Chefens ointresse förödande för inköp

Under våren har jag lunchat eller fikat med ett tjugotal upphandlingschefer. Det har varit givande och intressant (tack alla för att ni har tagit er tid), men på en punkt också deprimerande. Jag har en standardfråga som jag ställer till alla upphandlingschefer jag träffar: Hur mäter din chef om du gör ett bra jobb?

Svaren skulle kunna vara många: internt nöjd kund-index, besparingar, värde som upphandlingsavdelningen tillför organisationen, antal långtidsarbetslösa som har satts i arbete eller vilket mål man nu har med inköpen. Med ett enda undantag har jag fått samma svar: upphandlingsavdelningarnas insats mäts inte alls uppifrån. Upphandlingschefens chef tycks vara totalt ointresserad av vad upphandling och inköp sysslar med och vad de kan bidra med till organisationen.

I många fall redovisar upphandlingschefen siffror en eller ett par gånger per år för sin chef. Men det är siffror som upphandlingschefen själv har valt ut och för det mesta är det rent administrativa mätetal: antal upphandlingar, hur lång tid det tar att göra en upphandling eller antal överprövningar. På det stora hela är det meningslösa uppgifter, som inte alls tar fasta på vilka resultat som går att åstadkomma med inköp.

Det tycks inte spela någon roll vem som är upphandlingschefens chef. Svaren blir de samma oavsett om det är högsta chefen, ekonomichefen eller kontorschefen som styr över upphandlingsavdelningen.

I stunden kan jag inte låta bli att tycka synd om upphandlingschefen, som tycks ha en så oengagerad chef. Värre är förstås att organisationerna inte utnyttjar kraften hos effektiva inköp. Här finns det mycket kvar att hämta.

För att upphandling och inköp ska bli en strategisk fråga för organisationen krävs det fokus och styrning uppifrån. Tyvärr är det mycket långt borta, åtminstone på de ställen där jag har hälsat på.

Undantaget bland mina besök är Försvarets materielverk som har tydliga besparingsmål beslutade av regeringen. 760 miljoner ska sparas årligen, där just inköp pekas ut som ett av medlen för att besparingen ska uppnås. FMV är på god väg att nå målet. Det skulle inte ha hänt utan styrning.