Man kan matcha data i inköpsrapporten med en lista på gällande leverantörsavtal (ramavtal, direktupphandlingar och övriga avtal). På så sätt kan man ta fram en övergripande karta som gäller inköp från leverantörer med avtal och även identifiera otillåtna direktupphandlingar.
Andel inköp från avtalsleverantörer är ett viktigt nyckeltal som kallas för leverantörstrohet.
Andel inköp som görs från avtalsleverantörer enligt avtalets villkor är det andra viktiga nyckeltalet – avtalstrohet.
En kontoplan hjälper att ytterligare kategorisera inköp förutsatt att konteringen är korrekt och att kontoplanen är tillräckligt ”känslig”. Tyvärr brukar kontoindelning inte vara anpassad till avtalskatalogen: inköp på olika avtal behöver bokföras på samma konto och samma avtal kan omfatta produkter och tjänster som konteras på olika sätt.
Problemet är att om vi har ett avtal med leverantören betyder det inte att alla inköp från denne gjorts enligt avtalet.
Ett exempel: En kommun köpte möbler på avtalet men även köksutrustning från samma leverantör – trots att ett annat avtal fanns. Leverantörstroheten var hög, men hur var det med avtalstroheten?.
Orsaken till problemet är att man inte kan basera slutsatser om avtalstrohet på fakturabelopp från leverantörer (med eller utan avtal). Inom datavetenskap kallas det för ”skräp in, skräp ut”-principen: om in-data är bristfällig eller av låg kvalitet kommer utdata att vara felaktig.
Detta är också en akilleshäl för de så kallade uppföljningsverktygen som använder totala belopp från leverantörsfakturor som in-data, ofta med manuell kontering som parameter. En annan svag punkt som dessa verktyg har är regeln ”en leverantör – ett avtal”, det vill säga alla inköp från en viss leverantör ska kopplas till ett avtal, även om denne har två eller flera avtal med organisationen.
En snabb granskning av fakturor från en leverantör av kontorsmaterial till en kommun visade att även kaffe, målarfärg och bläckpatroner fanns på dessa fakturor, avtalstroheten var cirka 50 procent. Samma fakturor matades in i kommunens uppföljningsverktyg som visade att avtalstroheten var 100 procent.
Många organisationer har infört e-handel när inköp från avtalsleverantörer går via ett inköpsverktyg i syfte att öka avtalstroheten. Fungerar det verkligen så? Tveksamt.
För det första, flödet via inköpsverktyget är oftast en fraktion av det totala inköpsflödet – man köper både via verktyget och utanför det. För det andra, alla otillåtna direktupphandlingar sker utanför systemet och förblir oupptäckta. Vår erfarenhet är att bara 10-20 procent av en offentlig organisations inköp kanaliseras genom inköpsverktyget.
För det tredje – och kanske det viktigaste – in-data i form av prislistor kommer från leverantörerna och granskas inte av avtalskunniga i organisationen. Beställare tror att allt som går via inköpssystemet är ”godkänt” och får en falsk känsla av trygghet.
Vi minns när en större organisation lyckades med att få över 80 procent av sina inköp att gå via inköpsverktygen. En granskning av fakturorna visade dock att mer än 80 procent av dessa inköp inte var avtalsenliga.
För att kunna analysera och beräkna den sanna avtalstroheten behöver vi ta reda på avtalsvillkoren, sortimentsvillkoren och prisvillkoren. Sedan kan vi granska fakturorna ”på radnivå” och utifrån dessa villkor ta fram vårt nästa viktiga nyckeltal, avtalstrohet.
Vissa fakturor har en enda produktrad, andra består av många sidor. Majoriteten av fakturor från avtalsleverantörer är elektroniska, övriga kommer fortfarande som pdf-filer.
AI-baserade verktyg för inläsning av fakturadata är effektiva, användarvänliga och finns i olika prisklasser. Offentliga organisationer i Sverige brukar inte använda dem – i stället satsar de på uppföljningsverktygen. Inläsning av fakturadata brukar ske med hjälp av den gamla hederliga ”kopiera/klistra in”-metoden. Detta tar lång tid och är avskräckande för inköps- eller avtalscontroller.
Frukten av arbetet är dock extremt värdefull. När fakturadata finns i analyserbart format kan man äntligen analysera uppgifterna utifrån avtals-, sortiments- och prisvillkoren. Inköpsmönster blir klara och tydliga. Avvikelserna syns och kan kategoriseras och nya upphandlingsbehov kan bli synliga.
Det tredje viktiga nyckeltalet inom avtalsuppföljning är överdebitering – ett belopp (eller procentsats) som visar hur mycket pengar organisationen förlorar på grund av avtalsleverantörens felfakturering. Överdebiteringar brukar variera mellan 0 och 50 procent.
Vi minns när en leverantör med omsättning på cirka en miljon kronor per vecka överdebiterade ett svenskt universitet med ”bara” två procent.
