Kort efter Rysslands invasion av Ukraina beslutade EU att utöka sina sanktioner mot Ryssland och Belarus i syfte att markera mot och försvåra Rysslands krigföring i Ukraina.
Sanktionerna innebär bland annat särskilda förbud för upphandlande myndigheter (och enheter). Den som bryter mot sanktionerna riskerar straffansvar. Det gäller både personer i ledande ställning och personer som i sitt arbete med exempelvis upphandling och inköp kommer i kontakt med leverantörer.
De upphandlingsspecifika förbuden innebär att upphandlande myndigheter inte får tilldela kontrakt till, eller fortsätta att fullgöra kontrakt med, leverantörer som har kopplingar till Ryssland, det vill säga leverantörer som tillhör någon av följande kategorier:
- Ryska medborgare (även personer med fler medborgarskap än enbart ryskt omfattas).
- Fysiska och juridiska personer, enheter eller organ (oavsett form) som är etablerade i Ryssland.
- Juridiska personer, enheter eller organ (oavsett form) som till mer än 50 % direkt eller indirekt ägs av någon som avses i 1) eller 2) ovan.
- Fysiska eller juridiska personer, enheter eller organ som agerar för, eller på uppdrag av, någon person eller organisation som avses i 1) – 3) ovan.
Förbuden gäller även om en underleverantör, samarbetspartner eller enhet vars kapacitet åberopas tillhör någon av kategorierna 1) – 4) ovan och står för mer än 10 % av kontraktets värde.
Även om förbuden tar sikte på att upphandlande myndigheter inte ska agera på ett visst sätt innebär sanktionsbestämmelserna i praktiken en aktivitetsplikt, på så sätt att vissa åtgärder behöver vidtas för att undvika risken för att av misstag bryta mot bestämmelserna.
Det handlar framför allt om att skaffa sig kunskap och information om sina inköp och leverantörer, och om att införa rutiner och processer för att beakta sanktionsfrågorna i samband med upphandling och tillämpning av upphandlade avtal.
Upphandlingsmyndigheten tog tidigt fram vägledning om vad förbuden innebär och många upphandlande myndigheter började uppdatera sina upphandlingsdokument, se över sina avtalsmallar och granska sina befintliga leverantörer för att kartlägga vilka befintliga leverantörsrelationer som påverkas av sanktionerna.
Förbudet mot att tilldela nya kontrakt till leverantörer med kopplingar till Ryssland trädde i kraft redan den 9 april i år, medan förbudet mot att fortsätta att fullgöra sådana kontrakt börjar gälla den 11 oktober.
Många upphandlande myndigheter har därför redan kommit långt i arbetet, men vi kan också konstatera att det finns många som inte har börjat än, och vissa som inte heller fullt ut har insett konsekvenserna av sanktionsbestämmelserna och vad som måste göras för att efterleva dem.
Vi vill därför göra ett lite medskick i form av några punkter med sådant som upphandlande myndigheter behöver tänka på och ha säkerställt för att uppfylla sina skyldigheter enligt sanktionsbestämmelserna.
- Informera och utbilda verksamhet och ledning – verksamheten behöver grundläggande kunskap om sanktionerna och hur de ska arbeta med dem. Ledningen behöver få förståelse för regelverket och vilka resurser som behöver tillsättas för att följa bestämmelserna.
- Uppdatera upphandlingsdokument och avtalsmallar – sanktionsbestämmelserna innehåller inga uttryckliga krav på upphandlings- eller avtalsdokumentens innehåll. Men genom att ändra i sina malltexter kan myndigheten bland annat skapa sig förbättrade utredningsmöjligheter, större handlingsutrymme och minskad risk för exempelvis skadeståndsansvar om myndigheten felaktigt slutar fullgöra ett kontrakt.
- Leverantörsinventering – risken för att leverantörer har kopplingar till Ryssland är olika stor i olika branscher och beroende på typen av vara, tjänst eller byggentreprenad. Det kan därför finnas anledning att göra större utredningsinsatser avseende vissa leverantörer än andra.
- Inrätta rutiner och processer, och skapa en tydlig ansvarsfördelning – om det uppkommer misstankar om att en leverantör omfattas av sanktionerna, vem ska utreda och fatta beslut? Tydliga rutiner och rapporteringskanaler minskar de anställdas oro för att bli ansvariga för eventuella brott mot sanktionerna, men ökar även sannolikheten för att myndigheten kan följa sanktionsbestämmelserna.
- Upphandlingar under tröskelvärdena – hur vill myndigheten förhålla sig till ryska leverantörer under tröskelvärdena? Sådana kontrakt omfattas inte av sanktionerna, men det kan finnas politiska, moraliska och/eller humanitära skäl för att ändå undvika leverantörer med kopplingar till Ryssland.
