurrenspräglad dialog”

Först på prov och sen skarpt. Malmö stad valde konkurrenspräglad dialog när ett verksamhetssystem för måltider köptes in. ”Dialogen gav oss ovärderlig feedback”, säger upphandlaren Richard Bau.

| 2021-05-21
Richard Bau och Joel Norén är nöjda med Malmö kommuns upphandling av ett nytt kostdatasystem.

Konkurrenspräglad dialog innebär att varje leverantör kan ansöka om att få delta i upphandlingen. Den upphandlande organisationen för sedan en dialog med de anbudssökande som bjudits in. När dialogen har avslutats lämnar respektive leverantör sitt anbud. Dialogen sker därmed innan anbudet lämnats in.

Malmö stad valde att använda metoden när de upphandlade ett nytt kostdatasystem. Systemet används för planering och servering av luncher till omkring 40 000 skolbarn och till de stora köken inom förskoleverksamheten. 

Joel Norén, verksamhetsutvecklare inom IT och digitalisering och projektledare för det nya systemet, är mycket nöjd med upphandlingen.

– Vi ville öppna upp för så många som möjligt. Med en vanlig upphandling hade det blivit svårt för oss att nå en bred marknad, säger han.

Den befintliga leverantören hade meddelat att deras system inte längre skulle uppdateras.

– De var i princip ensamma i Sverige så vi tittade runt i övriga Norden, där det visade sig finnas flera andra aktörer, säger Joel Norén.

I slutet av augusti 2020 skickades en inbjudan om att delta i en konkurrenspräglad dialog ut till marknaden. Två företag nappade.

– Eftersom leverantörsmarknaden var begränsad valde vi bort ett urvalsförfarande. Jag skulle säga att det inte behövs om det är fem leverantörer eller färre, säger IT-upphandlaren Richard Bau, som hållit i upphandlingen.

Parallella dialoger inleddes med leverantörerna i syfte att få input till förfrågningsunderlaget. I slutet av oktober 2020 skickades ett preliminärt förfrågningsunderlag ut.

Leverantörerna fick ungefär tre veckor på sig att komma med synpunkter, som sedan gicks igenom på nya dialogmöten.

I mitten av december skickades ett omarbetat preliminärt förfrågningsunderlag ut och leverantörerna ombads komma in med preliminära anbud med priser.

Vad gav dialogen?

– Både högt och lågt om deras befintliga lösningar och vad som behövde utvecklas. Men framför allt en större tydlighet – om något såg konstigt ut eller verkade ha glömts bort kunde vi enkelt påpeka det, säger Richard Bau.

Han räknar upp fyra fördelar:

  • Bättre förståelse för varandra (Malmö stads behov och förutsättningar, och leverantörernas förutsättningar, lösning och möjligheter.
  • Bättre affär genom minimering av kostnadsdrivande krav och bättre konkurrens.
  • Bättre avtalsrelation, då en relation redan byggts upp.
  • Tryggare leverans eftersom man redan kunnat fördjupa sig i frågeställningar och minskat risken för missförstånd.

Ett alternativ hade varit att använda ett öppet förfarande i stället för en konkurrenspräglad dialog.

– Med facit i hand hade vi nog blivit tvungna att avbryta en sådan upphandling. Justeringarna var för många och stora, säger Richard Bau.

I slutet av februari 2021 skickades det slutgiltiga förfrågningsunderlaget ut. Den 19 mars skulle de skarpa anbuden vara inne och i slutet av mars underrättades bolaget CGI om att de tagit hem affären.

Det är första gången Richard Bau gjort en konkurrenspräglad dialog.

– Det kräver mer tid av både verksamheten, deltagande leverantörer och upphandlaren under upphandlingen. Men det har man igen senare. Risken för att behöva avbryta minimeras. Efter tilldelningen är risken för överprövning mycket mindre och båda parter är också mer startklara, säger han.

Ett medskick är att var noggrann med dokumentationen.

– Vi har jobbat med spåraändringar och kommentarer i Word, så att leverantörerna lätt kunnat se vad som justerats i de olika versionerna.

Avtalet, som omfattar högst 13 år, ska vara i drift i början av 2022.

Richard Bau och Joel Norén rekommenderar andra som ska upphandla liknande system att använda sig av metoden.

 – Det är många andra kommuner som har avtal gällande kostdata som går ut snart, och flera av dem har varit i kontakt med oss. Vårt råd är definitivt att använda sig av konkurrenspräglad dialog.

Läs mer: Upphandling Malmö stad

Olof Axelsson

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

4 kommentarer på "”Fler borde använda konkurrenspräglad dialog”"

  1. PO skriver:
    2021-05-21 kl. 08:27

    Håller helt med.
    Har använt konkurrenspräglad dialog med stor framgång ett flertal gånger.
    Är förvånad att inte fler använder upphandlingsförfarandet.

    Svara
  2. S-A skriver:
    2021-10-21 kl. 20:23

    Men i praktiken skiljer det väl inte särskilt mycket mot ett vanligt förfarande med föregående marknadsundersökning, RFI och förfrågningsunderlag på remiss? Jag menar fortfarande att KPD är ett onödigt förfarande.

    Svara
    1. Sandra skriver:
      2021-10-28 kl. 11:13

      S-A, i teorin har du rätt. I praktiken blir skillnaden stor. En RFI är det sällan leverantörer bryr sig om att svara på. I en KPD är det skapt läge och leverantörerna är på tårna på ett helt annat sätt. I en KPD får du därför enormt mycket bättre genomarbetade förslag från leverantörerna.

