Hög tid att hitta ESPD-alternativ

UPPDATERAD Det webbaserade ESPD-verktyget försvinner om några månader. Upphandlande myndigheter hänvisas till de inköpssystem som har integrerat stöd för att skapa formuläret.


EU-kommissionens webbaserade verktyg för att skapa dokument för egenförsäkran enligt ESPD, European Single Procurement Document, drogs inledningsvis med en del problem. Inköpsrådet uppmärksammade bland annat svajig översättning.

Efterhand har formulärgeneratorn vässats och blivit korrekt – för att läggas ner. Tjänsten stänger den 18 april 2019.

Kommissionen beskriver det webbaserade verktyget som en tillfällig tjänst för att främja användningen av det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet. Målet var att överbrygga den tid det tar för de företag som erbjuder inköpsverktyg att integrera denna funktionalitet i sina respektive system.

I de flesta medlemsstater finns det minst en tjänst som inkluderar det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet. Enligt EU-kommissionens förteckning som ligger på ESPD-sajten gäller det i Sverige för EU-Supply, Mercell, Visma och Primona. Även E-avrop, som av oklar anledning saknas på listan, meddelar att man erbjuder integrerad ESPD-funktionalitet.

Upphandlingsmyndigheten rekommenderar de upphandlande myndigheter som har använt sig av kommissionens tjänst att fundera över andra tekniska lösningar. Skulle det vara så att ett nytt systemstöd behöver upphandlas är det lämpligt att ställa krav på att leverantören ska leverera ett fullt integrerat ESPD-formulär i upphandlingsverktyget.

UPPDATERAD 2018-12-12 kl 09:45: E-Avrop lagt till listan för inköpssystem med inbyggt ESPD-stöd.


Kommentatorerna ansvarar för sina egna inlägg

13 reaktioner på ”Hög tid att hitta ESPD-alternativ

  1. Tidigare tog jag fram ESPD-filer via EU-kommissionens hemsida och bifogade i upphandlingsunderlaget samt angav instruktioner hur anbudsgivare som ville nyttja möjligheten till ESPD hur de skulle göra och vad som i så fall (endast) behövde bifogas anbudet.

    I somras använde för första gången den inbyggda ESPD-funktionen på upphandlingsplattformen Kommers eLite i en upphandling. Efteråt visade sig att samtliga anbudsgivare vart tvungna att fylla i ESPD för att kunna lämna anbud, trots att det av 15 kap. 1 § följer att en anbudsgivare ”får” (motsatsvis måste inte) lämna egenförsäkran i form av ESPD. Jag påpekade detta för Primona (som driver Kommers eLite), men eftersom jag inte arbetar som upphandlare längre vet jag inte om de skett någon förändring.

    Någon som vet hur det ser ut på andra upphandlingsplattformar?

  2. I e-Avrop är det frivilligt för leverantörer att antingen svara med det inbyggda ESPD-formuläret eller inkomma med samtliga efterfrågade bevis redan i sitt anbud. För att detta ska vara möjligt måste man som upphandlare givetvis vara tydlig med vilka bevis som efterfrågas i leverantörskvalificeringen.

    När e-Avrop lanserade sin integrerade ESPD-lösning var dem ensamma om att ge leverantörerna den valfrihet som beskrivs i LOU 15 kap. 1 §, har inte sett något annat verktyg som kunnat erbjuda den möjligheten för leverantörer.

  3. Jodå, det går att lämna in anbud eller ansökan i Kommers eLite utan att fylla i egenförsäkran enligt ESPD. En varning visas när det finns obesvarade frågor, men det går att lämna in.

    1. Att det går är inte alls samma sak som att det framgår den tydlighet som krävs att det fråga om frivillig åtgärd att fylla i.

      Alla de anbudsgivare jag pratade med trodde att det var ett krav, så även om det går måste anbudsprocessen göras betydligt mer tydlig för anbudsgivarna att ESPD är en frivillig åtgärd och man har rätt att hoppa över det momentet.

      Dessutom borde anbudsgivarna här informeras (även om det framgick av FFU) att om ESPD lämnas in så behöver inte själva bevisningen om uteslutningsgrunder och kvalificering lämnas in. Alla anbudsgivare om hade lämnat ESPD hade också lämnat in bevisning som rörde kvalificering och uteslutning.

      Vidare vore det bra om ESPD-dokumentet hamnade i anbudsmappen och inte i kvittensmappen. I mitt fall förstod jag inte att det var den den hamnade vilket ledde till en del problem.

  4. 1. Hur väl har olika upphandlingsplattformar lyckats integrera funktionaliteten som xml-filen har, nämligen att om anbudsgivaren svarar ja för viss uteslutningsgrund, så aktiveras följdfrågor: ”Datum för dom, har AG vidtagit self-cleaning” osv, men att dessa ”följdfrågor” inte syns annars?

    2. En sådan funktionalitet är bra för många andra frågor som AG ska besvara. T.ex. om AG åberopar företag, så kommer det upp information om vad som gäller i dessa fall, samt att AG ska ange vilka dessa är m.m.

