Coronakrisen har på många sätt visat att när det gäller, så ställer vi snabbt upp och om. Flexibiliteten och omställningsförmågan (”flexibility and agility”) har varit påfallande och detta har belysts och uppmärksammats av flera i olika sammanhang (MIT, VDTidningen, Inköpsbarometern, andra undersökningar och artiklar).
För oss på inköp har flexibiliteten visat sig i allt från inköpsfunktioners och dess personals förmåga att snabbt prioritera och ställa om arbetsmässigt, till leverantörers förmåga att ställa om sin produktion.
Inköpschefer vittnar om att medarbetare varit lösningsorienterade och handlingskraftiga. Att de snabbt justerat sina roller, arbetssätt med mera, då ändrade inköpsbehov krävt omfattande omprioriteringar.
Det har varit mer inslag av operativt inköpsarbete för att säkra tillgång till material. Ett stort fokus har lagts på att säkerställa leveranser och kontrollera leverantörer, vilket lett till tätare leverantörskontakter och fler uppföljningsmöten.
Många har konstaterat att arbetet har kunnat fortsätta på ett bra sätt utan att alla varit på plats och att ett digitaliserat arbetssätt fått sig en rejäl knuff framåt både internt och externt gentemot leverantörer (till exempel elektronisk avtalssignering, automation).
Samverkan och samarbete har lyfts fram som en styrka samtidigt som relationer internt och externt har satts på prov.
Vad lär vi oss av allt detta och tar med framgent?
Lärdomarna av coronakrisens effekter på inköpsområdet och dess konklusioner är många och egentligen inte nya. Men de blir mer uppenbara och tydliga i en kris.
För mig handlar det om allt som redan borde vara på plats. Med andra ord allt från omvärldsbevakning och scenarioplanering till varningssystem, som tidigt larmar när något allvarligt är på gång. Att hantera risker genom att förebygga, upptäcka och hantera/bemöta, det vill säga att ha en förmåga och flexibilitet att anpassa sig och ställa om vid störningar och förändringar.
För oss som arbetar med inköp handlar det (igen) om att ha koll på våra kritiska behov/leveranser/ leverantörer, men även att ha ett bra samarbete med intressenter och strategiägare internt. Och att hantera dessa relationer på ett professionellt sätt.
Förtroenden och relationer ställs på sin spets i kriser som till exempel pandemin. De utmanas rejält och har du inte identifierat och investerat i dessa kan det stå dig dyrt, då det både är interna kollegor och leverantörer som du vänder dig till och förväntar hjälp när krisen slår till.
Det är tydligt att de inköpsavdelningar som byggt upp ett förtroende och kommit längre utvecklingsmässigt i sitt inköpsarbete har klarat coronakrisen bättre.
De har haft robusta inköpsprocesser, kompetenta medarbetare och digitala verktyg på plats som hållit när krisen med kraftigt förändrade förutsättningar slog till. Med ett kategoribaserat inköp på plats har man haft kunskap och kanaler att skaffa fram material/tjänster och haft mer leverantörsdialog med konstruktiva lösningar.
Vi behöver med andra ord jobba bredare, samarbeta över funktions- och organisationsgränser och ännu mer digitalt framgent. System som vi har till vårt förfogande måste utnyttjas till fullo och all ”dark data” som vi besitter måste synliggöras och dras nytta av.
Traditionella inköpsroller med detaljerade beskrivningar av arbetsroller tror jag kommer att utgå. De ersätts med bredare generella beskrivningar som funkar i en flexibel/agil kategoribaserad verklighet där behov/arbetsbelastning varierar.
Ändrade arbetsförhållande och distansarbete förändrar kraven på våra inköpschefer och ledare. Precis som med våra leverantörer, intressenter och strategiägare, så krävs förtroende och bra relationer/samarbete från både chef och medarbetare för att bra resultat ska uppnås. Detaljstyrt ledarskap (vars ”bäst före-datum” förvisso för länge sedan gått ut) kommer att förpassas till historien.
Så, summan av hela den här kardemumman blir: investera i flexibilitet! Det enda vi vet säkert om framtiden är att den kommer att förändras och att vi inte vet exakt hur, när, vad och i vilken takt. Räkna med en instabil framtid och gör dig så förberedd som du bara kan.
Helena Brynolfsson
Prosourcia
