Avtalscontrollern – en nyckelperson

VECKA 5

Uppföljningsrapporter
Nu har det gått fyra veckor sedan projektstart. Ni har skapat Avtalslistan, Spendlistan, Klassificeringslistan och ett par Avtalschecklistor med ”heta punkter”. Ni har en bra uppfattning om leverantörstrohet och även avtalstrohet i vissa fall, samt tagit fram ett antal nyckeltal.

Hittills har ni jobbat med minimal inblandning av verksamheten. Nu ska ni gå igenom resultaten med intressenterna – ledningen, verksamheten och leverantörerna.

Skriv uppföljningsrapporter som följer Pilotprojektens Avtalschecklistor i sin struktur. En rapportmall och en presentationsmall behövs som kan användas för diverse uppföljningsprojekt.  Inled med formalia, fortsätt med siffrorna, redovisa egna observationer, slutsatser om positiva aspekter och avvikelser; inkludera hypoteser och frågor som kräver vidare utredning och återkoppling.

Uppföljningsrapporten kan inkludera:

• Avtalsinformation med uppgifter om leverantörer, omfattning, undantagna tjänster/varor samt avropsmodell
• Uppföljningsperiod med information om totalt inköp och urvalsregler
• Analys av fakturaurvalet: fakturerade priser, rabatter, påslag, avgifter och prisjustering
• Uppgifter om mest frekventa beställare och deras inköpsmönster
• Summering och analys av ekonomisk uppföljning inkl. besparingspotential och förslag på förbättring av inköpsbeteende
• Bedömning av leveranskapacitet och anlitade underleverantörer
• Analys av leveranskvalitet och dess aspekter: arbetstider och ersättning, leverantörernas personal och samarbete
• Efterlevnad av kvalitets-, miljö- och hållbarhetskrav.

Ni behöver finslipa rapporterna och anpassa dem för olika målgrupper och olika format.

VECKA 6

Återkoppling
Presentera era uppföljningsrapporter för den första målgruppen: upphandlare och ”huvudbeställare” för att få synpunkter, förklaringar och förbättringsförslag. På deras begäran kan ni behöva ta fram mer data för att analysera ytterligare aspekter av avtalen.

Denna målgrupp kommer att se att den bild över inköpen och inköpsbeteendet som ni skapat avviker både positivt och negativt från den bild som skapats och rapporterats tidigare. Dessutom kommer systematiska och spontana ”brott” mot avtalsvillkor att uppdagas och kopplas till specifika leverantörer och/eller personer i egna organisationen.

Påpeka att ert syfte inte är att sätta stämpel på dem och det som avviker. Ni vill kvalitetssäkra era inköp, förbättra inköpsbeteendet och utveckla leverantörssamarbetet.

Tillsammans med denna målgrupp kommer ni att bestämma hur ni lägger upp leverantörsmöten, vad ni kommer att presentera och vilka eventuella åtgärder ni kommer att kräva av leverantörerna. För att kunna ha en konstruktiv dialog ska några från målgruppen ovan delta i leverantörsmöten som bör ha ett bestämt format och protokollföras.

I nästa steg träffar ni beställarna för respektive avtal. Be ledarna från målgruppen ovan att samordna möten och bestämma deras format och innehåll. Beställarna ska se dessa möten som första steg i förbättringsarbetet som ska leda till tydlighet, konsekvent inköpsbeteende, optimering och besparingar.

Det behövs en bred överenskommelse, ansvarstagande och handlingskraft inom organisationen för att hantera befintliga och undvika framtida avvikelser på ett konsekvent och bestämt sätt. Den viktigaste frågan är: hur långt törs vi gå?

Vissa organisationer ”lägger locket på” på avvikelserapporter som påvisar brister, det vill säga arkiverar dem utan att vidta åtgärder. För budbäraren (avtalscontrollern) är det svårt att veta i förväg om man kommer att hyllas eller straffas.

Avtalscontrollern kan behöva klättra upp några steg på ”eskaleringstrappan” i den egna organisationen för att få gehör för sina resultat och förslag.

VECKA 7

Avtalsinformation
Varje organisation har beställare med olika inköps-, kompetens- och behörighetsprofiler. Det som uppskattas av alla beställare, men ofta saknas, är en tydlig, strukturerad och konsekvent avtalsinformation – en Avtalsguide för varje avtal. Har man tur så finns avtalssidor i avtalsdatabasen. Problemet är att inte alla beställare söker information i den.

Ni behöver en mall för Avtalsguide som kan användas för olika typer av avtal och som beställarna känner igen.  Den bör ha följande struktur:

• formalia (diarienummer, avtalstider, avtalsleverantörer)
• omfattning och avgränsningar
• avropsmodell, avropsrutin och eventuella beloppsgränser
• information om ersättning: kategorier, priser, påslag och så vidare
• kontaktuppgifter till leverantörer, avtalsansvariga och avtalscontrollern.

Ni bör skapa en ”avtalskarta” i ett grafiskt format som vi kallar för ”Grönsaksbladet” med de viktigaste uppgifterna om respektive leverantörsavtal: rang i rangordningen, delområden, generell rabatt. Grönsaksbladet kan skrivas ut och användas av beställare som har begränsad tillgång till datorer.

VECKA 8

Planering
När pilotprojekten är avslutade blir det dags att planera nästa uppföljningsuppdrag. Komplexiteten ökar, det gör även din färdighet. Gör en preliminär uppföljningsplan med hjälp av Klassificeringslistan (vanligtvis börjar man med D-avtal).

I detta steg behövs möten med upphandlare om avtal som snart kommer att upphandlas på nytt. Genom att följa upp dessa avtal bidrar avtalscontrollern med kartläggning av organisationens behov, framtagning av en relevant kravspecifikation och till en viss del marknadsanalys. Dessa avtal ska också hamna på uppföljningsplanen.

Bestäm ambitionsnivå (Small, Medium eller Large som vi beskrivit i vår tidigare artikel) som krävs för varje avtal i planen.

Avslutning
Med våra tio artiklar som är skrivna ur avtalscontrollerns perspektiv vill vi motivera alla offentliga organisationer att på allvar arbeta med ”professionellt” uppföljningsarbete.

Avtalscontrollerns nyckelroll är att plocka fram och bearbeta relevanta data från olika källor, se mönster och knyta samman organisationens kunskaper, erfarenheter och lärdomar för att föreslå praktiska och lönsamma förbättringar.

Ge avtalscontrollern en heltidstjänst, mandat och förankring i organisationens högsta ledning!

Bo Cederberg
Marina Ignatushchenko
Gaveto