Kunskap och rutin för hållbara affärer

Jag får ofta höra från upphandlare att de tycker det är svårt med hållbarhet. Och jag kan förstå dem för det handlar om så många olika sakområden och detaljkunskaper som man upplever att man kanske inte kan och behärskar. Det handlar också om att när vi pratar hållbarhet så kommer vi naturligt in i olika målkonflikter.

Den vanligaste målkonflikten är nog den mellan det miljömässiga eller sociala och det ekonomiska perspektivet. Det vill säga att man kanske ser en risk att hållbarhetskraven kommer att leda till dyrare anbud eller att det blir konkurrensbegränsande genom att vi får in färre anbud.

Men det finns ofta mycket som talar för att det blir billigare på lång sikt av att ställa hållbarhetskrav. Frågan är om vi verkligen vill få in leverantörer som inte bidrar till våra och samhällets målsättningar.

Jag funderar mycket på vad det är som gör att många ryggar tillbaka och drar sig för att arbeta med hållbarhet, även om alla säger att det är viktigt. Här tänker jag att det är viktigt att sätta upp processer och rutiner som skapar forum för att diskutera just dessa målkonflikter.

Men det är även viktigt att upphandlaren skapar sig en inblick i vilka mål den egna organisationen har. Eller andra skyldigheter man har att beakta hållbarhet i sina affärer.

Och med all respekt till alla organisationer som inte har en hållbarhetsperson inom upphandlingsverksamheten eller för den del några specifika miljöprogram eller liknande styrdokument. Ja, då läggs ytterligare ett lager av komplexitet på arbetet och situationen.

Här behöver ju varje organisation jobba utefter sina egna förutsättningar. Men någon form av utbildning för upphandlaren om vilka mål eller skyldigheten man har inom hållbarhet skapar enligt mig en grundförutsättning för att upphandlaren ska kunna lyfta frågan i upphandlingsprocessen och gentemot beställarna.

Genom kunskap hos upphandlaren skapas möjligheten att få ett helhetsperspektiv för affären som ska genomföras och de förutsättningar som skapas genom upphandlingen. Nej, jag säger inte att beställaren inte behöver någon hållbarhetskunskap och att allt ligger på upphandlaren.

Men jag kan inte komma på många situationer där beställaren har varit drivande och sagt att deras behov är begagnade produkter och upphandlaren ”bara” har att säkerställa att affären följer LOU.

De vanligaste situationerna, som jag känner till, är att upphandlare behöver ta ett helhetsgrepp om affärer då det är flera olika beställare som tycker olika saker. Och då behöver även upphandlare ha en viss förståelse för vilka hållbarhetsmål organisationen behöver uppfylla.

Här är det ju bra att få med en person med hållbarhetskompetens. Vanligtvis är det kanske en miljöstrateg eller liknande som sitter på en väldigt central och strategisk roll och som inte kan ett dugg om upphandling. Men då blir det upphandlarens roll, som jag ser det, att bjuda in även miljöstrategen till vissa diskussioner inför kravställandet.

På det sättet skapar man kunskap och rutiner för även andra roller i sin organisation och skapar samarbeten som kan leda till förbättringar längre fram. För jag har inte stött på någon miljöstrateg eller motsvarade som har sagt att de inte vill vara med och påverka hur organisationens inköp görs ur ett hållbarhetsperspektiv.

Så här ska man inte vara rädd för att ta kontakt tidigt och börja diskutera hållbarhet. För det är genom tidigt samarbete som vi skapar de bästa förutsättningarna.

Sen ska vi inte glömma bort alla dem som gör direktupphandlingar. Och med all respekt är det nog fler av dessa i de mindre offentliga organisationerna. Men de är minst lika viktiga för de sker troligtvis direkt av verksamheten. Så här finns ju massor med möjligheter att utbilda, informera och vidareutveckla ett arbete för mer hållbara direktupphandlingar.

Sen ska vi ju inte glömma bort att allt inte löser sig över en natt. Lika så är marknaden i en ständig utveckling också för mer hållbara alternativ. Jag skrev i en krönika i höstas om att framtidens företag måste jobba med hållbarhet för att överleva i framtiden.

Det omvända hörde jag från en leverantör för ett tag sen. De tittar på vilka krav som ställs i en upphandling och jämför med deras egna hållbarhetsmål. Ser de att upphandlingsdokumenten inte har några, tillräckligt många eller långtgående hållbarhetskrav, så väljer de att kanske inte lämna anbud.

Det kan ju låta skrämmande för en upphandlare och kanske framför allt för en beställare som säger sig vara beroende av en viss leverantör. Men förklaringen jag fick var att leverantören inte vill ha en kund som inte är med och bidrar till ett hållbart samhälle då det kan fläcka ner företagets rykte, marknadsföring och liknande.

Så upphandlare var inte rädda för att sätta er in i er organisations hållbarhetsarbete. Våga ifrågasätt och våga testa olika alternativ. Det visar bara att ni hänger med in i framtiden. Sen kommer allt att ta lite tid och ingen lösning varar för evigt. Men börja nu och jobba med det ett tag.

Sen tar du dig lite tid och utvärderar det du har gjort och funderar på hur kan du gå vidare eller vad som behöver göras annorlunda. Och jag vill nog lova att leverantörerna kommer att uppskatta det. På det sättet bygger du din och andras kunskaper och rutiner för mer hållbara affärer.

Lena Mårdh
Hållbarhetsstrateg i Huddinge kommun