När Ystads kommun upphandlade jobbet med att anlägga en parkering ställdes krav på referenser. Akea skickade en lång lista över genomförda uppdrag, företaget lämnade fler referenser än kommunen egentligen efterfrågade.
Problemet var att mejladress till flera av kontaktpersonerna saknades. Ystad kommun förkastade Akeas anbud och tilldelade projektet till MVB Syd. Detta med hänvisning till att det obligatoriska kravet på att ange kontaktuppgifter, inklusive telefonnummer och mejladress, inte har uppfyllts.
Inför domstolen försvarar Ystads kommun kravet på mejladress. Den behövs för att kunna genomföra en bra, öppen, transparent och likvärdig utvärdering menar kommunen som anser att kravet är klart proportionerligt i förhållande till vad som efterfrågas.
Kommunen noterar att Akea lämnat fler referenser än efterfrågat och säger sig ha svårt att bedöma vilka som ska betraktas som ”överskottsinformation”. Att låta Akea komplettera kontaktuppgifterna har inte heller varit aktuellt eftersom det skulle innebära en otillåten konkurrensfördel för företaget.
Förvaltningsrätten slår fast att kravet på mejladress har en adekvat koppling till ändamålet med upphandlingen. Att kommunen enkelt ska kunna kontakta referenserna är inget oproportionerligt krav enligt domen.
Hantera överprövningar. Upphandling24 arrangerar en populär heldagsutbildning för dig som vill lära dig att minska risken att som upphandlande myndighet drabbas av en överprövning – och öka möjligheten till framgång om du ändå skulle drabbas av en sådan. Läs mer här!
Även om domen förvisso är korrekt enär Ystads kommun inte begärde någon komplettering av kontaktuppgifterna till referenspersonerna, torde sådan komplettering vara skolboksexemplet på tillåten komplettering.
Det var ju här fråga om bevisuppgift avseende leverantörens lämplighet. I anbudet fanns redan uppgift om såväl referensentreprenader som namn på referenspersonerna. En komplettering av detta skulle inte ändra anbudet i sak, eller ge anbudsgivaren möjlighet att i efterhand välja referensentreprenader eller referenspersoner.
Så länge alla anbudsgivare som begått samma misstag och kompletteringen redovisades i upphandlingsrapporten så hade komplettering kunnat ske i enlighet med kraven på öppenhet och likabehandling.
snarare ett skolexemel på att vi som jobbar med offentlig upphandling som upphandlare, jurister, domare, opinionsbildare och lagstiftare städar trappan nedifrån. Det torde vara så att denna strikta hållning motverkar vardagskorruption men mycket annat utvecklingsarbete verkar vara eftersatt.
Håller helt med ovanstående kommentatorer. Varför är vi så strikta inom upphandlingsvärlden? Som upphandlare måste man kunna använda sig av komplettering annars är det ju en meningslös regel. Och visst är det sådant här beteende från UM som gör att leverantörer känner att de måste begära överprövning?
Jag kan säga av erfarenhet att de styr sina upphandlingar precis så de vill ha dem.
Många upphandlingar i denna kommun har även avbrutits pga brist på kunskap.
Jag har suttit med bristfälliga kontaktuppgifter på referensuppdrag och försökt ringa runt till upptagna VD:ar och liknande. Jag har undrat hur mycket tid jag ska lägga på att någon annan inte orkar ge mig adekvat information för att jag kunna göra mitt jobb?
Så jag förstår deras vägran. Dessutom undrar jag varför man som anbudsgivare slänger in en osorterad bunt av referensuppdrag och överlåter till mig som upphandlare att försöka sortera ut vad som är vad? Frågor som ”Är det är uppdraget som avses över 5000 mottagare eller det med inriktning mot funktionsnedsatta? Varför framgår det inte när uppdraget utfördes, kanske jag kan gissa utifrån löptexten?” är inte ovanliga.
I början tänkte jag att komplettering är självklart, man vill ju ge alla en chans och få konkurrens. Men när kompletteringar ses som en öppning till överprövning, som förvånansvärt ofta ger resultat, har jag tänkt om.