  3. TS skriver:
    2022-03-12 kl. 20:03

    Sandra, du skriver att en skillnad (förenklat) mot ”RFI-förfarande”, som ”S-A”, hänvisar till, är att leverantörer som bjudits in till KPD är mer engagerade.

    Kan det vara så enkelt att de genom förfarandet kan utgå ifrån att deras insats kommer att generera ett anbud med goda odds för affär – en RFI lämnar ju inga garantier för att förfarandet kommer att genera en anbudsförfrågan.

    Svara

Lämna ett svar till PO Avbryt svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Fler artiklar

Lediga jobb

Skellefteå kommun

Inköpschef, Skellefteå kommun

ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Lär dig skriva bättre avtal

Avtalet är kärnan i affären och avtalsrätten i sig regleras inte i LOU. Därför är det viktigt att du som upphandlare sätter dig in i hur du formulerar korrekta avtal och vad du bör tänka på för att säkerställa en bra affär.

Håll dig informerad

Prenumerera på Inköpsrådets kostnadsfria nyhetsbrev.

Prenumerera, v2
Specialområde
Sending

Senaste inläggen

Föreslår förordning för direktupphandlingarFöreslår förordning för direktupphandlingar
Effektivare tillsyn föreslåsEffektivare tillsyn föreslås
Förlegat krav om undertecknandeFörlegat krav om undertecknande
Svagt intresse oroar VinnovaSvagt intresse oroar Vinnova
Använd begrepp som inte missförståsAnvänd begrepp som inte missförstås
Göteborg samlas för mer återbrukGöteborg samlas för mer återbruk
Tolkning av ramavtalTolkning av ramavtal
Är vi redo att växla upp?Är vi redo att växla upp?
ANNONS FRÅN AFF

Undvik missförstånd, konflikter och juridiska tvister

Aff behövs för att alla ska hitta ett gemensamt språk, för att minska risken för tvister och för att öka kvaliteten, säger Philip Österlund, vd på Aff

Nytt från Upphandling24

  • Effektivare tillsyn föreslås
  • Förlegat krav om undertecknande
  • Svagt intresse oroar Vinnova
  • Använd begrepp som inte missförstås
  • Göteborg samlas för mer återbruk

Åsikter på sajten

  • Tolkning av ramavtalDet kan nog inte alltid tas för sant att det inte skulle vara relevant att utröna den gemensamma partsavsikten i...
  • Tolkning av ramavtalHej Alfred, Som framgår av ditt citat från HD:s avgörande i mål nr 4071-20 (NJA 2021 s 643) är det...
  • Regioner straffas för förlängt avtalVad oseriöst av domstolen att basera sannolikheten för att Svensk dos skulle vinna en korrekt genomförd upphandling på antalet leverantörer...
  • Tolkning av ramavtalNi skriver att "Hovrätten prövade först om projektet omfattats av ramavtalet. Då någon gemensam partsavsikt inte gick att utläsa fick...
  • Regioner straffas för förlängt avtaljag undrar i sitt stilla sinne vad positivt konkurrensutsättning av dosförpackade läkemedel fört med sig?
  • Utvärdera kvalitet vid avrop av konsultBra artikel, tackar för det :)
  • Enhetlig tolkning gällerMånga av dessa "smörgårdsbordsförespråkare" vill nog väcka lite uppmärksamhet och jagar gillningar och delningar på LinkedIn. Man kommer med diverse...
  • Enhetlig tolkning gällerHelt stängt är kanske inte smörgåsbordet ändå? Jag uppfattar att båda målen som du tar upp avsåg situationer där direktiven...
  • Val av utvärderingsmodell icke-fråga?Har inte använt relativa modeller i mina upphandlingar sedan denna kom: "Metoder vid utvärdering av pris och kvalitet i offentlig...
  • Enad front för mer forskningInom det identifierade forskningsområdet "Korruption och kartellbildning" finns det lågt hängande frukt som inte kräver någon forskning för att identifiera....

Senaste inläggen

  • Föreslår förordning för direktupphandlingar
  • Effektivare tillsyn föreslås
  • Förlegat krav om undertecknande
  • Svagt intresse oroar Vinnova
  • Använd begrepp som inte missförstås
  • Göteborg samlas för mer återbruk
  • Tolkning av ramavtal
  • Är vi redo att växla upp?
  • Regioner straffas för förlängt avtal
  • Förändrad omvärld kräver anpassning
  • Stort fokus på service
  • Fast timpris och referenser tillåtet
  • Att upphandla ABK-konsulter
  • ”Mediestorm kan ge ökade resurser”
  • Allt går att sälja med mördande reklam

Aktuella utbildningar

Delta på distans eller på plats i Stockholm. Valet är ditt.

  • Praktisk avtalsrätt inom LOU och LUF | 26 april
  • Få fart på er avtals­förvaltning | 4 maj
  • Förhandling som redskap inom offentlig upphandling | 5 maj
  • LOU på två dagar | 10-11 maj
  • Kvalificerad IT-upphandlare | 18-19 maj
  • Anbudsutvärdering | 13 okt
  • Kvalificerad entreprenad­upphandlare | 19-20 okt
  • Agil upphandling | 9 nov
  • Hantera överprövningar | 10 november
  • Leda upphandlingar effektivt | 6 december
  • Säkerhetsskyddad upphandling | 18 oktober