Ekonomisk uppföljning i tre nivåer

I vår föregående artikel föreslog vi att ni väljer ett par avtal som pilotprojekt som ska ge er kunskaper, färdigheter och insikter för tillämpning i större uppföljningsprojekt. Pilotprojekt 1 kan vara ett avtal för upphandlingskonsulter – ett bra val då en avtalscontroller är kunnig inom upphandlingsområdet.

Pilotprojekt 2 kan vara ett avtal för kontorsmaterial där varukategorierna är lätta att förstå. Kontrollera även andra avtal från er Avtalslista eller Klassificeringslista som vi beskrivit i artikelserien.

Den ekonomiska uppföljningen är inte bara en retroaktiv analys av verksamhetens inköp kopplat till avtalet i fråga; den ger ledtrådar och indikationer på beställarnas och leverantörernas tolkning och tillämpning av avtalsvillkoren.

En skicklig avtalscontroller får ut så mycket mer än bara siffror ur den ekonomiska uppföljningen till sin uppföljningsrapport!

Vi har skapat rutiner för ekonomisk uppföljning med tre ambitionsnivåer – Small, Medium och Large. För dessa behöver ni tillgång till ekonomisystemet och möjlighet att se fakturaunderlagen.

Börja på nivå Small med era pilotprojekt. Fortsätt till nivå Medium, gå sedan vidare till nivå Large och se hur mycket ni kan och hinner göra.

Small är en enklare spendanalys som används för att bedöma leverantörstrohet och identifiera eventuella otillåtna direktupphandlingar.

På denna nivå analyseras inköp under en viss period från utvalda leverantörer och/eller konton från leverantörer med och utan avtal som säljer liknande tjänster eller varor till organisationen.

För Pilotprojekt 1, ta fram antal fakturor och fakturabelopp för varje upphandlingskonsultföretag med avtal. Om ni vet eller misstänker att andra företag anlitas för liknande uppdrag, ta fram samma uppgifter om dem.

För Pilotprojekt 2, ta fram antal fakturor och fakturabelopp för varje leverantör på avtalet. Om ni har en Spendlista som vi beskrivit i vår artikelserie, se om ni känner igen andra företag inom samma bransch på den. Ni kan också identifiera dessa med hjälp av kontering av fakturor.

Nu kan ni se om rangordningen följs, hur bra leverantörstroheten är, och hur nära avtalets takvolym ni är.

Medium är en mer detaljerad kartläggning av inköp från utvalda leverantörer inom ett visst avtal eller avtalsområde.

I detta steg görs olika sorteringar av inköpsdata, till exempel per beställare, period, avtalsområde, tjänstetyp eller artikelnummer.

Utgå ifrån data från uppföljningsrapport Small, komplettera fakturauppgifterna i den med information som finns i utdraget ur ekonomisystemet såsom beställare, datum, projektnummer. Om antalet fakturor är för stort, begränsa det till 100-200 stycken för varje projekt.

För Pilotprojekt 1 kan ni behöva titta på fakturaunderlagen för att se konsulternas namn och uppdragsbeskrivning. För Pilotprojekt 2 är det bra att kunna se beställarnas namn, kompletta artikelnamn eller rabattsatser.

Tänk på de ”heta punkterna” från Avtalets checklista som vi beskrivit i en tidigare artikel – kan någon av dem kontrolleras i detta skede? Redovisa, klassificera, sortera och gruppera uppgifterna.

En mer nyanserad bild träder nu fram: exempelvis kan ni se hur mycket varje projekt omsätter, hur mycket konsulterna fakturerat per projekt, vilka beställare som använder avtalen, om ni får de utlovade rabatterna, och vilka beställningsfrekvenser olika produkttyper har.

Uppföljningsrapport Medium är ett bra underlag för intern kartläggning av inköp på avtalet eller inför leverantörsmöten. Den ger er en första inblick i avtalstrohet.

Large är en omfattande analys av inköp från leverantörer inom ett avtal eller avtalsområde. Den inkluderar analys och jämförelse av priser och villkor och information om otillåtna inköp.

Uppföljningsrapport Large ger en helhetsbild av er avtalstrohet, besparingspotential och inköpsbehov. Den är en förutsättning för en förbättrad kravspecifikation till en kommande upphandling.

I detta steg djupdyker vi i leverantörsfakturor samt kontrollerar uppfyllnad av övriga krav som inte framgår av dem.

Börja med att välja 50-100 fakturor från en viss period. Vill ni göra stickprov måste ni använda regler för statistiskt representativa urval.

Gör en tabell med fakturauppgifter från ekonomisystemet, komplettera den med relevanta data från fakturor och fakturaunderlag: priser, rabattsatser, beställare, uppdragsbeskrivning, avgifter och så vidare.

Nu är det dags att jämföra det ni ser med prisuppgifter från Avtalets checklista. Är priserna, rabatterna, avgifterna och procentuella påslag korrekta? Även om dessa inköp har gått igenom e-handelsverktyget kan de felaktiga uppgifterna ha funnits med från början eftersom in-data inte granskas löpande av avtalskunniga.

Notera alla avvikelser i samma tabell. Vi rekommenderar att ni redovisar de avtalade värdena bredvid för att kunna räkna ut eventuella felfaktureringar och ställa återbetalningskrav.

Finns det andra heta punkter som ni kan följa upp när ni granskar fakturor? Är tjänstebeskrivningarna enligt avtalet? Är leveransvillkoren korrekta? Finns det några konstigheter i dagböckerna? Förekommer andra produkter än de avtalade på fakturorna? Tänk på att majoriteten av avvikelser som beskrivits i vår artikelserie har vi identifierat med hjälp av denna process.

När ni inte kan dra slutsatser och behöver förtydligande, tveka inte, be verksamheten om hjälp. En beställare kan ha koll på hur bra leverantören klarar av avtalad inställelsetid. En projektledare kan bedöma vilken insats konsulten gjort i projektet. En verksamhetsansvarig bör veta hur bra leveransschemat fungerar.

Vissa systematiska fel kan bero på leverantörerna. Vi minns hur en leverantör konsekvent och i god tro fakturerade enligt det utgångna avtalet. I ett annat fall tillämpade en leverantör minst fem olika leveransvillkor på sina fakturor (inget av dem var korrekt).

I nästa artikel berättar vi om hur man skriver uppföljningsrapporter, presenterar dem för olika intressenter och målgrupper, och skapar tydlig och relevant avtalsinformation.

Bo Cederberg
Marina Ignatushchenko
Gaveto