    Eller vad som gäller om AG är etablerad i annat EU-land och inte betalar skatter m.m. i Sverige. Eller vad som gäller om AG inte uppnår stipulerat ratingbetyg, dvs information om alternativa sätt att uppfylla kravet på ekonomisk ställning (bara det upptar en halv sida). Upphandlingsdokumenten innehåller väldigt mycket information, som många AG inte behöver se (och bara skapar förvirring).
    Många enkäter fungerar på det sättet, att vissa frågor/informationstexter endast aktiveras om man svarar på ett visst sätt. En sådan funktionalitet skulle förenkla väldigt mycket för AG..

  5. I Visma TendSign erbjuds mallar för ESPD formulär. De bygger på TendSigns smarta strukturerade dokument men har utökade funktioner just för ESPD krav. De kan besvaras genom utbyte av XML filer eller kan fyllas i direkt online på samma sätt som övriga krav i upphandlingen.
    De kriterier som ingår i mallen har logik för följdfrågor och öppnar automatiskt upp ytterligare frågor beroende på hur vissa krav besvaras, så som Jonas efterfrågar ovan. Leverantören får också för varje utvald kriterie i ESPD mallen inbäddad information via EU tjänsten eCertis. Beroende på leverantörens hemvist visas olika information om hur kravet uppfylls i den aktuella anbudsgivarens land. Exempelvis vilket eller vilka nationella verksamhetsregister som anbudsgivaren förväntas vara registrerad i. Oavsett om leverantören väljer att besvara ESPD kriterierna genom att svara online eller ladda upp svaren från en XML är det bara svaren på frågorna som krävs och alltså inte bevisen. De kan inhämtas inför beslut om tilldelning och behöver då bara inhämtas från de anbudsgivare som nått så långt i processen.
    Just detta att INTE behöva inkomma med bevisen redan i vid anbudsgivningen är ju en av huvudsyftena med funktionen från EU-Kommissionens sida. I TendSign behöver man inte heller begära in bevis som man redan har eller kan hämta dem själv från andra källor. Tendsign har en direkt integration med Skatteverket som kan nyttjas av upphandlande myndigheter men även integration mot kreditinstitut där man utöver uppgifter om skatter och bolgsregistrering såklart även kan få rating och andra relevanta nyckeltal.

    1. Är det obligatoriskt för anbudsgivaren att fylla i ESPD dokumentet i TS om man väljer TS strukturerade dokument för ESPDn eller kan anbudsgivare hoppa över det och ändå lämna in ett anbud? Vad jag kan se är det obligatoriskt att fylla i och därmed uppfyller den inte lagkravet på att det är frivilligt att fylla i. Det är bara e-Avrop som har en ”laglig” funktion för ESPDn vad jag vet.

    2. När det gäller integrationen med Skatteverket så vill jag kommentera att den inte gäller för bolag som är upphandlande myndigheter.
      Så här svarade Tendsigns support när jag i nov-18 frågade om den integrerade funktionen gällde för bolag för att kunna se att skatter och avgifter är inbetalda och inte bara beslutade, d v s att de inte gått vidare till Kronofogdemyndigheten (vad jag vet har det inte ändrats):
      ”Jag har fått detta från Skatteverket:
      http://www.skatteverket.se/foretagochorganisationer/sjalvservice/blanketterbroschyrer/blanketter/info/4820.4.6efe6285127ab4f1d2580003966.html?q=4820
      Uppgifterna som man får via blankett 4820 är offentliga uppgifter. Det finns dock en begränsning i en förordning som påverkar hur Skatteverket kan svara. Offentlig förvaltning har möjlighet att få svar elektroniskt (kommuner, landsting och myndigheter). Kommunala och statliga bolag, m.fl. räknas i detta sammanhanget som privata bolag och kan därmed inte få elektroniskt svar. De kan däremot få svar via fax eller vanlig post. Det är organisationsnumret som styr om de kan få svar elektroniskt. Om organisationsnumret börjar på 556 eller 559 så är det ett aktiebolag och kan därmed inte få svar elektroniskt.”

  6. nästa fråga man ska ställa sig avseende ESPD-funktionerna i upphandlingsverktygen är huruvida det går att lämna in ESPD-formulär även för åberopade företag i systemet? I många system går det endast att lämna ett ESPD-formulär. I e-Avrop kan en anbudsgivare skapa ett obegränsat antal ESPD-formulär för sina åberopade företag. Samma sak gäller givetvis vid anbud från en grupp av företag.

  7. Det är fullt möjligt att göra ESPD-dokumentet i TendSign frivilligt att fylla i.

    1. Hur gör man då och hur gör man för att anbudsgivare ska kunna bifoga flera ESPD handlingar i det fall man kommer ta hjälp av andra företag för uppdraget?

  8. Du går in på ESDP-dokumentet och anger att det ska vara valbart att besvara det. Det gör du genom att gå in på Redigera delar och kriterier, bocka ur rutan ”Måste besvaras” på delen, om den är ibockad.

    När det gäller hur anbudsgivare ska kunna bifoga flera ESPD-dokument är jag lite osäker, men ett sätt kan vara att man själv lägger med ett antal ESPD-dokument redan från början, det är kanske inte optimalt, men jag vet inte om det finns någon annan teknisk lösning för att duplicera dokumentet i anbudsskedet.

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *