Jag är en ivrig förespråkare för att använda förhandlat förfarande där så är lämpligt. I min yrkesutövning jobbar jag främst med it-relaterade upphandlingar men jag tänker att det metodmässigt finns många tillfällen då även andra upphandlingsföremål med fördel skulle kunna nyttja förhandlat förfarande.
Jag får ofta frågor om tidsaspekten vid förhandlat förfarande: Det är, enligt mig, en villfarelse att det alltid innebär en längre kalendertid att genomföra en upphandling med förhandlat förfarande med föregående annonsering än att upphandla med öppet förfarande.
Många tänker på minimitiderna i förhandlat förfarande (LOU) 30+25 dagar (elektronisk anbudsgivning) + 2 till 3 dagar att kvalificera och välja ut anbudsgivare. Detta ställts då mot öppet förfarande, som har minst 30 dagars anbudstid i LOU (elektronisk anbudsgivning).
Om man antar att kravspecifikationsarbetet i en relativt komplicerad upphandling tar mer än 30 kalenderdagar och att man på övergripande nivå vet omfattning och innehåll i vad man avser upphandla, minst 30 dagar innan kravspecifikationen planeras vara klar, så kan man med fördel annonsera ansökningsinbjudan 30 dagar innan planerat färdigdatum för kravspecifikationen.
I förhandlat förfarande kan även anbudstiden kortas ner, som lägst till tio dagar, men det är sällan lämpligt vid komplicerade upphandlingar. I enklare upphandlingar, till exempel vid en ramavtalsupphandling utan kvalitetsutvärdering vid tilldelning av ramavtal, kan det, enligt mig, i vissa fall räcka med 14 dagars anbudstid. Det beror så klart på omfattningen av det material som ska lämnas in med anbudet.
Upphandlar vi enligt LUF är de lagstadgade tiderna vid förhandlat förfarande ännu kortare, då handlar det mer om att tillse att leverantörerna får tillräckligt med tid, än att anpassa sig efter lägst antal dagar enligt LUF.
Om man kan planera sin upphandling i god tid, så är kalendertidsaspekten ingen fråga alls. Utgår man då från det datum man vill ha in anbuden och sedan bygger sin tidplan baklänges, så är kalendertidsaspekten ingen fråga alls. Har man i stället bråttom, men inte sin kravspecifikation klar, kan det många gånger gå snabbare med förhandlat förfarande. (Tid från att man börjar arbeta med upphandlingen till anbuden är inne.)
Sammanfattningsvis så behöver inte förhandlat förfarande ta längre kalendertid, med god planering kan det till och med gå åt färre kalenderdagar totalt, baserat på de lagstadgade minimitiderna.
Petter Ulander
vd på AdviceU i Sundsvall
Har du frågor om it-upphandling till Petter Ulander? Mejla info@inkopsradet.se