I vissa fall beror överdebitering på att leverantören avsiktligt lämnar ett anbud med orealistiska priser och vinner upphandlingen. En organisation som inte följer upp avtalets prisvillkor möjliggör ett sådant beteende och bidrar till prisdumpningen som kan drabba hela branschen.
Värdena av överdebitering och otillåtna direktupphandlingar kan också ses som besparingspotential – det fjärde viktiga nyckeltalet inom avtalsuppföljning.
Vi kan spara pengar om vi köper varor och tjänster från avtalsleverantörer enligt korrekta avtal och till korrekta priser, konkurrensutsätter våra direktköp och eliminerar otillåtna direktupphandlingar.
Besparingspotential kan finnas i form av minskad administration, regelrätt upphandling utifrån verksamhetens behov och riktade insatser i syfte att förbättra inköpsbeteendet.
Vid analys av avtalstrohet bör man ställa följande frågor:
- Varför ser den ut som den gör?
- Hur resonerade vi kring kraven i upphandlingen?
- Vad var leverantörens strategi när anbud lämnades?
- Vad beror avvikelserna på?
För att få svar på dessa frågor behöver vi gå tillbaka till källan – upphandlingen.
I nästa artikel granskas upphandlingens kvalificeringskrav och deras inverkan på utfallet.
Marina Ignatushchenko
Serien Avtalsuppföljning – en cirkulär process:
Del 1: Följa upp avtal – en cirkulär process
Del 2: Ekonomisk uppföljning i praktiken
Del 3: Viktigt med bra kvalificeringskrav
Del 4: Börja med avtalsuppföljning
Del 5: Tre steg för att nå önskat resultat
Del 6: Håll koll på de ”heta punkterna”
Del 7: Sök besparingar i de offentliga inköpen
Del 8: Avtalsuppföljning på åtta veckor
Del 9: Ekonomisk uppföljning i tre nivåer
Del 10: Avtalscontrollern – en nyckelperson
Bra att belysa att det i många(?) analys- och spendrapporter visar just leverantörstrohet och inte avtalstrohet, det första är absolut inte ointressant och kan ge en bra fingervisning om vart man ligger men är samtidigt ofta för trubbigt för att använda som beslutsunderlag. Så här behöver man säkerhetsställa att beslutsfattaren vet vad det är den ser.
Sedan ska man ha i åtanke att det är ett riktigt hästjobb att få fram tillräckligt bra data för att få till en mätning av avtalstrohet som är användbar. Och samma gäller således för om man vill gå mot målet att ha 100% e-handel, där den lätta, nåja, biten är att få in alla produkter i systemet och den ”svåra” att ha en organisation som kan förvalta.
Jag instämmer i stort med den beskrivna problembilden, men en sak som är värd att påpeka är att PDF-faktura inte är ett tillåtet fakturaformat enligt Lag (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling, som gäller för offentliga organisationer. Endast i ett fåtal fall (som vid exempelvis hyresundantaget) får betalningsmottagare skicka fakturor i andra format än elektroniskt strukturerade.
När det gäller användningen av e-handel finns det lösningar som bygger på att order (e-katalog, punch-out, formulär eller fritext) läggs direkt från respektive avtal, och på så sätt samlas statiskt över beställningar och fakturor på varje enskilt avtal, oavsett om leverantören har ett eller flera avtal med den aktuella köparen. Det finns många olika åtgärder att vidta som ökar kvaliteten på statistiken, som kontrollerade kataloger (dvs kataloger som endast innehåller upphandlade sortiment) formulär som innehåller fördefinierade texter om vad som kan avropas, förkontering av inlagda artiklar etc.
Om fakturaflödet i sin helhelt går in via e-handelslösningen innan det kommuniceras till ekonomisystemet kommer alla de uppgifter som behövs för att kunna kartlägga och nå en ökad avtalstrohet att finnas tillgängliga via e-handelslösningen. Hur lätthanterlig den blir avgörs av hur man valt att sätta upp sin e-handelslösning utifrån exempelvis inköpskategorisering, order- och fakturainnehåll, leverantörsregisterhantering, konteringsregler, atteststrukurer etc. Samt att man sätter upp rätt villkor för relevanta e-handelsmeddelanden i sina affärsavtal.
Tekniken i sig utgör sällan den yttersta begräsningen (även om olika e-handelslösningar naturligtvis har olika förutsättningar till fullständigt inköpsstöd i alla delar) för vettig inköpsstatistik. Det går att sätta upp hårda tekniska regler för inköp, men utmaningarna ligger mer i att få med sig en hel organisation i att använda e-handelslösningen fullt ut och på rätt sätt.
Rättvisande och användbar inköpsstatistik kräver korrekt inmatning, och uppsättningen av en e-handelslösning för att få ut den statistik man behöver kräver ofta mycket arbete, framför allt vid implementering och uppsättning men även vid förvaltning om statistiken ska bibehålla kvaliteten över tid. Förutsättningar som många offentliga organisationer ofta saknar, men som är värda att investera i (dvs uttalade regler för inköp, utbildning av beställarna och en adekvat e-handelsorganisation) för det är alltid värt det, räknat ur inköpskontrollperspektiv!