- Beredskaps- och kontinuitetsplanering – vad händer om det visar sig att en verksamhetskritisk leverantör omfattas av sanktionerna? Kan leverantören bytas ut utan olägenhet för verksamheten, eller finns det alternativa försörjningsvägar?
Kristian Pedersen
Albin Nyrén
Advokatfirman Kahn Pedersen
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?
Robert
Det vore intressant om Inköpsrådet i en artikel kunde skriva om några bra exempel från verkligheten, där upphandlande myndigheter faktiskt kunnat finna leverantör som stått i strid mot sanktionerna.
Finns det över huvud taget något exempel där UM kunnat utröna saken om huruvida exempelvis ett aktiebolag majoritetsägs av ryska ägare?
Jag upplever sanktionerna främst som signalpolitik utan effekt i verkligheten och skulle gärna bli överbevisad motsatsen genom ett par bra exempel.
Jesper
Instämmer med Robert ovan, exempel på där detta hanterats i praktiken vore väldigt intressant och värdefullt.
Kristian Pedersen
Hej Robert och Jesper,
Ja, det finns exempel från verkligheten där leverantörer till det offentliga på ett eller annat sätt omfattats, eller misstänkts omfattas, av sanktionerna.
De sådana ärenden som vi själva varit involverade i är vi dessvärre förhindrade att diskutera offentligt, men förhoppningsvis kommer det i närtid att finnas andra offentliga exempel som kan bli föremål för uppföljande artiklar.
Nathalie
Instämmer med ovan.
Det vore intressant att veta hur denna djuplodande kontroll på befintliga leverantörers koncernstrukturer genomförts och bör genomföras. Har kontrollen genomförts i egen regi eller via extern revision ? Vilka systemstöd har nyttjats för kontrollen och vad visar de olika systemen? Fördelar/nackdelar.
Kristian Pedersen
Hej Nathalie,
Din fråga är svår att lämna ett kort svar, men det finns många olika informationskällor som kan användas för att få fram information om leverantörer, varav vissa är offentliga och tillgängliga via internet eller hos olika (svenska och utländska myndigheter). Utöver användning av sanningsförsäkran, vilket även Upphandlingsmyndigheten föreslagit, finns det även information om exempelvis bolagsstrukturer hos kreditupplysningsföretag (vissa tjänster har mer information än andra) och ibland kan en så enkel åtgärd som att göra en sökning på bolagsnamn på internet faktiskt generera intressant information att gå vidare med.
Mycket av arbetet kan en upphandlande myndighet göra själv, men det finns även vissa områden och frågeställningar som lämpar sig för externa rådgivare eller granskare.
Guy Fawkes
Vad bra, nu kan man äntligen förkasta Kubal som leverantör!
Oj, det kunde man inte, då EU:s idiotiska sanktioner innehåller fler undantag än regler… Alltså, snacka om västvärldens hyckleri – ”jodå, vi kommer förbjuda all handel med Ryssland, förutom för de varor som vi inte kan leva utan, typ gödsel, sällsynta mineraler, kärnkraftsbränsle, raketmotorer…”! Det är inte lätt att vara jänkarnas knähund…
Niko
Det ska stå ”Ryska medborgare etablerade i Ryssland” i punkt 1.
Albin Nyrén
Hej Niko,
Vi tolkar artikel 5k.1 a) i sanktionsförordningen som att kravet på etablering inte syftar tillbaka på ryska medborgare, utan endast tar sikte på fysiska eller juridiska personer, enheter eller organ som är etablerade i Ryssland. Förutom en rent språklig tolkning av den svenska texten anser vi att denna tolkning stöds av andra språkversioner av sanktionsförordningen (den tyska versionen är kanske den tydligaste i detta avseende). Vi uppfattar det även som att EU-kommissionens gör samma tolkning, se t.ex. svaret på fråga 37 på sidan 231 i kommissionens FAQ om sanktionerna (senast uppdaterad den 19 september 2022).
Av denna anledning har vi valt att dela upp denna punkt i två kategorier, i syfte att minska risken för att någon läser förbudet som att kravet på etablering skulle gälla för ryska medborgare.
I sammanhanget kan det också vara värt att påpeka att EU-kommissionens tolkning är att ryska medborgare som erhållit flyktingstatus i en EU-medlemsstat inte omfattas av sanktionsförordningens bestämmelser, se svar 43 på sidan 233 i kommissionens FAQ (uppdaterad datum som ovan), så för dessa ryska medborgare gäller alltså ett undantag.