Ett ingånget offentligt kontrakt får inte ändras hur som helst även om parterna är överens. Såväl LOU, LUF som LUK innehåller begränsningar i hur och vilka ändringar som får göras.
Det främsta skälet till att begränsa eller reglera ändringar av ingångna kontrakt är att om det görs ändringar under avtalstiden som inte fanns angivna under upphandlingen skulle det ha kunnat medföra att en annan leverantör kunde ha vunnit upphandlingen om ändringsmöjligheten varit känd redan då anbudet lämnades.
LOU, LUF och LUK öppnar för att om det finns en tydlig ändringsklausul i avtalet kan priserna justeras. Det är här indexreglering kommer in.
Vad är ett index och en indexreglering?
Syftet med att använda en indexreglering i avtal är att fördela risken för prisförändringar mellan köpare och säljare och därmed underlätta avtalsuppgörelsen.
I praktiken är indexregleringens viktigaste syfte ofta att i viss utsträckning täcka leverantörens kostnadsökningar under avtalstiden.
Om leverantörerna vid tidpunkten för anbudsgivningen inte vet hur den framtida kostnadsbilden ser ut kan de tvingas till vilda gissningar vid prissättningen och i värsta fall avstår de helt från att lämna anbud. Tänk på att indexreglering bör gälla båda parter, alltså även för köparen för det fall att indexet faller.
Ett index är en serie tal som visar en relativ förändring över tid i förhållande till en bestämd referenspunkt för exempelvis priser. En indexreglering är en upp- eller nedräkning av ett pris eller en kostnad från en tidpunkt till en annan framtida tidpunkt. Priset blir då bestämt dels av prisnivån vid bastidpunkten, dels av hur index förändras.
Index är en schablon och aldrig en exakt spegling av verkligheten.
En indexserie består alltid av en bas där Index=100, där basen kan avse till exempel en enskild månad eller ett helår.
Behöver det alltid finnas en indexklausul i avtal?
Jag tycker att det som avgör om det ska finnas en indexklausul i ett specifikt avtal är om leverantörens kostnader kan komma att variera under avtalstiden och ju mer variation, desto starkare skäl att ta in en indexklausul.
Avtalets längd är därför av betydelse. Längre avtal behöver ofta ha en indexreglering medan det många gånger inte är lika nödvändigt i korta avtal. Det spelar även roll i vilken bransch upphandlingen genomförs. I vissa branscher sker stora kostnadsförändringar snabbt och priserna kan då behöva regleras flera gånger per år och alltså även vid förhållandevis korta avtal.
Viktiga begrepp
Något jag alltid tycker är viktigt är att använda relevanta och tydliga begrepp. I en prisjusteringsklausul används ofta de här begreppen:
- Grundpris – Det pris som indexpåslaget räknas på, det vill säga anbudspriset.
- Slutligt pris – Grundpris plus indexpåslag i kronor.
- Indexets basår – Det årtal då de första siffrorna publicerades (ett index startar alltid på 100).
- Bastidpunkt – Den tidpunkt som motsvarar grundprisets prisnivå. Jag rekommenderar att använda den tidpunkt då anbuden senast ska lämnas som bastidpunkt. Det är vid den tidpunkten leverantören förlorar kontrollen över sitt pris och inte längre kan justera det på annat sätt än genom en avtalad regleringsmöjlighet, till exempel en indexreglering.
- Avräkningstidpunkt – Den tidpunkt som påslaget ska beräknas till. Det kan finnas flera avräkningstidpunkter.
- Regleringsperiod – Perioden från bastidpunkt till avräkningspunkt.
Det är viktigt att hitta ett så relevant index som möjligt för den aktuella branschen. SCB publicerar många index och inom många branscher tas specifika index fram som är anpassade för just den branschen, till exempel av olika branschorgan.
Index publiceras med olika intervall, till exempel varje månad, kvartal eller halvår så det kan vara svårt att hitta en tidpunkt som stämmer överens exakt med sista anbudsdag. Det behöver även beaktas att slutliga indexsiffror publiceras med viss eftersläpning eftersom det tar lite tid att fastställa dem. Det kan därför vara lämpligt att använda preliminära indextal eftersom de publiceras snabbare även om de inte är lika exakta.
En indexklausul behöver innehålla följande uppgifter (beroende på vilket index som används kan även andra uppgifter behöva lämnas):
- Indexets namn
- Om preliminärt eller definitivt indextal ska användas (i de fall alternativen finns)
- Indexseriens basår
- Bastidpunkt för indexjusteringen
- Avräkningstidpunkt för indexjusteringen
Så görs regleringen
Vid indexregleringen kan antingen indexpåslag räknas ut separat (alternativ 1 nedan) eller så räknas slutligt pris inklusive indexpåslag ut direkt (alternativ 2 nedan).
Förutsättningar i exemplet:
Grundpriset (det vill säga anbudspriset) som ska regleras är 50 500 kr.
Bastidpunktens indextal uppgår till 190.
Indextalet vid avräkningstidpunkten uppgår till 194.
Alternativ 1 – Indexpåslag räknas ut så här (motsvarar hur mycket priset ska räknas upp):
(194–190) / 190 x 50 500 kr = 1 063,16 kr
Påslaget är alltså 1 063,16 kr som sedan kan adderas till grundpriset.
Alternativ 2 – Slutligt pris inklusive indexpåslag räknas ut så här:
(194 / 190) x 50 500 kr = 51 563,16 kr
51 563,16 kr ska alltså vara det nya priset efter regleringen.
Det förekommer även att endast en viss del av priset får justeras, exempelvis 80 procent.
(194–190) / 190 x 0,8 x 50 500 kr = 850,53 kr
Magnus Nilsson
Upphandlingskonsult, Peak Procurement
Rubriken antyder att leverantören kräver mer, dvs utöver eventuell indexuppräkning, pga hög inflation. Det som redan indexregleras är ju inget konstigt och artikeln tar ju bara upp skolexempel. Men vad gör vi om leverantören verkligen riskerar att hamna på obestånd trots eventuell indexjustering? Låter leverantören hamna där så att ingånget avtal kan sägas upp eller försöker rädda situationen? Vilka alternativ finns?